Organigrama

Concepto

Un organigrama puede definirse como la representación gráfica de la estructura de una organización o de una de sus áreas, debiendo reflejar, de manera esquemática, la descripción de las unidades organizativas que la integran, sus relaciones y niveles jerárquicos, así como los canales formales de comunicación entre las mismas. El organigrama muestra, por tanto, gráficamente, las diferentes unidades y puestos de la organización y cómo estas y estos están relacionados, señalando, en ocasiones, el nombre del trabajador que ocupa dicho puesto. Los rectángulos que representan puestos o unidades suelen aparecer conectados mediante líneas que indican la cadena de mando jerárquico y los canales formales de comunicación.

Objetivos del organigrama

Un organigrama permite obtener un esquema general de cual es la estructura organizativa formal de una organización. Dado su formato gráfico, permite con rapidez saber si la organización es alta (con múltiples escalones jerárquicos) o plana, si recurre a la departamentalización funcional o por producto/mercado, sus líneas de comunicación y jerárquicas... Los organigramas, por tanto:

• — Conforman una fuente útil de consulta de rápido y fácil acceso.
• — Reflejan las relaciones de jerarquía que existen entre las principales unidades que integran una organización.
• — Facilitan a los trabajadores, especialmente a los recién incorporados a la organización, una información clara de cual es su ubicación y cuales son sus relaciones jerárquicas dentro de la empresa.
• — Dado su carácter esquemático y claro, pueden ayudar a descubrir posibles duplicidades de funciones, solapamientos o lagunas de responsabilidad, ángulos de autoridad excesivos o insuficientes...
• — Representan las diferentes responsabilidades, orientando tanto al ápice estratégico y la tecnoestructura en su función controladora, como a los trabajadores que quieren hacer carrera profesional en el seno de la organización. En realidad, el organigrama refleja, en última instancia, una representación de la división de trabajo, elemento básico de todo proceso de diseño organizativo.

Las utilidades del organigrama pueden ser detalladas en función de cual es el área de conocimiento que lo utiliza. Así, para el área de management, el organigrama tiene gran utilidad ya que sirve de apoyo y orientación a la mayoría de las unidades organizativas de la empresa, al reflejar de manera esquemática la estructura esencial de la organización y prever así posibles relaciones estratégicas u organizativas que hagan más eficaz y eficiente el proceso productivo. Al área de personal, por ejemplo, le sirve como índice básico sobre el que realizar los análisis de puesto, los planes de carrera, los sistemas de retribución... El uso, por tanto, del organigrama ofrece sin duda grandes ventajas, al obligar para su realización a sus autores a aclarar sus ideas sobre cómo es realmente la organización que intentan describir. No obstante, el organigrama no está exento de inconvenientes:

• — Reflejan solamente las relaciones formales de autoridad, obviando las importantísimas relaciones informales.
• — No suelen reflejar la diferente intensidad de la autoridad entre los diferentes niveles jerárquicos, pareciendo a simple vista que la autoridad de un jefe de línea sobre un operario es similar a la de un jefe de división sobre un responsable de producto, por ejemplo.
• — Si se representaran los diferentes tipos de autoridad y las relaciones informales, el organigrama se transformaría en un instrumento demasiado complejo, perdiendo una de sus máximas cualidades, la simplicidad.
• — Con frecuencia el organigrama refleja la organización tal y como debería ser o, peor aún, tal y como era, no tal y como es en la realidad actual.
• — Tampoco pueden reflejarse en los organigramas, a riesgo de hacerlos demasiado complejos, los flujos de cargas de trabajo.
• — Al reflejar solo la estructura formal, los organigramas muestran información incompleta sobre la realidad de la organización, por lo que resulta muy recomendable, si lo que se quiere es realizar un análisis minucioso y detallado, recurrir a información proveniente de instrumentos complementarios.

Es por ello que las características más preciadas en un organigrama son la precisión (los organigramas deben ser claros y basados en datos reales, reflejando unidades y puestos y sus interrelaciones), la vigencia (deben reflejar la situación presente por lo que han de ser constantemente actualizados) y la uniformidad (los símbolos utilizados deben ser homogéneos).

Tipos

Los organigramas se suelen clasificar en cuatro grandes grupos según diferentes criterios. Veámoslos:

• 1. Por su naturaleza:
  • — Microadministrativos: reflejan una sola organización.
  • — Macroadministrativos: representan a más de una organización.
  • — Mesoadministrativos: reflejan a todo un sector o a varias organizaciones de un mismo sector.
• 2. Por su ámbito:
  • — Generales: reflejan información representativa de una estructura organizativa hasta un nivel jerárquico determinado de manera esquemática.
  • — Específicos: reflejan de forma particular la estructura de una unidad administrativa o departamento de una organización.
• 3. Por su contenido:
  • — Integrales: reflejan todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones jerárquicas y dependencias.
  • — Funcionales: incluyen en la representación de la organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones esenciales que tienen asignadas las unidades representadas en el organigrama.
  • — De puestos de trabajo: reflejan para cada unidad organizativa los puestos que la integran, así como los titulares de esos puestos.
• 4. Por su presentación:
  • — Verticales: muestran las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del ápice estratégico que se dispone en la parte superior, desgranando los diferentes niveles jerárquicos de forma escalonada. Son, sin duda, los de uso más frecuente y por ello suele recomendarse su uso.

• — Horizontales: reflejan las unidades de izquierda a derecha y colocan al responsable de la misma en el extremo izquierdo; los niveles jerárquicos se ordenan como si fueran columnas, mientras que las relaciones entre las unidades se reflejan con líneas que se suelen disponer horizontalmente.

• — Mixtos: la presentación combina las modalidades verticales y horizontales, con el objeto de ampliar las posibilidades gráficas; se suele recomendar su uso en el caso de organizaciones con un gran número de unidades organizativas en la base de operaciones.
• — De bloque: partiendo del diseño vertical, integran un número mayor de unidades simplificando su representación mediante la agrupación esquematizada.

Ángulo de autoridad

Mediante el ángulo de autoridad se expresa el número de personas que dependerán jerárquicamente de un superior. El tamaño del ángulo de autoridad está en relación inversa con el número de niveles de la organización: las organizaciones altas se caracterizan por pequeños ángulos de autoridad, mientras que las organizaciones planas suelen tener grandes ángulos de autoridad. Las variables que determinan el ángulo de autoridad en una organización son muchas, siendo las más importantes:

• • El tipo de tarea que realizan los subordinados: cuando las tareas que realizan los subordinados son extremadamente simples y repetitivas se incrementa el ángulo de autoridad de sus superiores, mientras que si estas tareas son muy complejas, se reduce dicho ángulo.
• • El mecanismo de coordinación del trabajo que se utilice con mayor intensidad: la normalización amplía enormemente el ángulo de autoridad, mientras que la supervisión directa tiende a reducirlo.
• • La tecnología: hay tecnologías que facilitan la ampliación del ángulo de autoridad, ya que al ser muy reguladoras constriñen la autonomía del trabajador permitiendo que un superior supervise a un gran número de subordinados, como pasa por ejemplo en una cadena de montaje.