Parámetros de diseño organizativo

Concepto

Las variables o parámetros de diseño son cualquier mecanismo que puede ser modificado por la dirección y que incide en la estructura formal y su funcionamiento. Por ejemplo: crear departamentos, definir la jerarquía, establecer normas y reglas de comportamiento, nombrar un coordinador de área, crear una comisión de coordinación entre departamentos, etc.

También se denominan dimensiones de diseño organizativo y son los medios formales y semiformales que utilizan las organizaciones para dividir y coordinar el trabajo a fin de establecer pautas estables de comportamiento. Su conceptualización más conocida es la de Mintzberg, que es la que seguiremos en esta exposición. Dependen fundamentalmente de las opciones estratégicas de la empresa y de las variables del entorno, tanto general como competitivo, en el que se desenvuelva la organización. Además, su modificación no suele ser sencilla, ya que requiere de períodos de adaptación, dado que factores, como la cultura organizativa, la edad, el tamaño de la organización o el sistema técnico de la misma, suelen generar inercias difíciles de romper.

Tipos de parámetros

Un esquema muy utilizado para clasificar las variables o parámetros de diseño es el de Mintzberg, quien plantea nueve parámetros de diseño básicos, los cuales se agrupan en cuatro categorías o grupos, tal como se muestra en la Figura 1.

Diseño de puestos de trabajo

El primer grupo (diseño de puesto) centra su atención en la definición de los puestos de trabajo:

• 1. La especialización del trabajo o del cargo, que hace referencia a cuántas tareas elementales han de corresponder a cada puesto de trabajo y qué grado de especialización se requiere para ejercerlas ¿vamos a diseñar puestos como en una cadena de montaje, donde las tareas a realizar son muy pocas y muy simplificadas, o lo haremos tomando como modelo un artesano, que hace multitud de tareas complejas con autonomía muy elevada?.
• 2. La formalización del comportamiento, que hace referencia al nivel de normalización o estandarización de los contenidos del trabajo mediante normas y reglas de comportamiento; un ejemplo clásico de los mismos lo constituyen los manuales de procedimientos; debemos decidir en qué medida cada puesto de trabajo estará prefijado por estas normas. ¿Hasta que punto deben estar formalizadas y preestablecidas las tareas del puesto?.
• 3. La preparación o formación y el adoctrinamiento: que hace referencia a los conocimientos y habilidades necesarios que deben tener las personas que han de ocupar cada puesto de trabajo. Sobre todo es propio del denominado trabajo profesional, caracterizado porque requiere unos conocimientos y habilidades complejas pero especificadas y documentados. ¿Qué habilidades y conocimientos debe poseer el trabajador que ocupe un determinado puesto de trabajo?.

Diseño de la superestructura

El segundo grupo (diseño de la superestructura) centra su atención en la superestructura o definición de las unidades organizativas básicas:

• 1. La agrupación de unidades: que hace referencia a la definición de las unidades organizativas en base a criterios que agrupen los puestos de trabajo similares y después agrupar dichas unidades en unidades más grandes (departamentalización). ¿Cuál será el criterio que utilizaremos para agrupar los puestos en unidades y a estas en otras mayores?
• 2. El tamaño de la unidad: que hace referencia al tamaño más adecuado para cada unidad organizativa en base al número de personas que están bajo la supervisión del directivo responsable de la unidad. ¿Cuántos trabajadores deben estar bajo el mando de un superior jerárquico, es decir, qué tamaño debe tener la unidad?.

Diseño de los enlaces laterales

El tercer grupo (diseño de los enlaces laterales) centra su atención en los enlaces o relaciones entre personas y unidades con la finalidad de su correcta coordinación:

• 1. Los sistemas de planificación y de control: que hacen referencia a la normalización o estandarización de los resultados que se han de obtener en cada puesto de trabajo y en cada unidad de la organización. ¿Hasta qué punto debemos normalizar el output de una unidad organizativa o de un puesto de trabajo dando mayor libertad a dicha unidad o trabajador para organizar su tarea? ¿Hasta qué punto es preferible prefijar y programar los procesos de forma que ni la unidad ni el trabajador tengan esa libertad organizativa?
• 2. Los dispositivos de enlace: que hacen referencia a los mecanismos que se han de establecer para conectar las unidades y los puestos de trabajo para facilitar su correcta coordinación en la actuación conjunta de todos ellos. ¿Qué mecanismos organizativos debemos establecer para facilitar la adaptación mutua entre puestos de trabajo y unidades?

Diseño de los sistemas de decisión

Respecto al cuarto grupo, la descentralización vertical aborda el tema de la descentralización de autoridad a lo largo de la cadena jerárquica, es decir, desde el ápice a la línea media: ¿mucha o poca? Es decir, ¿quién toma las decisiones? La descentralización horizontal determina la cuestión de la autonomía que fluye desde la línea media hacia la tecnoestructura y los operarios del núcleo, es decir, ¿cuánto poder debe delegarse de los directivos de línea hacia los empleados de los staffs y del núcleo de operaciones?