Archivo del trabajo de auditoría

Concepto

El archivo del trabajo de auditoría se refiere a la organización y recopilación en archivos del conjunto de la información que un auditor prepara en el transcurso del trabajo de auditoría, junto con otra documentación recibida, que también debe almacenar. Dicho de forma más sintética, el archivo del trabajo de auditoría es la organización y recopilación de la documentación de auditoría. La Norma Internacional de Auditoría 230 adaptada para su aplicación en España (NIA-ES 230) -Documentación de auditoría- lo define como una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría correspondiente a un encargo específico.

¿Qué se recopila en este archivo?

La propia NIA-ES 230 define el término “documentación de auditoría” como el registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor (a veces se utiliza como sinónimo el término "papeles de trabajo").

En cuanto a su naturaleza y propósito, la NIA-ES 230 establece que documentación de auditoría que cumpla sus requerimientos y los requerimientos específicos de documentación de otras NIA-ES aplicables proporciona:

• a) evidencia de las bases del auditor para llegar a una conclusión sobre el cumplimiento de los objetivos globales del auditor; y
• b) evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA-ES y los requerimientos legales o reglamentarios aplicables.

Además, la documentación de auditoría es útil para algunos propósitos adicionales, como son los siguientes:

• – Facilitar al equipo del encargo la planificación y ejecución de la auditoría.
• – Facilitar a los miembros del equipo del encargo responsables de la supervisión la dirección y supervisión del trabajo de auditoría, y el cumplimiento de sus responsabilidades de revisión de conformidad con la NIA-ES 220 Control de Calidad de la Auditoría de Estados Financieros.
• – Permitir al equipo del encargo rendir cuentas de su trabajo.
• – Mantener un archivo de cuestiones significativas para auditorías futuras.
• – Realizar revisiones de control de calidad e inspecciones de conformidad con la Norma de Control de Calidad Interno de los auditores de cuentas y sociedades de auditoría (NICC 1) o con los requerimientos nacionales que sean al menos igual de exigentes.
• – Realizar inspecciones externas de conformidad con los requerimientos legales, reglamentarios u otros que sean aplicables.

Tipos de archivo

La documentación de auditoría, papeles de trabajo, se organizan en dos grandes bloques: el archivo o expediente permanente y el archivo o expediente del ejercicio.

El archivo permanente de papeles de trabajo

Recoge información de interés permanente, cuya utilidad abarca la auditoría que de manera sucesiva se realiza durante varios ejercicios.

Los documentos y la evidencia del trabajo efectuado que contienen no deben incluirse en los papeles del año actual, siendo suficiente las referencias cruzadas de la información entre ambos.

Ejemplo:

Sobre la base de una auditoría que viene efectuándose durante varios ejercicios, las informaciones que se relacionarían con el archivo permanente de papeles de trabajo serían: información sobre Procedimientos contables y Sistema de Control Interno, e Información elemental de carácter histórico sobre la entidad auditada.

El archivo de papeles de trabajo del ejercicio (archivo temporal o corriente)

Recoge información cuya utilidad se relaciona con la auditoría del ejercicio en curso; básicamente lo referido al programa de auditoría, el trabajo realizado planificado y las conclusiones derivadas de este.

Ejemplo:

Sobre la base de una auditoría que viene efectuándose durante varios ejercicios, las informaciones que se relacionarían con el archivo de papeles de trabajo del ejercicio serían: información sobre la valoración de elementos patrimoniales incluidos en un epígrafe determinado dentro de las cuentas anuales y análisis de la composición del inmovilizado material y sus correcciones valorativas para determinar el valor contable o en libros.

Organización material

El auditor preparará la documentación de auditoría oportunamente. La preparación oportuna de documentación de auditoría suficiente y adecuada ayuda a mejorar la calidad de la auditoría y facilita una efectiva revisión y evaluación de la evidencia de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas antes de que el informe de auditoría se finalice. La documentación preparada después de haberse realizado el trabajo de auditoría será probablemente menos exacta que la que se prepara en el momento en que se realiza el trabajo. La documentación de auditoría, papeles de trabajo, pueden visualizarse en soporte informático, en una serie de hojas que muestren las alteraciones patrimoniales interanuales, en fichas o en las llamadas cédulas, término del latín que hace referencia a un pedazo de papel o pergamino escrito o para escribir algo en dicha hoja de papel, que se integrarían en cualesquiera de los dos tipos de archivo, donde deben tener fácil acceso y ser manejados adecuadamente de forma eficiente.

Debe existir concordancia entre el informe de auditoría final y: las cuentas del libro mayor, el resto de registros contables principales y sus saldos (recogidos en el balance de comprobación), y los papeles de trabajo tomados en su conjunto.

El fundamento de esta organización se encuentra en la utilización de una serie de técnicas, principalmente las referencias cruzadas y las marcas de comprobación (que se ponen de manifiesto en el apartado de Referencias), evitando errores y, al permitir la identificación correcta de los papeles facilitan el uso de la información documentada.

Clases de cédulas de trabajo

En este contexto deben determinarse las clases de documentos o cédulas de trabajo, definiéndose los distintos niveles, siendo lo habitual ir de lo general a lo particular. Una posible estructura sería la que se maneja a continuación, diferenciando Cédulas base, Cédulas sumarias y Cédulas de cálculo.

• a) Cédulas base Estados financieros básicos objeto de dictamen; nos referimos a las cuentas anuales comprendiendo los grandes grupos de Activo, Patrimonio neto y Pasivo, y la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Se preparan hojas cabeceras de estados básicos, en el mismo orden que se establece en los documentos originales, para poder cotejar posteriormente con nuestros papeles.
• b) Cédulas sumarias Se disponen hojas cabeceras de los epígrafes o grupos de cuentas, con el debido desglose para incluir todos los subgrupos y cuentas particulares.
• c) Cédulas de cálculo Partiendo de las hojas cabeceras de los grupos de cuentas se preparan las hojas de trabajo de detalle, donde se incluirán operaciones, pruebas y procedimientos, que conduzcan a la evidencia sobre la razonabilidad del saldo de una determinada cuenta.

  La evidencia del trabajo realizado en el desarrollo de las pruebas sustantivas queda recogida en las hojas de trabajo de detalle y por extensión en las hojas cabeceras de grupos de cuentas y de estados básicos. De esta forma las cuentas anuales concuerdan con los registros de la entidad, incluyendo cualquier información que deba aparecer en la memoria, y han sido referenciadas en forma cruzada a las hojas cabecera de cada área de la auditoría.

Ordenación de cédulas de trabajo

El orden en el que aparecerán debe guardar cierta consistencia a lo largo de las diferentes auditorías. A este nivel se propone:

• — Cédulas base de estados financieros básicos.
• — Cédulas sumarias de los grupos de cuentas y hojas de trabajo de detalle que comprueban la razonabilidad del activo ordenadas según la secuencia de los modelos obligatorios de cuentas anuales.
• — Cédulas sumarias de los grupos de cuentas y hojas de trabajo de detalle que respalden la comprobación del patrimonio neto y el pasivo, ordenadas según la secuencia de los modelos obligatorios de cuentas anuales.
• — Hojas de trabajo sobre las explicaciones de las variaciones en las cuentas de pérdidas y ganancias entre el año actual y el anterior, y hojas de trabajo de detalle que comprueben la razonabilidad de cuentas de gastos y cuentas de ingresos.

  Las cuentas están debidamente clasificadas en el activo, patrimonio neto y pasivo del balance de situación, y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Las cuentas anuales cuadran y las sumas son correctas.

Referencias

Es indispensable que los papeles de trabajo se preparen con un adecuado sistema de referencias, que permita al usuario encontrar el origen de la información utilizada.

No hay reglas universales sobre la forma de referenciar los papeles de trabajo. Se expone la utilización de Índices, Marcas de comprobación y Referencias cruzadas.

• a) Índices Se puede utilizar una sencilla combinación de letras y números, dando lugar a Índices o códigos organizados, donde las letras hacen referencia al estado financiero y los números hacen referencia a los diferentes subgrupos de cuentas del balance de situación o de la cuenta de pérdidas y ganancias.

  Ejemplo:

  A = Activo (cédula base de estado básico)

  P = Pasivo (cédula base de estado básico)

  P/G = Pérdidas y Ganancias (cédula base de estado básico)

  A-Número (cédula sumaria de subgrupo cuentas de activo)

  P-Número (cédula sumaria de subgrupo cuentas de pasivo)

  P/G-Número (cédula sumaria de subgrupo cuentas de gastos, de ingresos, o tramos del resultado)

• b) Marcas de comprobación Expresan de forma muy sintética el trabajo efectuado con respecto a los datos que aparecen en las hojas de trabajo o para resumir el contenido de una explicación que se refiera a una determinada partida.

  Existirá una hoja de explicación del significado de las marcas que, de forma uniforme, se utilizarán posteriormente o cabe la opción de dar una explicación en la primera hoja donde se vayan a utilizar y remitir en el resto a esta. La lógica impone que se utilicen marcas sencillas y no caer en el error de describir un número excesivo que, en lugar de clarificar, provoque confusión.

  Ejemplo:

  F = Factura

  T/P = Talones pagados

  A/L = Albarán

  N/C = Nota de cargo

  N/A = Nota de abono

  C/A = Comprobada antigüedad

  R/V = Revisado el valor

  (= Comparado con el libro mayor

  S = Sumado horizontal y verticalmente

  C = Cálculos comprobados

  (= Examen de algún documento (con descripción)

  Ch = Cobro

  c) Referencias cruzadas

  Muchos de los elementos de la información que se considera durante el desarrollo de una auditoría tienen relación recíproca (cuentas o cifras que guardan relación). La referencia cruzada demuestra que el equipo de auditoría ha tenido en cuenta este tipo de relaciones.

  Puede anotarse un índice junto a una cifra en un papel para mostrar que la misma cifra aparece en otro papel en que a su vez se marca el índice del primer papel.

  Si los papeles de trabajo se preparan teniendo una distribución por columnas se facilita la comparación entre cifras del año anterior y el año actual, ayudando a las revisiones analíticas y permitiendo localizar las partidas que requieren ulteriores investigaciones.