Outsourcing estratégico

Concepto

Estrategia de crecimiento o desarrollo externo, vía cooperación, realizada por la empresa consistente en externalizar una parte de su cadena de valor (una actividad o grupo de actividades) mediante la subcontratación de la misma a otra empresa (empresa externa proveedora). La traducción en inglés equivaldría a suministro desde el exterior o aprovisionamiento externo. También se define como una desintegración de actividades de la empresa.

El outsourcing es estratégico cuando el acuerdo de subcontratación es un acuerdo a largo plazo. El outsourcing es táctico cuando el acuerdo es a corto plazo (simple subcontratación) y, por tanto, no existe una relación estable entre la empresa que subcontrata y la empresa externa. Por ejemplo, una entidad de crédito (banco, caja de ahorros o cooperativa de crédito) subcontrata los servicios informáticos a una empresa especializada, que se encarga de todas las cuestiones relacionadas con las tecnologías de la información y la comunicación.

El outsourcing estratégico se puede aplicar sobre cualquier área funcional de la empresa:

• 1. Outsourcing productivo: la empresa externaliza una actividad productiva de su cadena de valor, como es, por ejemplo, la fabricación de un determinado componente que la empresa necesita para conseguir el producto final.
• 2. Outsourcing comercial o de marketing: en este caso, la empresa externaliza una actividad comercial, como por ejemplo el servicio de distribución de sus productos.
• 3. Outsourcing de logística, como puede ser el servicio de consultoría o de asesoría contable, fiscal y laboral de la empresa.
• 4. Outsourcing de recursos humanos: empresas que deciden externalizar el servicio de contratación de personal a empresas especializadas.
• 5. Outsourcing tecnológico o de I+D: como el mantenimiento de los equipos informáticos de la empresa.

El outsourcing nace en los años setenta del Siglo XX con la revolución post-industrial y alcanza su auge dos décadas después con la revolución informática con el nuevo modelo fordista. En la actualidad, el outsourcing se ha de entender como una forma de cooperación entre empresas que permite especializarse en aquello que mejor sabe hacer cada una.

Motivos y ventajas del outsourcing para la empresa

La cadena de valor puede ser una técnica muy apropiada para tomar decisiones de outsourcing, dado que, mediante esta técnica, la empresa es capaz de determinar qué actividades generan valor y qué actividades no lo generan. Las actividades que no generan valor son las que son susceptibles de ser externalizadas. En general, se trata de la decisión fabricar o comprar.

En este sentido, el outsourcing es una estrategia adecuada cuando la empresa, mediante la subcontratación, consigue reducir sus costes y mejorar su eficiencia. A la empresa le resulta más barato comprar a otra empresa especializada que realizar ella la actividad.

Cuando el ahorro en costes se consigue a través de las economías de escala alcanzadas por la empresa con la desintegración de actividades, el outsourcing se denomina por especialización. Cuando el beneficio para la empresa se traduce en una mayor flexibilidad ante fluctuaciones de la demanda al transformar costes fijos en costes variables, el outsourcing se denomina por capacidad. Sus principales beneficios son los siguientes:

• 1. Minimización de inversiones y reducción de riesgos financieros.
• 2. Mayor flexibilidad en la organización.
• 3. Mejora de la eficiencia en los procesos organizativos.
• 4. Mejor control y mayor seguridad en las actividades realizadas.
• 5. Disminución de costes y aumento de la competitividad.
• 6. Despliegue más rápido de nuevos desarrollos, aplicaciones y procesos.

No obstante, el outsourcing también supone costes importantes derivados de la búsqueda de la empresa con la que realizar el acuerdo y la posterior negociación y firma del contrato con la misma. En este sentido, la empresa deberá analizar con detenimiento las posibles empresas proveedoras con las cuales puede firmar el acuerdo y elegir aquella que mejor se adapte a sus necesidades concretas. Sus posibles riesgos son: negociación de un contrato poco adecuado, difícil selección del proveedor, riesgo debido a fallos en los proveedores, se puede dar una excesiva dependencia del proveedor con el que se firma el contrato, fallos en los sistemas de control del contrato de subcontratación y posibles comportamientos oportunistas del subcontratado.

Etapas del proceso

El outsourcing representa una estrategia para la empresa que deberá ser diseñada e implementada en base a una serie de fases o etapas. Estas son las siguientes:

• 1. Etapa de inicio del proyecto: en ella se definen las características del proyecto, es decir, el alcance del outsourcing (total o parcial), se establecen los criterios y normas a tener en cuenta en su desarrollo y se asignan los recursos necesarios para su implementación.
• 2. Etapa de evaluación: aquí se examina la factibilidad del proyecto planteado y se estudia si el mismo puede alcanzar los objetivos deseados con su desarrollo.
• 3. Etapa de planificación detallada: en esta tercera etapa se establecen ya las condiciones del contrato o proyecto con todo detalle (alcance, duración, objetivos, metodología, etc.), se define un plan a seguir y se determina la estrategia a seguir para la negociación con los proveedores.
• 4. Etapa de contratación del servicio: se procede a la selección del proveedor o contratista más adecuado en función de los aspectos definidos en las etapas anteriores y la firma del contrato.
• 5. Etapa de transición: se transfiere la responsabilidad del área o actividad subcontratada al proveedor con el que se ha firmado el acuerdo y se realizan los ajustes necesarios entre subcontratista y subcontratado.
• 6. Etapa de evaluación y administración del proyecto: en esta última fase se procede a la revisión del contrato de manera periódica y regular para comprobar si con la ejecución del contrato se están obteniendo o no los objetivos deseados. En caso negativo, se establecerán las medidas que permitan, mediante una revisión del contrato, ajustar su ejecución a las necesidades de la empresa.

Mediante este proceso, la empresa puede implementar una estrategia de outsourcing con cierta garantía de éxito o, al menos, reduciendo en parte la incertidumbre asociada a una decisión de este tipo.