Concepto
El ciclo contable es un conjunto de fases de la contabilidad que se repiten de forma ordenada y sistemática en cada ejercicio económico/contable, durante la vida de una empresa, y que dan lugar al registro de todos los hechos contables que se han producido en la empresa durante un ejercicio económico.
La finalidad de este proceso es preparar la información acerca de los resultados obtenidos en dicho ejercicio y de la situación económico-financiera y patrimonial al término del mismo.
La información contable del ejercicio se muestra mediante estados financieros —Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo— que resumen la situación económico-financiera y patrimonial de la empresa y que queda agrupada en las Cuentas anuales. Esta información cuantitativa se completa con la Memoria, estado en el que se recoge información cualitativa de las operaciones realizadas por la empresa.
En el cuadro siguiente se muestra la relación existente entre ejercicios económicos y el ciclo contable.
Fases del ciclo contable
El ciclo contable es un proceso que se estructura en las siguientes fases:
Apertura o inicio de la contabilidad
Al comenzar el ejercicio se realiza un Inventario inicial, recogido en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que sirve para iniciar el proceso contable con un asiento de apertura. Este asiento es simétrico al asiento de cierre que se inscribió en el Libro Diario el último día del ejercicio anterior, asegurando de esta manera la continuidad de un ejercicio a otro. El asiento de apertura permite dotar de los saldos correspondientes a los distintos elementos del activo, pasivo y neto, de manera que también se inician las anotaciones en el Libro Mayor (véase “Apertura contable”).
Fase de desarrollo o registro de operaciones del período
Esta fase va desde la apertura hasta el cierre del ejercicio registrando cronológicamente todos los hechos contables que se produzcan en el Libro Diario y en el Libro Mayor (véase “Hecho contable”). A través de los llamados asientos de gestión se contabiliza cualquier hecho contable que afecte a la empresa desde el punto de vista económico o financiero. Así, en los libros contables, quedan reflejadas todas las operaciones que la empresa realice con el mundo exterior.
Balance de comprobación
La legislación vigente obliga a realizar, al menos, trimestralmente, un balance de comprobación de sumas y saldos. Este balance permite tener un listado de todas las cuentas que han experimentado movimientos a lo largo de un período determinado y de sus respectivos saldos (deudores o acreedores). Además sirve para comprobar si las operaciones se han registrado adecuadamente en los libros contables. (véase “Balance”).
Estimaciones y correcciones contables
El objetivo de esta fase es ajustar la contabilidad a la realidad del período de manera que la información contable refleje la imagen fiel de la empresa durante el mismo (véase “Periodificación”, “Amortización contable”, y “Deterioro”). También en esta fase, y antes de calcular el resultado, deberá ajustarse el saldo de las existencias a través de los asientos correspondientes (véase “Variación de existencias”).
Cálculo de resultados y cierre de la contabilidad
Esta fase consta de dos pasos:
- 1. Regularización: Este proceso permite calcular el resultado del ejercicio mediante el cierre de las cuentas de gestión —cuentas de gastos y cuentas de ingresos— (véase “Regularización”). Esta información se vuelca en la Cuenta de pérdidas y ganancias.
- 2. Asiento de cierre: Con esta operación se cierran todas las cuentas patrimoniales —cuentas de activo, cuentas de patrimonio neto y cuentas de pasivo— (véase “Asiento de cierre”). Con la información de este asiento se elabora el balance final, que será el inicial del ejercicio siguiente.
Formulación de las cuentas anuales
En estos estados contables se sintetiza y resume la información contable que será útil para la toma de decisiones de los usuarios (véase “Cuentas anuales”).
El ciclo contable en empresas comerciales, industriales y de servicios
Los sistemas contables varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, el tamaño de la entidad, las operaciones que realiza, el volumen de datos a manejar y la demanda de información de los usuarios.
Las fases del ciclo contable son idénticas, independientemente del tipo de empresa que lo esté llevando a cabo. Sin embargo, la gran diferencia se encuentra en el ciclo de explotación de cada una de ellas, lo que conlleva que se produzcan ciertos tratamientos contables específicos para cada tipo de empresa.
Una empresa comercial es aquella que vende existencias que previamente ha adquirido, sin que exista una transformación intermedia de las mismas. Su objeto principal de tráfico es, pues, la compra-venta de mercaderías, siendo una mercadería, según el Plan General de Contabilidad, “cualquier cosa adquirida por la empresa y destinada a la venta sin transformación”.
Una empresa industrial se dedica a la elaboración del producto que, una vez terminado, se destina a la venta. En estas empresas se produce una transformación de materias primas y otros materiales en un producto apto para la venta, y ello tiene lugar durante el proceso productivo.
Una empresa de servicios se dedica a la prestación de servicios a otras empresas o particulares.
En las empresas comerciales y en las de servicios el ciclo de explotación es más simple. El ingreso principal estará constituido por la venta de mercaderías, en el primer caso, y por la prestación de servicios en el segundo.
Las empresas industriales presentan, en cambio, un ciclo de explotación más complejo ya que deben adquirir ciertos elementos incorporables al proceso productivo y someterlos a una transformación para obtener los productos que la empresa ha de vender. Su ingreso principal es la venta de productos terminados, pero para ello deben registrarse antes las compras de diversos materiales (materias primas, materiales auxiliares, elementos incorporables, otros aprovisionamientos, ...), su proceso de transformación —con productos en curso, semiterminados, subproductos, residuos, etc.— y los consiguientes inventarios de las diferentes existencias.
Teniendo en cuenta lo anterior, las demás operaciones que puedan realizarse en el ámbito empresarial, se contabilizan de igual manera, independientemente del tipo de empresa.