I. CONCEPTO
Tal y como lo define el Plan General Contable en su primera parte denominada "Marco Conceptual de la Contabilidad", el registro o reconocimiento contable de las diferentes partidas: "es el proceso por el que se incorporan al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias o el estado de cambios de patrimonio neto, los diferentes elementos de las cuentas anuales, de acuerdo con lo dispuesto en las normas de registro relativas a cada uno de ellos, incluidas en la segunda parte de este Plan general de contabilidad."
II. RECONOCIMIENTO DE LOS DIFERENTES TIPOS DE PARTIDAS CONTABLES
El momento en el que una partida contable se registra en la contabilidad es importante porque influye desde el punto de vista económico o financiero en las cuentas anuales, en los estados financieros de la empresa.
El registro de los elementos procederá cuando, cumpliéndose la definición de los mismos (activo, pasivo, patrimonio neto, ingreso o gasto) se cumplan los criterios de probabilidad en la obtención o cesión de recursos que incorporen beneficios o rendimientos económicos y su valor pueda determinarse con un adecuado grado de fiabilidad. Cuando el valor debe estimarse, el uso de estimaciones razonables no menoscaba su fiabilidad.
Se describen a continuación las pautas que estipula el Plan general contable para el reconocimiento de las diferentes partidas contables:
1. Reconocimiento de un Activo
Los activos se reconocen en el Balance cuando sea probable la obtención a través de los mismos de rendimientos económicos futuros para la empresa, siempre que se puedan valorar con fiabilidad. El reconocimiento de un activo implica a su vez el reconocimiento de un pasivo, o la disminución de otro activo o el reconocimiento de un ingreso u otros incrementos en patrimonio neto.
2. Reconocimiento de un Pasivo
Los pasivos deben reconocerse en el Balance cuando sea probable que a su vencimiento y para liquidarlos deban cederse recursos que incorporen beneficios futuros, siempre que se puedan valorar con fiabilidad. El reconocimiento contable de un pasivo implica el reconocimiento simultáneo de un activo o la disminución de otro pasivo o el reconocimiento de un gasto u otros incrementos en patrimonio neto.
3. Reconocimiento de un Ingreso
El reconocimiento de un ingreso se produce como consecuencia de un incremento en los recursos de la empresa y siempre que su cuantía pueda determinarse con fiabilidad. Como consecuencia, supone el reconocimiento simultáneo o el incremento de un activo o la desaparición o disminución de un pasivo y en ocasiones el reconocimiento de un gasto.
4. Reconocimiento de un Gasto
El reconocimiento de un gasto tiene como consecuencia una disminución en los recursos de la empresa, siempre que su cuantía pueda estimarse con fiabilidad. Como consecuencia supone el reconocimiento simultáneo o el incremento de un pasivo o la desaparición o disminución de un activo y, en ocasiones, el reconocimiento de un ingreso o de una partida de patrimonio neto.
Las diferentes partidas deben registrarse en el periodo al que se refieren las cuentas anuales. Los ingresos y los gastos basándose en el principio del devengo, estableciendo correlación entre ambos cuando sea pertinente, que en ningún caso puede llevar al registro de activos o pasivos que no satisfagan la definición de éstos.