Concepto
El artículo 31 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales define los servicios de prevención como el conjunto de los medios humanos y materiales necesarios para realizar las actividades preventivas y garantizar la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, asesorando y asistiendo al empresario, a los trabajadores y a sus representantes y a los órganos de representación especializados. Este precepto vincula tanto a las entidades privadas como a las Administraciones públicas.
Una Memoria anual es la descripción de todas las actividades técnicas realizadas en materia de Prevención de Riesgos Laborales, durante cada año, en una empresa o centro laboral. Se realiza una planificación con objeto de eliminar, controlar y reducir las situaciones de riesgo.
Es obligatorio que, a su vez, el Comité de Seguridad y Salud conozca la Planificación de la Actividad Preventiva aprobada así como la Memoria anual. Este Comité tiene la competencia de poder participar en la elaboración, puesta en práctica y evaluación de los planes y programas de prevención de riesgos en la empresa [artículo 39.1.a) de la Ley 31/1995].
A su vez, el artículo 39.2.d) de la Ley 31/1995 establece que el Comité de Seguridad y Salud estará facultado para conocer e informar sobre la Memoria y Programación anual de servicios de prevención. La Memoria anual de las actividades de la empresa debe contener los mismos datos que se recogen en el Programa Anual de actividades de la empresa, solo que referidos a las actividades efectivamente realizadas (en lugar de a las programadas), complementados con las referencias, cuando proceda, a los “informes de ejecución” de dichas actividades. La secuencia de Memorias anuales debería proporcionar una correcta perspectiva de la evolución de la prevención en la empresa.
En muchas empresas la Memoria y Planificación Anual de la Actuación Preventiva es conocida por el Equipo de Gobierno antes de su difusión al resto de los/as trabajadores/as.
El empresario aplicará las medidas que integran el deber general de prevención prevista, planificando la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores ambientales en el trabajo [artículo 15.g) de la Ley 31/1995].
El artículo 16.2.2 de la Ley 31/1995 establece que los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan de prevención de riesgos, que podrán ser llevados a cabo por fases de forma programada, son la evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva a que se refieren los párrafos siguientes:
- a) El empresario deberá realizar una evaluación inicial de los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores, teniendo en cuenta, con carácter general, la naturaleza de la actividad, las características de los puestos de trabajo existentes y de los trabajadores que deban desempeñarlos. Igual evaluación deberá hacerse con ocasión de la elección de los equipos de trabajo, de las sustancias o preparados químicos y del acondicionamiento de los lugares de trabajo. La evaluación inicial tendrá en cuenta aquellas otras actuaciones que deban desarrollarse de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de riesgos específicos y actividades de especial peligrosidad. La evaluación será actualizada cuando cambien las condiciones de trabajo y, en todo caso, se someterá a consideración y se revisará, si fuera necesario, con ocasión de los daños para la salud que se hayan producido.
Cuando el resultado de la evaluación lo hiciera necesario, el empresario realizará controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores en la prestación de sus servicios, para detectar situaciones potencialmente peligrosas.
- b) Si los resultados de la evaluación prevista en el párrafo a) pusieran de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario realizará aquellas actividades preventivas necesarias para eliminar o reducir y controlar tales riesgos. Dichas actividades serán objeto de planificación por el empresario, incluyendo para cada actividad preventiva el plazo para llevarla a cabo, la designación de responsables y los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución.
La evaluación debe ser actualizada cuando cambien las condiciones de trabajo y, en todo caso, se someterá a consideración y se revisará, si fuera necesario, con ocasión de los daños para la salud que se hubieran producido.
Por su parte, el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (en adelante, RSP) también regula la planificación. En este caso lo hace, de forma limitada, en el tiempo de un año. Se regula la necesidad de planificación en su artículo 8: cuando el resultado de la evaluación pusiera de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario planificará la actividad preventiva que proceda con objeto de eliminar o controlar y reducir dichos riesgos, conforme a un orden de prioridades en función de su magnitud y número de trabajadores expuestos a los mismos.
En el artículo 9 se reglamenta el contenido de esa planificación: qué se debe incluir, los medios humanos y materiales necesarios, así como la asignación de los recursos económicos precisos para la consecución de los objetivos propuestos. En el segundo apartado de este artículo se recoge que también serán objeto de la planificación de la actividad preventiva, las medidas de emergencia y la vigilancia de la salud prevista en los artículos 20 y 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Además, debe incluirse la información y la formación de los trabajadores en materia preventiva y la coordinación de todos estos aspectos.
Conforme a lo establecido en el párrafo 2º del artículo 20.2 del RSP, la Memoria anual de actividades preventivas de la empresa debe ser elaborada por el Servicio de Prevención de Accidentes, en el caso de que este tenga concertado el servicio integral. Previamente, el empresario debe haber informado al Servicio de Prevención de Accidentes sobre las medidas preventivas directamente ejecutadas por él en el año de que se trate.
La Memoria anual de las actividades de la empresa no debe confundirse con la Memoria anual de las actividades del Servicio de Prevención de Accidentes a que se refiere el párrafo 1º del artículo 20.2 del RSP.
La actividad preventiva deberá planificarse para un período determinado, estableciendo las fases y prioridades de su desarrollo en función de la magnitud de los riesgos y del número de trabajadores expuestos a los mismos, así como su seguimiento y control periódico. En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades (artículo 9.3 del RSP).
El artículo 15.5. del Reglamento de los Servicios de Prevención determina la obligación de la empresa de elaborar la Memoria y Programación anual del Servicio de Prevención a que se refiere el artículo 39.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Contenido de la memoria anual
Un ejemplo de Memoria anual puede ser aquella en la que figurará un seguimiento de las actividades programadas del año incluyendo:
Una Memoria anual sobre una empresa en la que sus trabajadores, por ejemplo, estén en contacto con polvo, como en el caso de una minería, en su Memoria debería contener los equipos de lucha contra el polvo, aparatos de medición con que cuenta la empresa y sistemas empleados para suprimir, diluir, asentar y evacuar los polvos. Se reseñarán también los resultados de las mediciones realizadas en el año anterior y la relación nominal de los trabajadores diagnosticados de neumoconiosis en el último año.