Assessment center

¿En qué consiste el assessment center?

Esta metodología, conocida en castellano como centro de evaluación, se basa en la ejecución por parte de los candidatos de una serie de tareas o ejercicios relacionados con el puesto o puestos de trabajo a cubrir; entre los cuales y para que realmente pueda considerarse como assessment centerdebe incluir: uno o varios ejercicios de simulación, sobre situaciones reales a las que los candidatos tendrán que enfrentarse en el caso de lograr el puesto de trabajo y, que además la realización de estas simulaciones deberán ser observadas por un grupo de evaluadores-directivos de la propia empresa, técnicos y consultores externos; especialistas en diversas materias —especialmente cualificados en esta metodología.

¿Cuáles son sus antecedentes y ámbito de aplicación?

Los puestos de trabajo y en particular los directivos no consisten en la mera realización de una serie de funciones y tareas más o menos estandarizadas, lo que en su caso quedaría relegado para puestos de línea u operativos. Para desempeñar un puesto de dirección actualmente hay que tener en consideración una serie de elementos que tradicionalmente no eran necesarios y por tanto no se tenían en cuenta ni en los procesos de selección de candidatos internos ni de candidatos externos, tales como: la motivación, el carácter, la capacidad de liderazgo, la capacidad de comunicación, la solución de problemas, la toma de decisiones, la orientación al cliente, el trabajo en equipo, etc.; competencias todas ellas muy difícil por no decir casi imposibles de evaluar en un candidato a ocupar un puesto directivo o un puesto clave en la organización, por los métodos tradicionales de selección de personal.

Aunque este problema parezca relativamente reciente y consecuencia de las nuevas tendencias del management, no es así. Ya durante la Segunda Guerra Mundial los psicólogos del ejército estadounidense se plantearon este problema a la hora de diseñar las técnicas de selección de personal y los criterios que deberán utilizar para seleccionar a los futuros mandos de sus fuerzas armadas. La solución al problema que se les planteó fue desarrollar una nueva metodología que denominaron assessment center y que básicamente consistía en incluir entre las pruebas de selección para los futuros mandos de su ejército una serie de ejercicios entre los cuales se incluían una serie de pruebas de simulación, de situaciones reales a las que tendría que enfrentarse un mando del ejército. Y que eran observadas y posteriormente evaluadas por un grupo de observadores que desempeñaban o habían desempeñado puestos de mando con éxito en la conflagración mundial, en base a la conducta seguida y toma de decisiones de los candidatos ante situaciones complejas pero reales que se les podía presentar en un puesto de mando.

Una vez terminada la contienda, esta metodología de carácter militar, al igual que otras muchas, fue incorporada como técnica de selección y evaluación del potencial a las empresas norteamericanas. Actualmente se continúa utilizando a nivel mundial, pero lo habitual es que sólo se aplique para puestos directivos.

Normalmente sólo se utiliza esta metodología con candidatos internos de la empresa a ocupar puestos directivos en la misma dado el elevado coste económico y de tiempo que conlleva esta técnica; aunque, diversos estudios han probado el alto grado de validez para estimar el rendimiento futuro en el puesto de trabajo, como consecuencia de las numerosas variables que se avalúan en la realización del assessment center. Y, sobre todo, las relacionadas con el liderazgo. Cabe señalar que el alto coste económico de la aplicación de esta metodología de selección es consecuencia de varios factores que pasamos a exponer.

En primer lugar, las empresas, normalmente no cuentan entre sus instalaciones con un Centro de Evaluación, lo que requiere que haya que proceder a alquilar un local, normalmente un hotel o centro de empresas que disponga de la infraestructura adecuada para la aplicación de esta técnica. (De todas formas, es aconsejable realizar este tipo de pruebas fuera del entorno habitual de trabajo de los candidatos con la finalidad de evitar las interferencias propias del mismo en estos). Por otra parte, la duración de este proceso suele ser de dos a cuatro jornadas de trabajo y, es aconsejable realizarlas en régimen de retiro, que incluya comidas y cenas de los observadores con los candidatos con el fin de que estos avalúen en las mismas las conductas sociales de los candidatos ya que este tipo de reuniones, comidas o cenas de trabajo formarán parte habitual de las jornadas de trabajo de un directivo.

Respecto a los observadores, como ya hemos comentado, es conveniente que algunos sean directivos de la empresa ya que estos son los que mejor podrán evaluar el encaje persona-puesto-organización, pero además deben participar evaluadores externos en otros ámbitos del conocimiento en áreas de organización, planificación, toma de decisiones, liderazgo, etc. y por último esta metodología suele aplicarse simultáneamente a un grupo de cinco o seis candidatos con el objetivo de proceder a realizar comparaciones entre los mismos.

¿Cuáles son las fases o etapas de un assessment?

La utilización de esta metodología requiere una planificación previa muy exhaustiva y compleja, ya que en primer lugar se debe realizar un análisis previo de la empresa, de sus objetivos de negocio a medio/largo plazo, de las estrategias empresariales que se implementarán, de la misión, visión y valores de la empresa. Variables éstas, que una vez parametrizadas y ponderadas nos permitirán establecer los criterios de evaluación en lo que respecta al ajuste persona-organización en el futuro.

Tomando esto como base se procederá a describir el puesto o los puestos de trabajo vacantes o de nueva creación que tendremos que cubrir. (Conviene matizar que en algunas ocasiones las empresas recurren a esta metodología para, entre una serie de candidatos ya preseleccionados, asignarles al puesto al que más se ajusten). Siempre teniendo en cuenta cuál será la evolución futura del puesto en la organización, así como su proyección en la misma. Además, será imprescindible elaborar el perfil de competencias requeridas para el correcto desempeño en el puesto, e identificar las dimensiones y los predictores del rendimiento en el mismo.

En base a los criterios preestablecidos de encaje persona-organización y persona-puesto de trabajo se procederá de determinar, o en su caso a diseñar, las pruebas específicas de evaluación que utilizaremos en al Assessment.

A continuación, pasaremos a formar a los observadores que participarán en el mismo y a establecer los criterios y parámetros comunes y normalizados de evaluación. Seguidamente se elegirá el lugar de realización del mismo, así como se establecerá la duración de este.

¿Qué pruebas se utilizan en un assessment center?

No hay una serie de pruebas estandarizadas que formen parte de un programa de Assessment, ya que estas pueden y deben variar en función de las características del puesto de trabajo de que se trate, y al igual que en cualquier proceso de selección deben determinarse en función de los requisitos que se exigirá para el correcto desempeño del mismo, como ya hemos comentado en el apartado anterior.

Es conveniente recordar que para que realmente pueda hablarse de metodología de Assessment center, entre las pruebas que se apliquen tienen que incluirse una serie de ejercicios de simulación de situaciones reales a las que tendrá que enfrentarse el candidato en el puesto de trabajo al que aspira; por tanto estas pruebas deben ser lo más reales posibles, de forma tal que su ejecución por pare del candidato permita a los observadores, especialmente cualificados y entrenados en esta metodología, observar las respuestas de los candidatos para posteriormente analizar éstas, discutirlas en comité y emitir su informe. Cabe matizar que cuando hablamos de rendimiento en el futuro puesto de trabajo al que aspiran los candidatos no nos referimos única y exclusivamente a la realización de una serie de funciones y/o tareas ejecutadas de forma aislada, sino que nos referimos al desempeño en el puesto de forma global, considerando el puesto, la empresa y su entorno empresarial que la rodea, y por tanto la condiciona; aspectos que sólo de pueden evaluar mediante la metodología del Assessment que contempla todas estas variables de forma conjunta y no aislada, como normalmente se hace con otras técnicas de selección.

Esta técnica incluye una gran variedad de ejercicios de simulación, con diversas alternativas o escenarios para su ejecución por parte del candidato y, que son puntuables desde diversos puntos de vista, de aquí, el número y la cualificación de los evaluadores. Por otra parte, la diversidad de pruebas utilizadas contempla el paso, por parte de los candidatos, de una situación a otra totalmente diferente e incluso opuesta, lo que permite a los observadores la flexibilidad y la capacidad de adaptación de éstos ante nuevas situaciones. Además, como ya se indicó, estas sesiones suelen realizarse en régimen residencial, lo que a su vez permite evaluar en los mismos cómo interactúan entre ellos, competidores por un puesto de trabajo, durante un periodo de convivencia en situación de tensión.

A continuación vamos a exponer brevemente en qué consisten y qué objetivos tienen las principales pruebas que suelen incluirse en un proceso de Assessment center:

Ejercicios de simulación.

Como ya se ha dicho, son la base de la metodología del Assessment center, y si no se incluyen entre las pruebas a realizar, realmente no podemos considerarla como tal metodología. En estos ejercicios se les solicita a los candidatos que realicen una serie de casos o supuestos que simulan actividades propias del puesto al que optan, y que además reflejan situaciones críticas a las que tendrán que enfrentarse. Entre estos cabe destacar:

• — Bandeja o bandeja de asuntos. A partir del supuesto de que el candidato ya logre el puesto al que aspira, se le entrega un "bandeja" con diversos documentos relacionados con las funciones habituales del puesto, por ejemplo correspondencia de clientes y/o proveedores, peticiones de información por parte de la dirección, solicitud de vacaciones, ascensos, cursos de formación por parte de las personas a su cargo, solicitar el traslado o despido de un trabajador, llamadas telefónicas, etc. a partir de estos datos tiene que dar respuesta a todos los asuntos pendientes, organizarse en función del nivel de prioridad que conceda a cada tema si fuese una situación real; tomar decisiones, delegar lo que considere en sus subordinados, etc. en función de cómo responda a estas situaciones los observadores evaluarán en los candidatos su capacidad y rapidez de respuesta, el manejo de situaciones complejas, su capacidad de observación, la eventualidad de sus respuestas, cómo gestiona su respuesta, etc.
• — Ejercicio de la agenda. Es una de las pruebas que más se utiliza en los centros de evaluación y que consiste en una variedad de los ejercicios de bandeja, pero en este caso, como su nombre indica, centrado exclusivamente en la organización de la agenda de un directivo. Incluye diversas simulaciones relacionadas con la solución de problemas habituales de un directivo con su agenda de trabajo. La realización de estos ejercicios permite a los observadores evaluar en los candidatos cómo afrontan situaciones cotidianas en las que tienen que establecer prioridades, cómo organizan su tiempo de trabajo, la calidad y cantidad de decisiones, etc.; lo que revela capacidades y habilidades de los candidatos que en otro tipo de pruebas no se pueden apreciar.
• — Redacción de informes. A los candidatos se les solicita que a partir de determinados materiales escritos relacionados con la empresa y el puesto de trabajo al que optan en particular, analicen la documentación y redacten un informe con las consideraciones que éstos consideren oportunas, en un tiempo limitado para tal efecto. Este informe en unos casos lo tendrán que exponer en público, argumentando y/o debatiendo sus respuestas y en otros no. La finalidad de este tipo de ejercicios es que los observadores puedan evaluar en los candidatos su capacidad analítica, tipo de razonamiento utilizado, capacidad de comunicación escrita y en su caso, capacidad de comunicación verbal, comunicación no verbal, capacidad de argumentación, etc.
• — Presentación oral. Esta es una prueba suplementaria de la anteriormente expuesta o complementaria a ésta, si como se comentó se incluye en ella su exposición verbal. Consiste en solicitar a los candidatos que a partir de un determinado tema, bien facilitado por los observadores, relacionado o no con expuesto de trabajo y la organización en particular o bien de libre elección por parte de los candidatos y, en un tiempo previamente limitado expongan en público —observadores y resto de los candidatos el tema. Normalmente se suele dar la posibilidad a los candidatos de que apoyen su exposición con materiales complementarios y transparencias en power point o herramientas equivalentes. Los observadores tratan de evaluar en los candidatos: cómo logran captar la atención de sus oyentes; su capacidad de exposición verbal y no verbal (o lenguaje simbólico); cómo se ajustan o distribuyen el tiempo concedido para realizar la presentación; su capacidad de respuesta a las preguntas de los observadores y en su caso a la de sus competidores; etc.
• — Role Playing. Básicamente esta prueba consiste en asignar a los candidatos —actores implicados— roles o papeles relacionados o no, con el puesto de trabajo y, tras un breve periodo de tiempo para la preparación del personaje asignado, hacen una intervención ante los observadores; que tratarán de evaluar en el candidato las conductas y estrategias utilizadas para alcanzar los objetivos asignados a su papel.
• — Dinámicas de grupo. Este tipo de prueba, normalmente utilizada en los procesos de selección de personas también se suelen incluir como parte el proceso de Assessment center. Lo más habitual es que se solicite a los candidatos que a partir de la lectura de un determinado tema o problema; relacionado o no con la actividad de la empresa y el puesto de trabajo, llegue a un acuerdo con los demás candidatos sobre la cuestión planteada en un determinado plazo de tiempo. Los observadores toman nota de la actuación de los candidatos; moderan o no la reunión del grupo; analizan la actuación de cada uno de ellos y principalmente tratan de evaluar su manera de interactuar con el grupo; su capacidad de liderazgo, de empatía, de argumentación; sus dotes de persuasión, etc.
• — Tests psicológicos. Actualmente en el supuesto de incluirlos como parte de proceso de Assessment su objetivo es obtener información complementaria sobe los candidatos relativa a aspectos de su personalidad, habilidades sociales, actitudes, etc.; la finalidad de su utilización suele ser para verificar y confirmar lo observado por los evaluadores sobre estos aspectos de los candidatos.

Por último y para dar por finalizado el Assessment center procederá a la puesta en común de las evaluaciones realizadas por los observadores sobre cada uno de los candidatos que han participado en el mismo y a la elaboración de un informe de resultados y recomendaciones oportunas sobre la idoneidad o no de cada uno de estos.

A ser posible, ya que en situaciones reales es muy difícil y complejo, lo ideal sería proceder a verificar los resultados del candidato o candidatos seleccionados, a medio plazo, en su nuevo puesto de trabajo para así validar los pre- doctores previamente establecidos sobre el rendimiento en el puesto al inicio del proceso y, en su caso, proceder a realizar los ajustes oportunos.