Agrupación de unidades organizativas

Concepto

Parámetro de diseño organizativo que intenta responder a la pregunta: ¿Sobre qué criterios deben agruparse los puestos de trabajo en unidades y las unidades, a su vez, en otras de mayor tamaño?

Los puestos de trabajo diseñados en la organización deben ser agrupados en unidades y éstas, a su vez, en unidades de orden superior, para garantizar una adecuada coordinación de los procesos productivos, con la máxima eficacia y eficiencia.

Es mediante el proceso de agrupación en unidades como se establece el sistema de autoridad formal y se construye la jerarquía de la organización.

Consecuencias del proceso de agrupación

El proceso de agrupación en unidades tiene cuatro importantes consecuencias organizativas:

• 1. Facilita el establecimiento de un sistema de supervisión común entre puestos y unidades. Se incorpora así el mecanismo de coordinación de la supervisión directa, pero también la normalización de resultados, ya que permite fijar objetivos comunes a los responsables de las unidades organizativas agrupadas (práctica típica de las empresas con modelos organizativos divisionales o tipo holding).
• 2. Permite que los puestos y unidades compartan recursos comunes, al depender organizativamente de un mismo superior.
• 3. Crea medidas comunes de rendimiento, al permitir la comparación entre unidades.
• 4. Estimula la adaptación mutua al juntar bajo un criterio homogenizador (que como veremos es variable) a diferentes trabajadores; esta homogeneidad estimula la comunicación.

Bases de agrupación

Agrupación según la función

Según los conocimientos, habilidades, proceso o función que desempeñan los operarios que en estas unidades trabajen. Por ejemplo, en una empresa de confección textil implicaría que las unidades primarias que dependen directamente del ápice estratégico serían, por ejemplo, aprovisionamiento, producción, comercialización, servicio post venta, administración... Esta agrupación refleja una gran preocupación por las interdependencias de los procesos y de escala, pero presenta problemas a la hora de coordinar el flujo de trabajo. Las estructuras funcionales suelen ser de tipo burocrático, sobre todo cuando el trabajo no requiere cualificación, y responden al estereotipo de empresa fabril en extremo formalizada propia de los inicios de la industrialización.

Agrupación por productos

Se utiliza para establecer unidades autocontenidas a fin de coordinar al máximo los flujos de trabajo. Por ejemplo, en una empresa de confección textil implicaría que las unidades primarias que dependen directamente del ápice estratégico serían, por ejemplo, moda femenina, moda masculina, moda infantil, confección hogar... Estas unidades suelen contener todas las interdependencias secuenciales de flujo y recíprocas de importancia.

Agrupación según los conocimientos y habilidades

Los puestos de trabajo se pueden agrupar en unidades en función de los conocimientos y habilidades específicos que los trabajadores aporten. Así, por ejemplo, un hospital suele agrupar a los empleados en función de sus especialidades o conocimientos: traumatólogos, cardiólogos, psiquiatras.... Esta base de agrupación también permite la diferenciación entre unidades en función del nivel de pericia profesional dentro de una misma especialidad: por ejemplo, diferentes unidades para artesanos, oficiales y aprendices, o para trabajadores cualificados frente a no cualificados.

Agrupación según el tiempo

Según el momento temporal en el que se realiza el trabajo podríamos establecer las unidades formales. Por ejemplo, los diferentes turnos de una fábrica con producción continua.

Agrupación por clientes

Los puestos de trabajo se pueden agrupar en unidades en función de los clientes a los que atienden. Un ejemplo típico de este criterio de agrupación serían las empresas divididas entre “Grandes cuentas” y “Pequeñas cuentas”, en función del nivel de facturación de los clientes. Las características de esta base de agrupación son muy parecidas a las de la agrupación por productos.

Agrupación por zonas geográficas

Se pueden crear unidades en función de las zonas geográficas en las que opera la organización. Las características de esta base de agrupación son muy parecidas a las de la agrupación por clientes.

Naturalmente, estas bases de agrupación tan diáfanamente definidas, en la realidad se presentan de manera mucho más confusa, siendo muy frecuentes las combinaciones entre las diferentes opciones. Así, es posible que una empresa tenga un criterio de agrupación básico funcional, pero que en su unidad comercial, y sólo en ella, haya optado por una agrupación geográfica que le permite tener responsables de ventas en cada país donde opera, dado que mientras que las particularidades de la producción o el aprovisionamiento no justificarían esta división, las particularidades de la acción comercial en cada uno de los países donde actúa sí. Del mismo modo, una empresa podría tener una agrupación por productos, pero una unidad de aprovisionamiento de tipo funcional que sirviese a todas las unidades por producto, buscando sobre todo cubrir las interdependencias de escala: comprar en grandes volúmenes abarata.

Criterios de agrupación

La decisión de tomar una u otra base de agrupación no debe ser arbitraria, sino estar basada en un cuidadoso análisis de la manera más conveniente de coordinar las tareas divididas en la organización. La variable fundamental a analizar en este proceso de toma de decisiones son las interdependencias, que son de cuatro tipos:

• 1. Interdependencias en el flujo de trabajo
• 2. Interdependencias en el proceso de trabajo
• 3. Interdependencias de escala
• 4. Interdependencias en las relaciones sociales