Asignación de puesto de trabajo

¿En qué consiste la asignación de puesto de trabajo?

La asignación de puesto de trabajo se trata de la designación tanto de tareas como de puestos de los empleados dentro de una empresa (jerárquicamente), lo cual incluye, además de los empleados, a los diferentes recursos muebles e inmuebles, tales como máquinas, productos, etc. Al trabajador se le incluye siempre en un puesto de trabajo, esto es la asignación propiamente dicha.

La fundación de una compañía u organización, la creación de nuevos puestos de trabajo, la modificación de una estructura y la actualización de las remuneraciones son situaciones que llevan a desarrollar el análisis de puestos. En otras ocasiones, esta necesidad de llevar a cabo un análisis de puestos surge a partir de manifestaciones de los propios trabajadores, cuando no tienen claro qué tareas específicas les corresponden o cuando surgen conflictos de competencia y autoridad entre los empleados.

Entre los datos que se deben recopilar durante el análisis de puestos se encuentran las actividades y procesos del trabajo, las responsabilidades, las acciones físicas, la comunicación, las máquinas y herramientas utilizadas, los conocimientos necesarios, las normas y el contexto.

¿Qué proceso se lleva a cabo para la asignación?

La asignación del puesto de trabajo es el paso que se lleva a cabo tras el proceso de selección, tanto a nivel interno, mediante promoción o asignación definitiva, como a nivel externo, con los sistemas que se consideren más oportunos.

Normalmente se trata de la última etapa del proceso de empleo, que se implica con las actuaciones destinadas a determinar el perfil del puesto y de la persona, evaluar el potencial de desarrollo, inventariar los recursos humanos, gestionar la información recogida y establecer grupos de tratamiento diferenciados tales como la desvinculación, adecuación y continuidad, promoción y carrera de desarrollo, rotación interna.

Los procesos, a la hora de asignar un puesto de trabajo a una persona determinada, vienen precedidos por una serie de circunstancias que definen el puesto a grandes rasgos, para poder asignar con más o menos criterio a la persona y apreciar los rasgos esenciales que se buscan en la persona requerida. Lo ideal es que el puesto sea el punto de unión entre las características socio-técnicas de la organización y las personales de los trabajadores, por lo que la empresa, antes de asignar un puesto de trabajo, debería realizar un exhaustivo análisis donde queden definidas las características técnicas y humanas de cada puesto de trabajo y su situación en el organigrama de la empresa.

El análisis de los puestos es un procedimiento que forma parte de las tareas administrativas de una empresa y que consiste en la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales. Se trata de la recopilación, organización y evaluación de la información referente a un puesto de trabajo.

A partir de dicho análisis es posible decidir qué tipos de personas deben ser contratadas para ocupar los puestos de acuerdo a su capacidad y experiencia.

Una vez que se han planificado las necesidades de recursos humanos a corto, medio o largo plazo, y se ha detectado una o varias posiciones vacantes, se procede a reclutar, interna o externamente, el mayor número de candidatos idóneos para ocupar esos puestos, tras el correspondiente proceso de selección de personal. Los criterios en la iniciación del proceso de selección son principalmente tres:

• - Qué es lo que hay que hacer.
• - Quiénes son las personas más competentes para hacer esos trabajos.
• - Quién conviene que realice cada una de las tareas necesarias.

Con todo lo mencionado anteriormente, se conocerá:

• - Dónde se sitúa el puesto en la organización.
• - Por qué existe en la organización.
• - Sus funciones concretas.
• - Cómo se realizan dichas funciones.
• - Qué se le exige.

Sólo así se podrá hacer una buena selección y optar por el candidato con las competencias adecuadas para el desarrollo del trabajo en el puesto que le será asignado.

Una vez determinado el candidato más adecuado, se procede a su contratación laboral, así como a su socialización o integración en la empresa, que normalmente se realiza sólo cuando quien ocupa el puesto es de nueva incorporación a la empresa, aunque también existen casos particulares en los que, en virtud de los planes de desarrollo profesional y personal que la organización tenga establecidos, candidatos procedentes del reclutamiento interno se incorporan a un nuevo puesto de trabajo. Por lo general, se asigna temporalmente el puesto a la persona que, tras el proceso de selección que se cree, mejor pueda desempeñar su labor en ese puesto. A continuación se le asigna una trayectoria en una serie de puestos, en función de su desempeño, pudiendo ser horizontal o vertical, para asignar definitivamente un puesto a dicha persona.

En caso de que las deficiencias observadas en el grado de ajuste entre la persona y el puesto de trabajo sean difícilmente subsanables mediante las acciones antes propuestas, deberá asignarse a la persona a otro puesto de trabajo más acorde a su perfil individual de competencias.

Diferentes autores vienen a diferenciar y clasificar una adecuada asignación a siete áreas de tratamiento concreto de gestión del personal, como son: contratación, formación y desarrollo, consejo, evaluación del desempeño, compensación y beneficios y promoción interna. Todas ellas confluyen en la asignación del puesto de trabajo. En el siguiente gráfico se puede apreciar de manera más clara:

El buen conocimiento de los puestos de trabajo permitirá que cada persona esté colocada en un puesto adecuado según sus características personales, que cada operario esté preparado para responder a las exigencias de su trabajo y que, por lo tanto, el trabajo se realice en unas condiciones ambientes y de seguridad adecuadas. Todo esto sin obviar el salario, las ventajas sociales y el status del trabajador en el puesto asignado.

Una vez que al trabajador se le asigna un puesto de trabajo, si la elección ha sido la adecuada, el trabajador se sentirá motivado y satisfecho, por lo que puede producir un bien o servicio muy superior al de un trabajador desmotivado por estar en un puesto asignado que no es el adecuado para él.

Sin embargo, sucede lo contrario cuando el puesto ha sido asignado de manera incorrecta y el trabajador no reúne las competencias requeridas, ya que su rendimiento bajará mucho, teniendo como efectos colaterales una baja productividad y una más que posible repercusión en sus compañeros, que conducirá a un contaminado ambiente de trabajo.

Todo esto se deberá medir mediante indicadores de evaluación del desempeño, que nos permitirán saber cómo se está trabajando en el puesto asignado, que puede ser provisionalmente, temporalmente o de manera definitiva.

¿Qué normativa es aplicable?

Desde el punto de vista legal, la asignación del puesto viene definida en un Grupo, Nivel o Categoría profesional. Si bien hoy día la tendencia es la clasificación por grupos y no por categorías, de manera que se permita al empresario asignar la persona a un puesto de trabajo u otro en función de sus necesidades organizativas y así hacer mayor uso de las cualificaciones de sus trabajadores sin tener que hacer reestructuraciones constantemente.

En el artículo 22 del Estatuto de los Trabajadores (ET), se desarrolla el sistema de clasificación profesional. Este sistema de clasificación profesional o de grupos profesionales se establece mediante la negociación colectiva o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores.

La definición de estos grupos se ajustará a criterios y sistemas que tengan como objeto garantizar la ausencia de discriminación, tanto directa como indirecta, entre mujeres y hombres.

Por acuerdo entre el trabajador y el empresario, se asignará al trabajador un grupo profesional y se establecerá como contenido de la prestación laboral objeto del contrato de trabajo la realización de todas las funciones correspondientes al grupo profesional asignado o solamente alguna de ellas. En los casos en los que se desarrollen funciones propias de más de un grupo profesional, la equiparación se hará en virtud de las funciones que se desempeñen durante mayor tiempo.

Una vez asignado el puesto, este tiene unas condiciones de trabajo que no pueden ser modificadas si perjudican la formación profesional o menoscaban la dignidad del trabajador (artículo 50.1 del Estatuto de los Trabajadores, en relación con el artículo 41 del mismo texto legal).

Si la modificación es sustancial a nivel jornada, horario, trabajo a turnos, sistema de remuneración, sistema de trabajo y rendimiento o funciones (cuando excedan de los límites que para la movilidad funcional prevé el artículo 39 del Estatuto de los Trabajadores), se entenderán que estas causas contribuyen a mejorar la situación de la empresa a través de una organización más adecuada de sus recursos, que favorezca su posición competitiva en el mercado o una mejor respuesta a las exigencias de la demanda.

Estas modificaciones sustanciales podrán ser de carácter individual (las modificaciones de aquellas condiciones de trabajo de que disfrutan los trabajadores a título individual) o colectivo (las reconocidas a los trabajadores en virtud de acuerdo o pacto colectivo o disfrutadas por estos en virtud de una decisión unilateral del empresario de efectos colectivos).

El perjuicio derivado de dicha modificación debe afectar al derecho a la dignidad (si es deterioro social, personal o laboral del trabajador), a su intimidad o a su derecho a la promoción interna en la empresa.

La asignación de puesto de trabajo trae consigo, de manera inexorable, consecuencias legales, como son la movilidad funcional y geográfica.

Las últimas Relaciones de Puestos de Trabajo están siguiendo un criterio, entre otros, relativo a la disminución de las singularidades en los puestos de trabajo. Se intenta con ello que los Departamentos gocen de una mayor flexibilidad en la gestión de las personas que en ellos trabajan, si bien tal capacidad se desea que sea compatible con la estabilidad que se reclama desde instancias sindicales. Por ello, en una creación de unidades grandes en las que se incluyen todos los puestos de trabajo similares, se deben seguir unas instrucciones sobre cómo se debe proceder para asignar tareas o destinos concretos dentro de cada unidad concreta.

Las medidas de modificación de la relación de puestos de trabajo (sustituyendo en los puestos no singularizados los destinos vinculados a centros de trabajo, oficinas o tareas concretas por destinos en agrupaciones, así como las modificaciones legales y la creación normativa de las figuras de redistribución y reasignación de efectivos, movilidad por cambio de adscripción y readscripción de puestos de trabajo, etc.), posibilitan una mayor flexibilidad en la gestión de los medios humanos y su mejor adaptación a las cambiantes necesidades de la organización.

Todas esas medidas introducen como factor estratégico de gestión la movilidad.

Para hacer compatible dicha movilidad con la seguridad de los empleados, es necesario regular de una manera precisa las condiciones de tal movilidad.

El hecho de que el nivel mínimo de agregación de las relaciones de puestos de trabajo sea la unidad, y que este mínimo sólo sea de aplicación a los puestos con características que los singularizan, permite que todo el personal de un tipo (por ejemplo, auxiliares administrativos, administrativos, limpiadoras, educadores, etc.) formen la unidad o servicio sin especificarse la oficina o lugar concreto de trabajo.

Según el artículo 50 del Estatuto de los Trabajadores, las causas justas por las que el trabajador puede solicitar la extinción del contrato por voluntad propia son: las modificaciones sustanciales en las condiciones de trabajo llevadas a cabo sin respetar lo previsto en el artículo 41 y que redunden en menoscabo de la dignidad del trabajador; la falta de pago o retrasos continuados en el abono del salario pactado; o cualquier otro incumplimiento grave de sus obligaciones por parte del empresario, salvo los supuestos de fuerza mayor, así como la negativa del mismo a reintegrar al trabajador en sus anteriores condiciones de trabajo en los supuestos previstos en los artículos 40 y 41, cuando una sentencia judicial los haya declarado injustificados.

En todos estos casos, el trabajador tendrá derecho a las indemnizaciones señaladas para el despido improcedente.

Por otro lado, en el artículo 39.3 se detalla que el trabajador tendrá derecho a la retribución correspondiente a las funciones que efectivamente realice, salvo en los casos de encomienda de funciones inferiores, en los que mantendrá la retribución de origen. No cabrá la posibilidad de invocar como causa de despido objetivo la ineptitud sobrevenida o la falta de adaptación en los supuestos de realización de funciones distintas de las habituales como consecuencia de movilidad funcional.

El cambio de funciones distintas de las pactadas requerirá el acuerdo de las partes, o en su defecto, el sometimiento a las reglas previstas para las modificaciones sustanciales de condiciones de trabajo o a las que a tal fin se hubieran establecido en convenio colectivo.

La movilidad funcional en la empresa se efectuará de acuerdo a las titulaciones académicas o profesionales precisas para ejercer la prestación laboral y con respeto a la dignidad del trabajador.

La realización de funciones, tanto superiores como inferiores, no correspondientes al grupo profesional sólo será posible si existen, además razones técnicas u organizativas que la justifiquen y por el tiempo imprescindible para su atención. El empresario deberá comunicar su decisión y las razones de esta a los representantes de los trabajadores.

En el caso de encomienda de funciones superiores a las del grupo profesional por un periodo superior a seis meses durante un año u ocho meses durante dos años, el trabajador podrá reclamar el ascenso, si a ello no obsta lo dispuesto en convenio colectivo o, en todo caso, la cobertura de la vacante correspondiente a las funciones por él realizadas conforme a las reglas en materia de ascensos aplicables en la empresa, sin perjuicio de reclamar la diferencia salarial correspondiente. Estas acciones serán acumulables.

En caso de negativa de la empresa, y previo informe del comité o, en su caso, de los delegados de personal, el trabajador podrá reclamar ante la jurisdicción social.