Grupos de trabajo

Concepto y naturaleza

El ser humano es por naturaleza social. De ahí que tenga necesidad de relacionarse con los demás formando grupos en todos los ámbitos de su actividad.

En el ámbito laboral, las organizaciones llevan años intentando aprovecharse de esta faceta en beneficio de la actividad de la organización.

Podemos definir grupo de trabajo como un conjunto de dos o más personas que interactúan profesionalmente y/o que desempeñan funciones de naturaleza común dentro del grupo de áreas funcionales que se desarrollan en una organización. Normalmente esos grupos desarrollan un sentido de pertenencia al grupo y una serie de creencias comunes que los cohesionan y que les dan identidad dentro de una organización más grande.

El grupo de trabajo no tiene por qué ser necesariamente un equipo. Los equipos son una forma especial de grupo de trabajo; por tanto, todo equipo es un grupo de trabajo, pero no todo grupo de trabajo es un equipo. Los valores y actitudes que requiere el trabajo en equipo son, en ocasiones, muy exigentes teniendo en cuenta los modelos sociales y educativos imperantes. Por ello, para muchas organizaciones la configuración de grupos de trabajo en su modelo organizativo es habitual y lo es menos la existencia de verdaderos equipos de trabajo (con independencia de que se les pueda estar denominando así).

Etapas en el desarrollo de los grupos

La actuación de la organización para obtener resultados adecuados de los grupos de trabajo que se configuren en la misma, requiere considerar que el grupo de trabajo se constituye de manera artificial por parte de la propia organización y que por ello pasará por una serie de etapas para alcanzar sus niveles óptimos de rendimiento y cohesión (Wagner y Hollenbeck, 2002):

• 1. La formación del grupo de trabajo. Los grupos de trabajo se forman por iniciativa de la dirección. Se pretende con ello crear sinergias en el desempeño de las tareas y en el uso de los conocimientos. La agrupación funcional o los procesos de trabajo son los criterios más frecuentes.

  Al crearse el grupo, los miembros no tienen por qué conocerse personalmente y el papel del directivo es clave para resolver las diferentes decisiones que hay planteadas en esta primera etapa.

  El reparto de tareas, el reparto de roles formales, la determinación de los procesos de coordinación y cooperación... son tareas clave en esta etapa y que corresponden al directivo encargado de dicho grupo.

• 2. El desarrollo del grupo. En esta etapa, una vez resueltos los propósitos y los procesos formales, empiezan a aparecer los aspectos informales. El grupo evoluciona hacia su madurez y por ello dentro de esta etapa, a su vez, se establecen una serie de fases:
  • a) La fase de iniciación como grupo humano (más allá de la configuración como grupo de trabajo). El grupo se va conociendo personalmente y empieza a discutir y resolver cuestiones generales del trabajo sin necesidad de recurrir al superior. Empiezan a surgir las primeras normas de comportamiento social y los primeros valores compartidos.
  • b) La fase de diferenciación. Cada miembro del grupo va caracterizándose por sus cualidades y personalidad, generándose un rol informal que le acompañará en el futuro. También las discrepancias y coincidencias irán creando subgrupos de amistad dentro del propio grupo de trabajo.
  • c) La fase de integración. Si la organización no interviniese en la gestión adecuada de sus grupos de trabajo, posiblemente muchos grupos no pasarían a esta fase. En ella, el grupo retoma su propósito principal y toma conciencia de la necesidad y conveniencia para todos de la integración de esfuerzos, pese a las diferencias informales que se hayan producido y consolidado ya.
  • d) La fase de madurez. El grupo es perfecto conocedor de sus componentes y sus posibilidades y se orienta plenamente hacia los resultados, revisando ineficiencias y asumiendo las posibilidades y aportaciones de cada uno.

Características de los grupos de trabajo

Las características y naturaleza del trabajo a desarrollar por cada grupo determinan situaciones distintas que requieren actuaciones distintas. Por ejemplo, tareas simples y repetitivas requieren del grupo sobre todo que compense la apatía y aburrimiento de estar muchas horas realizando tareas muy básicas. Sin embargo, en tareas complejas y novedosas, el papel del grupo se centra más en la solución de problemas y en compartir conocimientos.

Algunas de las magnitudes que servirán para caracterizar a los grupos de trabajo son (Vecchio, 2003):

• a) Tamaño. El tamaño adecuado del grupo de trabajo incidirá directamente en su eficiencia. Los grupos pueden ser grandes, medianos o pequeños por necesidades de las tareas y los procesos, pero nunca deben ser ni más grandes ni más pequeños de lo que realmente requieran las tareas y funciones asignadas.
• b) Composición. El perfil de cualificación de los miembros del grupo de trabajo puede ser heterogéneo u homogéneo y dar así un perfil diferente al grupo.
• c) Roles. Como hemos dicho los roles formales deben ser definidos claramente en la etapa de formación del grupo, pero no siempre es así o, con el paso del tiempo, los roles informales ponen en crisis algunos de los roles formales. A partir de ahí, podemos encontrar grupos donde los roles individuales están perfectamente definidos, y otros en los que los roles son ambiguos y existe un claro conflicto de roles. Si algunos roles se imponen a otros, podemos encontrarnos grupos marcados por roles dominantes, como por ejemplo de empleados mayoritariamente orientados a la tarea, orientados a las personas,...
• d) Estatus. Los grupos de trabajo también se diferencian entre si por el estatus que tienen sus objetivos dentro de la organización. Este estatus puede cambiar con el paso del tiempo, incluso de manera subjetiva. Diferentes características influirán en él: la cualificación de sus componentes, el nombre y prestigio de sus responsables,...
• e) Cohesión. Los grupos de trabajo se pueden caracterizar por estar más o menos cohesionados. Esta cohesión puede analizarse en términos de compromiso y valores o en términos de rasgos y características comunes. Factores como: similitud de actitudes y objetivos, rasgos personales, retribuciones recibidas por sus componentes o modelo por el que se les retribuye, coincidencia o reparto de tareas...