Plan organizativo

Concepto

Es un documento en el cual los responsables de una organización establecen los objetivos que desean cumplir, estipulando los pasos a seguir. Se trata de una guía que ofrece un marco para desarrollar un proyecto.

Por tanto, los planes en general generan un objetivo al que la empresa ha de dirigirse y la función de organización hace posible que estos planes se lleven a efecto, de forma conjunta y colectiva, entre todos los elementos del sistema. Una empresa, sea pequeña o grande, y cualquier organización, sea lucrativa o no, está bien organizada si cada uno sabe con claridad cuál es su trabajo y si todas las partes encajan para desarrollar perfectamente las funciones del sistema y conseguir sus objetivos. Una empresa está mal organizada si sus unidades funcionan con objetivos cruzados, si departamentos rivales están constantemente peleando por sus competencias o si algunas funciones no se realizan porque nunca quedaron claramente asignadas a alguien. En una entidad bien organizada nadie es imprescindible.

Horizonte temporal de los planes

Debe distinguirse entre planes a corto plazo y planes a largo plazo.

1. Los planes a corto plazo suelen tener un horizonte temporal no superior a un año. Algunos autores, a la planificación a corto plazo, la denominan planificación táctica porque constituye una táctica para alcanzar los objetivos que se tienen a largo plazo. Evidentemente, los planes a corto plazo tienen que estar integrados con los planes a largo. Si falta esta coordinación, como a menudo sucede en la práctica, los planes a corto plazo contribuyen muy poco o nada a la consecución de los deseos que se tienen a largo plazo.

2. Los planes a largo plazo tienen una duración variable. Algunas empresas planifican a solo dos años, mientras que otras tienen planes a veinte o treinta años, pero el horizonte temporal más habitual está comprendido entre tres y cinco años. La forma más extendida de planificación a largo plazo es la denominada planificación estratégica que es aquella que comporta la realización de las siguientes tareas: determinar la misión principal de la organización; analizar el entorno de la organización; analizar los puntos fuertes y débiles del interior de la organización; fijar objetivos a alcanzar en un plazo de cinco años y desarrollar estrategias para implementar los planes.

Elementos de los planes

La mayoría de los planes incluyen objetivos, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos.

1. Los objetivos, a los que en ocasiones se les denomina metas, son el resultado final que se espera conseguir con el plan. Aunque el que más frecuentemente se menciona es el beneficio, las empresas también tienen objetivos de crecimiento, eficiencia, valor de sus acciones, responsabilidad social, desarrollo de su personal, servicio al cliente, etc.

Unos objetivos bien definidos permiten a los directivos establecer prioridades, disponer de unos estándares con los que luego poder comparar los resultados efectivamente obtenidos y unificar los esfuerzos en torno a esos objetivos.

2. Las políticas son líneas que orientan el pensamiento y la acción. Crean límites para que exista cierta consistencia en las decisiones que se toman en los diversos ámbitos de actuación de la empresa.

Una política a largo plazo, que limita las decisiones de marketing y producción, puede ser, por ejemplo, la de “productos de gran calidad y elevado precio”. Una política como esta, mantenida durante un período de tiempo suficiente, llega a crear una cierta imagen de la empresa y de sus marcas bien diferente de la que puede llegar a tener otra empresa que sigue la política de “productos de calidad suficiente y precio tan bajo como sea posible”.

Las políticas abarcan todos los campos. Una política de personal sería: “la promoción de los empleados se realiza sobre una base de capacidad, resultados y tesón”.

3. Los procedimientos son más limitativos que las políticas: constituyen guías específicas de actuación. Señalan los pasos que han de darse en actividades tales como la contratación de personal, la adquisición de maquinaria, la devolución de mercancías, la realización de inventarios y arqueos de caja, etc.

En las empresas las críticas a los procedimientos son muy frecuentes. Los empleados les acusan de ser burocráticos y de comportar una pérdida de tiempo, creando un “papeleo” innecesario. Sin embargo, el objetivo de los procedimientos es ayudar a la dirección y a los empleados a que el trabajo se efectúe con eficacia.

Las reglas son más estrictas, incluso, que los procedimientos. Señalan lo que se puede y lo que no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos.

4. Los presupuestos expresan las expectativas en cifras. Los presupuestos de caja prevén las necesidades de tesorería; los prepuestos de ingresos y gastos prevén los futuros beneficios y las previsiones de ventas prevén las ventas futuras. Pero no todos los presupuestos son financieros. Por ejemplo, los presupuestos de mano de obra vienen expresados en horas, aunque luego estas se valoren para obtener la previsión del coste del factor trabajo.