Auditoría sociolaboral

¿Qué antecedentes y qué se entiende por auditoria sociolaboral?

La palabra auditoría procede del término inglés audit y lo representa en contabilidad el censor jurado de cuentas, que es un revisor de cuentas colegiado y por tanto autorizado para esta función.

La actividad del auditor contable-financiero surge en el siglo XIX como un exponente más de la revolución industrial. A finales del siglo XIX se establece en Gran Bretaña la obligación para las sociedades mercantiles de utilizar un sistema de contabilidad ordenado, con la finalidad de prevenir errores y fraudes. Posteriormente esta actividad se extendió a EEUU, donde se crea el Instituto de Auditores en 1916. En España la actividad de auditoría nace en el año 1942 con la constitución del Instituto de Censores Jurados de Cuentas.

La expresión auditoría sociolaboral ha surgido de manera progresiva por diferentes vías, entre otras:

• - Fuente de aplicación del Derecho del Trabajo.
• - Obligación IRPF, Seguridad Social: Cuota patronal y obrera.
• - Deseo de conocer y verificar los costes sociales salariales.
• - Creciente importancia del factor humano como recurso estratégico.
• - Descentralización y delegación de funciones en el directivo de línea.
• - Desarrollo de los sistemas de información de recursos humanos.

Asimismo, la existencia de concepciones diferentes sobre la materia a auditar y la metodología a emplear lleva a que no exista un término normalizado. Así, se habla de:

• - Auditoría social.
• - Auditoría de personal.
• - Auditoría de recursos humanos.
• - Auditoría sociolaboral.

La auditoría sociolaboral es un procedimiento de análisis relativamente reciente. Las primeras aplicaciones concretas a empresas datan de primeros de los años 80.

Mientras que en la auditoría contable o financiera el aspecto de control es consustancial con los objetivos de la misma, en la auditoría sociolaboral el análisis no se puede quedar en el mero control.

La evaluación es esencial en el concepto de auditoría sociolaboral. El auditor ha de profundizar y comprender las diferencias o desviaciones que existen entre lo realizado y lo previsto, tratando de explicar las causas y posibles soluciones. Por ejemplo, no basta con constatar que el índice de absentismo es del 10%, sino que es preciso analizar las causas que lo motivan y proponen las medidas correctoras pertinentes.

Los aspectos que diferencian la auditoría sociolaboral de la contable se pueden enmarcar tanto en:

• - Campo de actuación:
  • a) Dominado por lo cualitativo.
  • b) El dato numérico, el ratio, el parámetro ha de ser interpretado, y esta interpretación, además de delicada, admite controversias y discrepancias.
• - Metodología: Respecto a la metodología y procedimientos a utilizar en la auditoría sociolaboral, el auditor utilizará en muchos casos técnicas y métodos que pertenecen a las ciencias sociales:
  • a) Entrevistas.
  • b) Encuestas de opinión.
  • c) Quejas.
  • d) Niveles de satisfacción.

¿Cuál es el objeto de la auditoría?

Deberá ser realizada por un auditor sociolaboral, mediante la emisión del correspondiente informe y con sujeción a los requisitos y formalidades establecidos en las normas técnicas de auditoría.

La finalidad principal de la auditoría es contribuir a la eficacia de la empresa; por tanto, estudia los hechos en función de su contribución al desarrollo de la empresa (eficiencia económica) y en función de satisfacer las necesidades y aspiraciones del personal (eficiencia social).

Esto conlleva que tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos:

• - Cuantitativos: Efectivos, costes.
• - Cualitativos: Comunicación, cualificaciones.
• - Psicológicos: Motivación, calidad de las relaciones.

Además, debe responder a varios objetivos que le son fijados por la dirección, como son:

• - Un mejor control.
• - Diagnóstico de las causas y de las consecuencias de los problemas que surjan en la función de personal.
• - Un dominio de los costes salariales y sociales.
• - Una mejor preparación o información para la toma de decisiones.

Por tanto, es también una herramienta de previsión, ya que intenta disminuir los riesgos futuros, mejorar la imagen social y la contribución de la función de recursos humanos a la eficacia general de la empresa. Al ser su objetivo la función de personal, los resultados obtenidos en materia social (resultados cualitativos) son más difíciles de interpretar que en otras materias, por ejemplo, contabilidad. La auditoría sociolaboral puede venir referida a:

• - La función de personal en su conjunto: Reclutamiento, formación, masa, etc.
• - A una parte del personal: Absentismo, rotación, trabajo a tiempo parcial, etc.

¿Por qué se caracteriza la auditoría sociolaboral?

• - Es una actividad en la que se estudian y revisan aspectos laborales y de seguridadsocial o grupo de empresas.
• - Debe realizarse por personas externas e independientes de la sociedad o sociedades auditadas.
• - Es sistemática; el resultado no es al azar, sino se extrae de un análisis minucioso, ordenado y planificado.
• - Es objetiva en base a evidencias objetivas a través de las cuales el auditor avala sus conclusiones.
• - Se realiza mediante técnicas de revisión y verificación.
• - Es útil para todas las empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes.
• - El informe de auditoría siempre tiene como destinatarios a los órganos de dirección de la empresa auditada.

¿Qué situaciones requieren una auditoría sociolaboral?

La propia naturaleza de las relaciones sociolaborales, en muchas ocasiones, conlleva una colisión de intereses que con demasiada frecuencia termina en conflicto. Por otra parte, también ocasionan desconfianza y recelo, tanto entre los propios miembros de la organización como con terceras personas. Por ejemplo, desde el punto de vista externo:

• - Las Administraciones públicas no confían que el empresario cumpla adecuadamente con sus obligaciones fiscales, de Seguridad Social y de seguridad e higiene y en todo lo referente a jornadas de trabajo y periodos de vacaciones.
• - En materia de empleo, la convivencia entre trabajadores y empresarios conlleva bastantes expedientes de prestaciones por desempleo.
• - Otra situación la constituyen aquellos expedientes de regulación de empleo que, basándose en razones económicas o tecnológicas, reducen la plantilla.

Desde el punto de vista interno de la empresa la auditoría supone:

• - Posible mejora de los procesos productivos.
• - Reducción de costes.
• - Mejor calidad.
• - Rentabilidad.

En ocasiones se ignora la calidad y eficacia de los propios directivos de la organización, ya que los resultados globales no muestran ni la calidad ni la eficacia de la gestión, ni ponen en evidencia la bondad de los métodos y procedimientos utilizados, ni las posibilidades de mejora y perfeccionamiento de estos.

Cada día son más frecuentes las fusiones y adquisiciones de empresas, donde previamente se deben analizar y detectar posibles defectos en los procedimientos y cumplimiento de normas, así como posibles disfunciones en materia de organización, estructuras salariales, etc.

Por otra parte, está la repercusión que sobre los resultados empresariales tiene el clima laboral que se dé en la empresa (costes ocultos).

En un futuro próximo, la auditoría sociolaboral será una disciplina indispensable para la empresa, cuyos usos y procedimientos tendrán que normalizarse, al igual que ya sucedió con la auditoría de prevención de riesgos laborales.

¿Qué normativa se aplica?

El objetivo de la auditoría de las normas jurídico-laborales es comprobar el grado de cumplimiento de las mismas, revisando documentación acreditativa, detectando posibles irregularidades, analizando estas y estableciendo la matriz de riesgos de la posición de la empresa respecto a estos aspectos, así como las sanciones que la infracción de esta normativa conlleva, asesorando sobre las medidas correctoras a aplicar. Sus áreas de trabajo son:

• - Documentación obligatoria para la constitución y apertura de la empresa.
• - Contratación e Incorporación del Personal.
• - Prevención de Riesgos Laborales.
• - Otros aspectos.

Documentación obligatoria

El auditor debe verificar que existen y están correctamente diligenciados, y en su caso actualizados, los siguientes documentos:

• - Comunicación de apertura de Centro e inicio de actividades a la Autoridad laboral.
• - Existen distintas peculiaridades para comunidades de bienes, comunidades de propietarios, asociaciones y sociedades cooperativas, que deberán tenerse en cuenta.
• - Que la actividad de la empresa sea coincidente con el objeto social establecido en la estructura de constitución de la sociedad, con los epígrafes del Impuesto sobre Actividades Económicas (modelo 840, en su caso, y 036), con el código de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (desde el 2009) y adscripción al sector y convenio comercio colectivo.
• - Pólizas de cobertura de las contingencias de accidente de trabajo y enfermedades profesionales con especial referencia a los correspondientes epígrafes de cotización.
• - Libros de matrícula.
• - Libro de visita de la Inspección de trabajo de cada uno de los centros de trabajo debidamente diligenciados por la autoridad laboral competente, así como las anotaciones efectuadas por la Inspección de trabajo, en caso de que se hayan realizado.
• - Expedientes personales actualizados. Tenencia y acceso a la información.

Contratación e incorporación del personal

El auditor debe comprobar que se han realizado, existen y están debidamente cumplimentados y actualizados los siguientes trámites y/o documentos:

• - Cumplimiento de normas y procedimientos previos a la contratación ante el Instituto Nacional de Empleo (INEM), para los casos perceptivos y/o procedimientos acordes.
• - Documentos de afiliación, altas, variaciones y bajas en la seguridad social de todos y cada uno de los trabajadores tanto en cuanto a su existencia y tenencia como a la cumplimentación y actualización.
• - Las correspondientes anotaciones en el libro de matrícula y las firmas previas al inicio del trabajo (el libro de matrícula ya no es obligatorio).
• - Contratos de trabajo realizados de acuerdo con la normativa laboral vigente.
• - Copias básicas de información a la representación legal de los trabajadores y las copias a los trabajadores, así como las respectivas prórrogas de contrato.
• - Comprobar que el tipo de contrato, los períodos de prueba pactados y los plazos de los posibles preavisos se ajustan a las normas establecidas en el convenio colectivo aplicable, así como a otras normas de aplicación preceptiva, Estatuto de los trabajadores, etc.
• - En caso de que existan contratos temporales, verificar las limitaciones que existen respecto a la realización de estos cuando se hayan producido despidos improcedentes anteriormente, según los plazos señalados por la legislación vigente, y la posible transformación de estos en indefinidos por el incumplimiento de las citadas normas.
• - Prestar especial atención a los contratos de alta dirección y sus cláusulas de blindaje, revisión de otra forma de contratación y/o prestación de servicios, sus características, posibilidades de repercusión laboral, obligación y responsabilidades sociales diferidas, etc. Comprobar que el calendario laboral está expuesto en todos los centros de trabajo en lugar visible para los trabajadores y en el mismo constan todos los datos precisos.
• - Especial atención a los contratos de trabajo de extranjeros, ya que es necesario aportar documentación diferente.

Prevención de riesgos laborales

Dada la gran importancia que ha adquirido este tema a partir de la aprobación de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, y sobre todo después de la publicación de su desarrollo, es un tema que requiere un tratamiento especial, debido, entre otras circunstancias, a la obligatoriedad de la auditoría de prevención de riesgos laborales en muchos casos.

Otros aspectos

Al menos en una auditoría sociolaboral debe verificarse la posible concentración de servicios de prevención y sus documentos: Elección de delegados (número, características, créditos horarios, etc.) y designación de trabajadores (número, cualificación, medios, etc.).

Es necesario evaluar los riesgos y sus medidas, para lo que se debe crear un Comité o Comités de Seguridad e Higiene; se debe tener acceso al contenido de sus cartas, acuerdos adoptados, quejas y reclamaciones de los trabajadores, etc.

La comprobación de las instalaciones también resulta primordial en este caso: Condiciones ambientales (temperatura, nivel de ruido, etc.); vestuario, calzado, medidas de protección, etc.

Deberá verificarse la documentación general de información sobre Prevención de Riesgos Laborales, específica de puestos y colectivos, materiales, manejo y herramientas, etc., así como aspectos sobre formación obligatoria en Prevención de Riesgos Laborales.

En cuanto a medidas, deberán verificarse:

• - Las medidas establecidas por la dirección en relación a comprobar si los trabajadores cumplen las normativas vigentes en materia de Prevención de Riesgos Laborales, así como que hacen el adecuado uso de los medios de protección puestos a su alcance.
• - Las medidas de emergencia y planes y/o dispositivos de evacuaciones y primeros auxilios.

En relación al servicio médico de empresa, el auditor debe verificar y comprobar que la empresa dispone del servicio médico correspondiente, según la normativa legal vigente; que este realiza las funciones y tareas establecidas en la misma, así como que dispone de los medios, infraestructura y equipos y material sanitario necesarios. También debe evaluar la suficiencia de:

• - La plantilla sanitaria y auxiliar; sus contratos, horarios y retribuciones.
• - La correcta cobertura de períodos de descanso y vacaciones de la misma, así como sus suplencias en caso de fuerza mayor, por ejemplo, bajas por enfermedad, causas previstas en Convenio Colectivo, etc.
• - Estado de conservación de infraestructuras, equipos y material sanitario con los que cuenta.
• - Estudios y revisiones médicas realizadas.
• - Frecuencias y horarios de consulta.
• - Análisis de las causas y frecuencia de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, así como de las medidas establecidas para su prevención.
• - Medidas adoptadas para el seguimiento de bajas médicas que probablemente estén cubriendo un posible absentismo laboral.
• - Estudio y análisis de las actas de las reuniones de las diversas comisiones de seguridad e higiene en las que participa el servicio médico, así como verificación de que los acuerdos adoptados en las mismas se han llevado a cabo en tiempo y forma; quejas, reclamaciones, etc.
• - Estudio y análisis de los servicios que debe prestar la mutua patronal de accidentes de trabajo concertada, así como de su calidad.
• - Investigación de incidentes y accidentes sin baja. Medir su repercusión y cuantificación.

También resulta fundamental asesorar sobre las medidas correctoras a aplicar en caso de infracciones de la normativa legal y criterios establecidos en el convenio colectivo y proponer posibles mejoras para satisfacer las demandas de los trabajadores. Indagar mediante encuestas, entrevistas u otros métodos sobre el nivel de satisfacción de los empleados, el servicio médico de la empresa, los servicios prestados por la mutua patronal de accidentes de trabajo concertada, la participación de los trabajadores y sus representantes, etc.

El auditor debe comprobar y verificar que las normas establecidas en el convenio colectivo vigente de aplicación a la empresa que se está auditando se cumplen; en su caso debe detectar posibles irregularidades, analizar estas y, establecer la matriz de riesgos de la posición de la empresa respecto a estos aspectos no solo bajo el punto de vista de las sanciones que le pueden imputar por infringir la correcta aplicación del convenio colectivo sino, además, por el impacto que esas infracciones pueda ocasionar sobre el clima laboral de la empresa. Los principales aspectos a estudiar y analizar, verificando su grado de cumplimiento, son:

• - Porcentaje de plantilla sujeto exclusivamente a convenio colectivo y porcentaje de plantilla con pacto individual, para los que el convenio colectivo es un convenio de mínimos; con indicación en ambos casos de su distribución por categorías laborales y/o grupos y niveles profesionales.
• - Tipos de convenio colectivo: Propio o sectorial: nacional o provincial.
• - Fecha de su última revisión.
• - El tiempo de trabajo: Jornada anual, mensual y semanal; los horarios y turnos; el trabajo nocturno; tiempos de descanso y disfrute de vacaciones retribuidas.
• - La realización de horas extraordinarias, su clasificación, número máximo y su retribución (en el apartado correspondiente al pago de nóminas se verificará sus cotizaciones a la Seguridad Social así como su coste en el de gastos de personal).
• - Clasificaciónprofesional.
• - Aplicación de las tareas salariales y conceptos salariales establecidos.
• - Métodos, sistemas y procedimientos para personal de nuevo ingreso; promoción, ascenso y cobertura de puestos de nivel superior; formación y desarrollo profesional, y prestación y beneficios sociales, con especial atención a aportación a planes y obligatoriedades de externalizaciones.

¿Cuáles son las funciones de la administración del personal?

En la actualidad, la normativa de protección de datos viene regulada por el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), transpuesto al derecho español por la ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

La auditoría debe verificar que todos los procesos inherentes a la administración del personal de la empresa, tanto el sujeto a relación laboral como a relación mercantil, se ajustan a la normativa legal vigente, al convenio colectivo de aplicación y a las normas y procedimientos internos de la empresa; a la filosofía de estas normas y no a posibles interpretaciones subjetivas.

Debe detectar posibles irregularidades o anomalías, tanto en los procedimientos, métodos y herramientas de gestión utilizadas para la administración de personal, como en las normas (externas e internas a dicha administración), estableciendo la matriz de riesgos de la posición de la empresa respecto a los aspectos citados, incidiendo no solo en las sanciones que la infracción de las mismas conlleva, sino también en su impacto sobre el clima laboral y asesorar sobre las posibles medidas para la mejora de todos estos procesos.

La auditoría tiene como áreas de trabajo las Nóminas, Seguridad Social e Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas y sus obligaciones inherentes.

El auditor debe comprobar y verificar los medios, procedimientos, cálculos y documentación acreditativa sobre los siguientes aspectos:

• - Procedimientos y control de incidencias para la elaboración y cálculo de la nómina: Afiliaciones, altas, variaciones y bajas en la Seguridad Social; fechas y plazos establecidos.
• - Confección, pago de la nómina y contabilización de la misma, así como de todas las obligaciones que de ella se deriven. Descuento de la cuota obrera de la Seguridad Social y cálculo de la cuota patronal según baremos establecidos en la normativa legal y posterior liquidación y pago, cumplimentando correctamente los correspondientes boletines de cotización a la Seguridad Social (TC1, TC2, TC1/2) prestando especial atención a los epígrafes de: accidentes de trabajo; bonificaciones y reducciones de la cuota; deducciones por incapacidad transitoria que correspondan; cotización de horas extraordinarias según su calificación en el modelo TC-1 de cotización.
• - Retroactividad en el pago de determinados salarios y las cotizaciones complementarias.
• - Prestar especial atención a las bonificaciones y reducciones establecidas en los contratos de trabajo afectados por las medidas para el fomento del empleo.
• - Retenciones a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas de acuerdo con las bases de cálculo establecidas en la normativa vigente, según la situación particular de cada trabajador (que se comunicará mediante el modelo 145 en el que conste la información relativa a la situación personal del trabajador) y una vez obtenido el porcentaje de retención aplicable se le comunicará a este con copia que servirá de acuse de recibo.

  El trabajador está obligado a comunicar a la empresa cualquier cambio que durante el año se produzca en su situación personal (aumento o disminución de hijos con derecho a deducción, matrimonio o separación, etc.), y posterior liquidación y pago a la Hacienda Pública: pagos periódicos (mensuales o trimestrales) según las características de cada empresa (modelo 110). Resumen anual de las retenciones a cuenta, previamente llevadas a cabo (modelo 190).

  Hay que hacer mención especial a los colaboradores externos, profesionales liberales y, por tanto, no sujetos a relación laboral, que prestan sus servicios a la empresa y por los cuales facturan, en los que hay que verificar si: ¿Cargan el IVA correspondiente en las facturas de gastos por servicios profesionales?, ¿Se les retiene e ingresa el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas de forma correcta? (dependiendo del tiempo que el profesional lleve ejerciendo su actividad estará sometido a distintos porcentajes de retención), ¿Estamos ante una situación acorde a la legislación vigente sobre la contratación de servicios de un profesional, o la interpretación hecha por la empresa del espíritu de la ley puede ser causa de una infracción y posterior sanción?

• - Abono de horas extraordinarias según lo previsto en el Convenio Colectivo o en su defecto en el Estatuto de los Trabajadores, así como que el descuento de la cuota obrera a la Seguridad Social y la retención a cuenta del importe del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas se efectúa de acuerdo con la legislación vigente y posteriormente se liquida y paga correctamente.
• - Si los recibos oficiales de salarios cumplen con toda la normativa aplicable sobre la contratación, incorporación y pago de salarios a los trabajadores, así como que se aplican adecuadamente los grupos y epígrafes de cotización a la Seguridad Social y sus topes máximos y mínimos. Incluye todos los conceptos salariales objeto de cotización a la Seguridad Social y de retención a cuenta del IRPF. Que las indemnizaciones, suplidos y pagos en especie y todos aquellos conceptos que no son susceptibles de cotización a la Seguridad Social ni de retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas responden a la filosofía establecida en las disposiciones legales vigentes, además de verificar si en aquellos conceptos sujetos a re

  ,tención a partir de determinadas cantidades, como por ejemplo dietas de viajes, kilometraje, etc., las retenciones a cuenta se efectúan correctamente y posteriormente se liquidan e ingresan. Que, en su caso, se incluye la prorrata por pagas extraordinarias y se deduce adecuadamente la cotización a la Seguridad Social. Se registran adecuadamente los anticipos a cuenta, las retenciones judiciales y los embargos y, en su caso, los préstamos personales, por ejemplo, para adquisición de vivienda, etc. Y las situaciones de incapacidad transitoria, pluriempleo, permisos no retribuidos, etc.

• - La realización y entrega a los trabajadores de plantilla y profesionales liberales de los certificados de haberes, cuotas a la Seguridad Social, retenciones a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, así como las retribuciones no dinerarias y sus correspondientes retenciones se corresponden en sus cuantías a lo reflejado en las nóminas oficiales y en los impresos TC1, TC2, 110 y 190.

Es también importante el control administrativo, archivo y grado de confidencialidad de toda la documentación, así como de los expedientes individuales de todos los miembros de la organización, tanto en activo como de los que se encuentran en excedencia. De nuevo hay que hacer especial referencia a la legislación sobre protección de datos y al registro de ficheros ante la Agencia de Protección de datos, con identificación de la persona responsable del fichero.

El auditor debe comprobar la fiabilidad y validez de los procedimientos, medios y herramientas de gestión, informatizados o no, que se utilizan en el proceso de administración de personal así como de los procedimientos de control interno establecidos; la existencia de sistemas de previsión o presupuestos y su grado de aproximación o de desviaciones reiterativas respecto a la realidad y la comprobación de adecuación contable, dotaciones, adecuación a gestión de tesorería, coincidencia de análisis en la memoria e informe de gestión, EOAF (Estado de Origen y Aplicación de Fondos) en su caso.

Por último, otros aspectos a tener en cuenta son:

• - Liquidaciones de saldo, finiquito e indemnizaciones por finalización de contratos, sobre la base de las causas de dicha finalización (voluntaria o involuntaria) y si están o no firmados por el trabajador.
• - Abono de vacaciones devengadas y no disfrutadas.
• - Descuentos efectuados en situaciones de licencias no retribuidas, suspensiones de empleo y sueldo, huelgas, etc.
• - Diferencias entre salario percibido y salario cotizado y con retenciones a cuenta (suele darse, entre otras causas, en el caso de que los incentivos o bonos se perciban a principios del siguiente ejercicio o bien en el caso del pago de salarios atrasados).