Inadmisión de documentos

¿Cuál es el régimen aplicable a la inadmisión de documentos?

La inadmisión de documentos es una de las subcategorías relativa a la no admisión de la prueba que rigen en nuestro Derecho Procesal, si bien tiene una mayor amplitud que en relación al resto de los medios de prueba dado que los documentos no son únicamente un material probatorio, sino también son elementos que deben ser aportados al objeto de acreditar la personalidad o representación de las partes o son exigidos en algunos casos como auténticos requisitos de admisibilidad de la demanda, cuyos efectos son diferentes en atención al objeto que se pretendía con la presentación de la demanda

En estos últimos casos, realmente no puede hablarse de inadmisión de documentos, sino de documentos presentados extemporáneamente

No existe en esta materia una normativa específica y concreta que delimite de forma exacta las causas de inadmisión de un documento en un proceso de cualquier orden jurisdiccional, por lo que el mismo debe ser delimitado de forma negativa, esto es, en relación a los diversos momentos preclusivos que las leyes procesales determinan para la aportación al proceso de documentos, bien sean exigidos legalmente bien se articulen como medios de prueba. La normativa más completa, y en la que rige de forma muy destacada la supletoriedad de la Ley de Enjuiciamiento Civil con respecto al resto de las leyes procesales a la que se refiere el artículo 4 de la misma, es la que se contiene en los artículos 264 a272 LEC, en especial en los artículos 269 a272 LEC, en los que se contienen los efectos derivados de la no aportación de documentos o la limitación de acceso al proceso de nuevos documentos fuera de los momentos procesalmente previstos. El resto de las leyes procesales que regulan el resto de los ordenamientos procesales no contiene específicas previsiones y de ahí la aplicación de los artículos citados, sin perjuicio de alguna referencia específica en atención a las especialidades propias de cada orden jurisdiccional.

¿Qué tipos de documentos deben ser aportados al proceso?

Son dos los tipos de documentos que se deben aportar al proceso:

1. Documentos de contenido procesal

Se trata de los documentos cuya aportación es imperativa por las leyes procesales, debiéndose de acompañar a la demanda o contestación. Son aquellos que el artículo 264 de la Ley de Enjuiciamiento Civil denomina como "documentos procesales" y que se corresponden con la certificación del registro electrónico de apoderamientos judiciales o referencia al número asignado por dicho registro, los que acrediten la representación que se atribuya el litigante y los dictámenes e informe de valoración de la cosa litigiosa a los efectos de competencia y procedimiento.

Junto a esta previsión de carácter general, aplicable a todos los procedimientos, existen igualmente una serie de documentos específicos que deben aportarse con los escritos rectores y en tal sentido se pueden señalar la certificación del acto previo de conciliación en el proceso laboral (artículo 63 de la Ley 36/2011 en relación con el artículo 80.3 y 81.3 de la Ley 36/2011), o la copia del acto expreso que se recurra o el cumplimiento de los requisitos para entablar acción las personas jurídicas a los que se refieren los apartados c) y d) del artículo 45 de la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa.

Finalmente, y en determinados procesos especiales de cada uno de los órdenes jurisdiccionales, junto con la demanda se deberán presentar determinados documentos exigidos específicamente a los que se refiere el artículo 266 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, en los casos de demandas de responsabilidad civil contra Jueces y Magistrados, demandas de alimentos, retracto, procedimientos posesorios y en general en todos aquellos casos en los que la ley así lo exija expresamente, fórmula ésta suficientemente amplia como para poder servir de fundamento a la aportación de documentos en casos especiales en el resto de los órdenes jurisdiccionales.

Este artículo ha sido modificado en la LO 7/2015 que señala ahora que: Se habrán de acompañar a la demanda:

• 1.º Los documentos que justifiquen cumplidamente el título en cuya virtud se piden alimentos, cuando éste sea el objeto de la demanda.
• 2.º Los documentos que constituyan un principio de prueba del título en que se funden las demandas de retracto y, cuando la consignación del precio se exija por ley o por contrato, el documento que acredite haber consignado, si fuere conocido, el precio de la cosa objeto de retracto o haberse constituido caución que garantice la consignación en cuanto el precio se conociere.
• 3.º El documento en que conste fehacientemente la sucesión mortis causa en favor del demandante, así como la relación de los testigos que puedan declarar sobre la ausencia de poseedor a título de dueño o usufructuario, cuando se pretenda que el Tribunal ponga al demandante en posesión de unos bienes que se afirme haber adquirido en virtud de aquella sucesión.
• 4.º Aquellos otros documentos que esta u otra ley exija expresamente para la admisión de la demanda.

2. Documentos probatorios

Es común a todos los órdenes jurisdiccionales, con la excepción del proceso penal al no existir un acto equivalente a la demanda o contestación, que junto con estos escritos rectores del proceso se deben aportar todos aquellos documentos relativos al fondo del asunto en los que las partes funden su derecho. En tal sentido se pueden citar el artículo 265.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, 80.2 de la Ley 36/2011 o 56.3 de la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa. Es un principio general basado en la prohibición de la indefensión de tal manera que no es posible acudir al proceso habiendo ocultado documentos sobre el fondo que sorpresivamente son presentados en el acto de la juicio, lo que se completa con la previsión tanto del artículo 265.3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil o 56.4 de la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, que autorizan al actor a presentar, después de la contestación, aquellos documentos que sirvan para desvirtuar las alegaciones formuladas por el demandado en la contestación de la demanda. Son, en resumen, los documentos en los que las partes "funden su derecho a la tutela judicial que pretenden", en palabras del artículo 265.1.1 LEC, y ello con independencia de que muchos de los documentos a los que se refiere el propio artículo 265.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, difícilmente puedan tener esta consideración desde un punto de vista técnico procesal.

En el caso de que las partes no puedan tener acceso a dichos documentos o no los tengan en su poder, las leyes procesales autorizan a que lleven a cabo la designación el archivo correspondiente en el que se puedan hallar al objeto de poder ser pedidos por el tribunal o aportados fuera del periodo procesal oportuno (artículos 265.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil y artículo 56.3 de la Ley de jurisdicción contencioso-administrativa).

¿Cuáles son los efectos de la no aportación de los documentos legalmente exigidos?

Especificados los diferentes tipos de documentos que deben ser aportados por las partes, los efectos derivados de su no aportación, o entrega extemporánea son diferentes según el tipo de documento que se trate.

1. Documentos procesales

Señala el art. 231 LEC que "El Tribunal y el Secretario judicial cuidarán de que puedan ser subsanados los defectos en que incurran los actos procesales de las partes." La anterior redacción incluía que cabría la subsanación siempre que en los escritos se hiciere constar que se comprometen a subsanar los errores, pero la no aportación de documentos es sancionada en el art. 269. 2 LEC que señala que: "No se admitirán las demandas a las que no se acompañen los documentos a que se refiere el artículo 266." Con ello, la consecuencia será la inadmisión.

2. Documentos probatorios

Son este tipo de documentos aquellos que realmente pueden ser inadmitidos tras su presentación en el proceso por la parte. Se trata de documentos esenciales para las posiciones de las partes y de la pretensión que se ejercita, y por ello su aportación está limitada a una serie de momento procesales concretos y determinados, después de los cuales no podrá ser admitido dicho documento y deberá ser rechazado por el tribunal motivadamente al haber precluido el momento de su incorporación al proceso. Por tanto, teniendo en cuenta las previsiones generales de los artículos 269 a272 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, procederá la inadmisión de documentos en los siguientes casos:

• a) Cuando no se aporten con la demanda o contestación los documentos a los que se refiere el artículo 265 de la Ley de Enjuiciamiento Civil o no se designen los archivos o protocolos en los que se encuentren.
• b) Documentos aportados por el demandado en la audiencia previa que no vengan referidos a hechos nuevos o de nueva noticia (a sensu contrario, artículo 426.5 LEC en relación con el artículo 286.4 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).
• c) Documentos aportados por el actor en la audiencia previa siempre que los mismos no tengan relevancia en función del contenido de la contestación de la demanda (artículo 265.3 LEC) o no vengan referidos a hechos nuevos o de nueva noticia.
• d) Documentos aportados por cualquiera de las partes después de la audiencia previa, salvo si pueden comprenderse en alguno de los tres supuestos del artículo 270 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, esto es, ser de fecha posterior a la demanda, contestación o audiencia previa, documentos anteriores de los que la parte justifique que no ha tenido conocimiento de los mismos anteriormente y no haber podido ser obtenidos anteriormente por causas no imputable a las partes siempre que se haya hecho la oportuna designación de archivos (artículo 270.1 LEC).
• e) Documentos que reúnan las exigencias legales para su aportación en la audiencia previa o el acto del juicio verbal, pero que resulten:
  • - impertinentes (documentos que no guarden relación con lo que sea objeto del proceso);
  • - inútiles (documentos que, según reglas y criterios razonables y seguros, en ningún caso puedan contribuir a esclarecer los hechos controvertidos);
  • - ilegales, en la medida en que tales documentos hayan sido obtenidos, directa o indirectamente, violentando los derechos o libertades fundamentales (artículo 283 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).
• f) Documentos aportados a las actuaciones una vez terminado el juicio o vista y haber quedado los autos vistos para sentencia (artículo 271.1 LEC), con la excepción de las sentencias o resoluciones judiciales o administrativas si tienen trascendencia para la resolución del proceso, en los términos que autoriza el artículo 271.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
• g) Documentos aportados junto con el recurso de apelación que se formule contra la sentencia dictada, salvo que los mismos se encuentren en alguno de los casos del artículo 270.1 LEC (artículo 460.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).

Los efectos que se producen en el proceso como consecuencia de la inadmisión de los documentos que se encuentren en alguno de los supuestos anteriores, vienen previstos en el artículo 272 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, en virtud del cual procederá su inadmisión por medio de providencia, bien de oficio a instancia de la parte contraria, con devolución del mismo a la parte que lo hubiese presentado. Contra esta providencia no cabe recurso alguno, salvo la protesta a efectos de hacerlo valer en segunda instancia. Estamos en presencia de una excepción a la necesidad de auto para la denegación de prueba (artículo 206.1.2.º LEC), pero teniendo en cuenta los supuestos en los que lleva a cabo dicha inadmisión, en la mayor parte de las ocasiones se tratará de resoluciones orales que se dictarán por el juez en la audiencia previa o el juicio del ordinario o en el acto de la vista del juicio verbal. En todo caso, y aunque se trate de una resolución oral o una providencia la causa de inadmisión deberá ser debidamente motivada por el tribunal a los efectos de su control en la segunda instancia. Cuando se deniegue alguna de estas pruebas no será preciso interponer recurso de reposición, sino que bastará con la formulación de protesta, que eso sí, deberá constar en el acta correspondiente a los efectos de la solicitud de dicha prueba en el recurso de apelación.

¿Cuáles son las especialidades en el proceso penal acerca de la inadmisión de documentos?

Todo lo anteriormente señalado, aun centrado en el ámbito de la Ley de Enjuiciamiento Civil es igualmente aplicable tanto a la jurisdicción contenciosa administrativa como a la social, dadas las semejanzas procedimentales. Sin embargo el proceso penal, por las especiales características del mismo en el que no se desarrolla una actuación privada sino que se ejercita el ius puniendi del Estado, la búsqueda de la verdad material por encima de la verdad formal de lo aportado por las partes, determina que no existan los condicionantes propios de los otros órdenes jurisdiccionales a la hora de limitar los medios de prueba que se practiquen, al menos no con tanta rigidez temporal como ocurre en el resto de los órdenes jurisdiccionales. Por tanto los documentos que se vayan aportando durante la fase de instrucción y en los escritos de acusación y defensa serán válidamente aportados al proceso. La Ley procesal penal únicamente establece un límite temporal para la entrega de documentos por las acusaciones y las defensas, esto es, el inicio del acto de juicio oral. En tal sentido el artículo 785.1.2.º de la Ley de Enjuiciamiento Criminal señala que hasta el inicio de las sesiones del juicio oral podrán incorporarse a la causa los informes, certificaciones y demás documentos que las partes acuerden y el tribunal admita. A partir de este momento en el procedimiento abreviado, o desde el escrito de defensa en el procedimiento ordinario por delitos graves, el tribunal sentenciador deberá de rechazar e inadmitir cuantos documentos pretendan ser aportados por las partes.