¿Qué era el libro de visitas?
El libro de visitas era un documento en el que los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social anotaban las actuaciones que, en forma de diligencia, extendían durante su visita a las empresas (Véase: Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
Hasta julio de 2015, los autónomos y pymes estaban obligados a disponer de un libro de visitas en el centro de trabajo, tuvieran o no trabajadores a su cargo.
Era necesario tener uno por cada centro de trabajo e incluso uno para el domicilio del autónomo si trabajaba desde casa. Dichos libros debían estar convenientemente registrados ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y debían ser conservados durante toda la vida del negocio.
¿Qué norma suprimió la obligación de llevar un libro de visitas?
La aprobación de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, significó la desaparición de los libros de visita físicos, con objeto de reducir la carga administrativa que supone comenzar un negocio.
A partir de ese momento, los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social tienen la obligación de preparar un escrito por cada inspección que realicen, el cual deberán remitir a los autónomos y pymes que inspeccionen preferentemente mediante medios electrónicos o bien mediante un documento autocopiativo, del que entregarán copia a la empresa.
¿Qué sucede con los centros de trabajo que llevaban libros de visitas?
La novedad introducida por la normativa de 2015 se aplica a todos los centros de trabajo creados a partir de la aprobación de la misma. Ahora bien, las pymes y autónomos que disponían de libros de visita deben mantenerlos mientras no se disponga lo contrario, ya que las diligencias de los Inspectores de Trabajo se siguen anotando en los mismos, al no considerarse una carga administrativa adicional.
¿Qué diligencias confeccionan ahora los Inspectores de Trabajo?
El día 12 de septiembre de 2016 se publicó en el BOE la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, con arreglo a la cual:
¿Cómo se extiende el modelo de diligencia actual?
De acuerdo con el artículo 3 de la citada Orden Ministerial, el modelo de diligencia:
- 1. Se extenderá en el modelo previsto en el Anexo de la propia Orden. Podrán utilizarse los medios electrónicos para su elaboración. Copia de dicha diligencia se remitirá o entregará a la empresa; otra copia de la misma, si procede, a los delegados de prevención, de acuerdo con lo previsto en el artículo 40.3 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, quedando otra en poder del funcionario actuante para su posterior archivo.
- 2. En aquellas comunidades autónomas con lengua cooficial, el modelo de diligencia se confeccionará en versión bilingüe.
- 3. En aquellas comunidades autónomas con funciones y servicios traspasados en materia de función pública inspectora, la imagen corporativa del modelo de diligencia será la que se adopte en los órganos de cooperación bilateral correspondientes.
La remisión de un ejemplar de la diligencia a los sujetos inspeccionados podrá realizarse a través de una de las siguientes vías:
- 1. Mediante remisión a la empresa por cualquiera de los medios admitidos en Derecho.
- 2. Mediante entrega a la persona que haya atendido al funcionario que realice la actuación inspectora correspondiente. Si se negase a recibirlo, se notificará a la empresa por cualquiera de los medios admitidos en Derecho. Cuando dicha persona se negase a firmar la diligencia, o no pudiese o supiese hacerlo, se hará constar así en la misma.
Con respecto a la obligación de conservación:
- 1. Cada ejemplar de diligencia entregado o remitido a la empresa, deberá ser conservado a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos.
- 2. También debieron conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, los libros de visitas, así como los modelos de diligencia extendidos con anterioridad a la entrada en vigor de la propia Orden, por un período de cinco años, a contar desde la fecha de la última diligencia realizada (es decir, el plazo venció hace años). Durante dicho período, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social conservó las diligencias efectuadas en los libros de visitas electrónicos. Dentro de dicho plazo, las empresas afectadas pudieron solicitar copia de las diligencias a ellas referentes.
Recuerde que...
- • El libro de visitas era un libro en el que los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social anotaban diligencias por los extremos que encontraban durante sus visitas a las empresas
- • En 2015 se suprimió la obligación de su llevanza, para reducir la carga administrativa que supone comenzar un negocio.
- • El modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social que vino a suplir esta tarea se aprobó en 2016.
- • Los Inspectores, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o comprobación por comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas que realicen, extenderán diligencia sobre tal actuación.
- • Actualmente, es posible utilizar medios electrónicos para la elaboración de las diligencias.