Interdependencia en la organización

Concepto

Dependencias mutuas que se establecen entre diferentes elementos de una organización que reflejan la necesidad de coordinación de los mismos. Una estructura organizativa bien diseñada debe ser capaz de gestionarlas de manera eficaz y eficiente. Si analizamos las dependencias entre individuos, hablamos de acoplamientos, mientras que, si analizamos las dependencias entre unidades, hablamos de interdependencias.

Acoplamientos

Siguiendo a Thompson, podemos distinguir tres tipos diferentes de acoplamiento entre los trabajadores de una unidad:

Acoplamiento mancomunado

Los miembros de la unidad comparten los recursos comunes, pero conservan su independencia a la hora de desempeñar su trabajo. Piénsese, por ejemplo, en los profesores de una escuela, que comparten las instalaciones (aulas, sala de profesores, salón de actos, instalaciones deportivas...) pero realizan su trabajo (impartir las clases) de modo independiente. Otro ejemplo sería un taller de fabricación de guitarras artesanales, donde los artesanos comparten la maquinaria, materia prima, espacio físico... pero cada uno realiza desde el principio hasta el final, él solo de manera independiente, cada una de las guitarras.

Acoplamiento secuencial

Los miembros de la unidad trabajan en serie, como una carrera de relevos donde la labor de uno pasa al siguiente y así sucesivamente. Las interdependencias aquí son mucho más intensas que en el caso anterior, ya que si uno de los eslabones de la cadena se rompe todo el resto de miembros del grupo se ven afectados. La producción en serie a través de cadena de montaje sería un buen ejemplo de este tipo de acoplamiento.

Acoplamiento recíproco

Aquí los outputs de un trabajador pasan a otro, para el que son inputs, y los outputs de este segundo pueden transformarse en inputs del primero. Es decir, los trabajadores se van transmitiendo el trabajo entre sí en uno y otro sentido. Un buen ejemplo de este tipo de interdependencias sería una unidad hospitalaria. La enfermera prepara al paciente para una operación, el cirujano lo opera, y vuelve a devolver al paciente para que le cuide la enfermera. A lo largo de estos cuidados el cirujano vuelve a visitar al paciente para evaluar como evoluciona.

Interdependencias

Siguiendo a Mintzberg, podemos aislar cuatro tipos básicos de interdependencias entre unidades en una organización, interdependencias que serán críticas a la hora de decidir cuál es el criterio de agrupación de unidades elegido (veasé Agrupación de unidades organizativas).

Interdependencias del flujo de trabajo

La realización de una tarea tiene un flujo de trabajo natural, muchas veces determinado por la tecnología que se utilice como apoyo para desempeñarla, y otras por la necesidad de secuenciación lógica que implica el hacer una tarea compleja. Así, las empresas que pretenden vender carbón a una central térmica, deberán primero encontrar terrenos donde es probable que haya carbón y conseguir sobre ellos una concesión de explotación, a continuación diseñar la mina, construirla, tener equipos de localización de vetas y de extracción del carbón, una unidad de distribución y logística. Cada una de estas tareas tienen una característica básica: son psicológicamente completas, tienen significatividad por sí mismas al poder interpretarse un principio y un fin con entidad propia.

Si la organización opta por una agrupación primaria de tipo funcional, cada unidad incluirá una de esas tareas, pero la interdependencia de flujos de trabajo, que es la establecida entre las mismas, quedará desatendida. Recuérdese que la agrupación en unidades se basa en el principio de que todo lo que queda enmarcado organizativamente bajo una misma unidad tiende a estar mejor coordinado.

En la agrupación realizada en base al mercado o al producto/servicio, se agrupan todas las funciones en una misma unidad organizativa, de tal modo que la significatividad, la percepción de principio y fin de las tareas es aún superior: división de carbón, división de petróleos. No hace falta trasmitir a niveles jerárquicos superiores la mayor parte de los problemas que pueden surgir dentro de la unidad, todos los miembros de la misma, aunque realicen funciones diferentes, trabajan alrededor del carbón.

Interdependencias de procesos

Estas interdependencias reflejan las conexiones y necesidades de coordinación existentes entre funciones. Así, imaginemos la empresa del ejemplo anterior, agrupada en base a productos en división de carbón, división de petróleos... A un ingeniero de la división de carbón le podría ser muy útil compartir experiencias, conocimientos etc. con un ingeniero de la división de petróleos, ya que la naturaleza de su trabajo es muy similar, aunque sea alrededor de productos diferentes. Sin embargo, la agrupación por productos no facilita esta comunicación, ya que los aísla al priorizar el producto sobre el que trabajan en lugar de la función que desempeñan. Una agrupación funcional atendería mejor este tipo de interdependencias de proceso, pero relajaría la coordinación sobre las interdependencias de flujo. Vemos, por tanto, que la misión del diseñador no es sencilla, y debe tomar decisiones de priorización que siempre dejarán cabos sueltos. Sin embargo, cuenta con otras herramientas para minimizar esos efectos secundarios, como pueden ser los dispositivos de enlace (veasé Dispositivo de enlace) o los modelos matriciales (veasé Estructura organizativa matricial).

Interdependencias de escala

Puede ser necesaria la formación de unidades mediante la agrupación de puestos con la finalidad de alcanzar el tamaño suficiente para poder funcionar con eficiencia. Así, por ejemplo, las interdependencias de escala suelen ser muy importantes en las unidades de aprovisionamiento o mantenimiento. Los descuentos importantes por volúmenes de compra hacen que, aunque una empresa de confección tenga una agrupación por productos (por ejemplo, división de confección infantil, división de confección para mujer...) agrupe las compras de inputs en una unidad global de aprovisionamiento. Esto, sin duda, estimula la priorización de las interdependencias de proceso en esta unidad especializada en una función.

Interdependencias sociales

Estas interdependencias reflejan la naturaleza social, además de técnica, del trabajo. Las tres anteriores interdependencias, de naturaleza técnica, deben ser compatibilizadas con el hecho de que el trabajo lo realizan personas, y las personas tienen unas necesidades básicas de contacto con otros, que se podrían resumir en el siguiente principio: a la gente le gusta trabajar con aquellos con los que se lleva bien. Es decir, estas interdependencias condicionan la agrupación en unidades al plantear que, además de las interdependencias técnicas, el diseñador debe considerar las variables de convivencia grupal a la hora de decidir el criterio de agrupación. Así, por ejemplo, hay autores que plantean que agrupar a los trabajadores con criterios funcionales facilita su convivencia en el entorno laboral, ya que los iguala en cuanto a su formación previa y tipo de trabajo (todos los miembros de la unidad son ingenieros, o comerciales...). Estas investigaciones se basan en el supuesto de que las personas que eligen una misma profesión tienden a tener inquietudes parecidas y personalidad más afines, por lo que es más probable que se lleven mejor. Pero ¿qué hacer cuando esta agrupación funcional que prioriza las interdependencias sociales es incompatible con una agrupación por productos, que técnicamente puede ser más conveniente? Una vez más el diseñador tendrá que llegar a un compromiso.