Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Concepto

Herramienta desarrollada por el Project Management Institute, publicada por primera vez en 1987 y en constante revisión, que intenta estandarizar cómo llevar a cabo un proyecto en el seno de una organización para tener las máximas garantías de éxito. Plantea cinco fases básicas (inicio, planificación, ejecución, control y cierre) y nueve áreas de conocimiento a las que debe dedicarse especial atención (integración del proyecto, alcance del proyecto, tiempo y secuenciación prevista, coste, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y consecución).

Operaciones y proyectos

Las organizaciones llevan a cabo trabajos. El trabajo generalmente implica operaciones o proyectos, aunque ambos pueden solaparse. Las operaciones y los proyectos, aunque no son lo mismo, comparten muchas características, por ejemplo:

• — Son desempeñados por trabajadores.
• — Están supeditados a la limitación de recursos.
• — Deben ser planeados, ejecutados y controlados.

Sin embargo, las operaciones y los proyectos difieren, en primer lugar, en que las primeras son repetitivas en el tiempo, mientras que los segundos son temporales y únicos. Un proyecto, por tanto, puede ser definido en función de sus características distintivas: un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto o servicio. Temporal significa que cada proyecto tiene un principio y un fin definido en el tiempo. Esto no significa brevedad, ya que hay proyectos con duraciones muy extensas (piénsese en la construcción de las antiguas catedrales). Único significa que el producto o servicio es diferente en alguna característica de otros productos o servicios. Por ello, un proyecto implica hacer algo que nunca se ha hecho antes. Dado que el producto es único, las características que lo distinguen deben ser elaboradas progresivamente en pasos sucesivos, lógicos y coordinados. Es aquí donde la gestión de proyectos juega un papel fundamental.

La gestión de proyectos

La gestión de proyectos (bajo la perspectiva del Project Management Institute) es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas con el objetivo de satisfacer completamente las expectativas de los stakeholders respecto a un proyecto. Satisfacer las expectativas de los stakeholders implica invariablemente equilibrar necesidades contrapuestas que estos tienen. Así, algunos estarán más interesados en el tiempo de ejecución, otros en el coste y otros en la calidad, por ejemplo.

El término gestión de proyectos es, en ocasiones, utilizado para describir un enfoque organizativo para la gestión de las operaciones en curso. Esta acepción, que debería ser llamada con mayor precisión “gestión por proyectos” (en inglés management by projects), debe ser utilizada con precaución, ya que, aunque el conocimiento de la gestión de proyectos, es muy útil para una organización que está implementando la gestión por proyectos, ambos conceptos son diferentes.

El conocimiento requerido para la gestión de proyectos puede organizarse de muchos modos. El PMBOK lo hace en once campos diferentes:

• 1. Contexto de la gestión de proyectos: se encarga de analizar el entorno en el que se va a desarrollar el proyecto, tanto el general como el más específico. Puede llegar a ser esencial y condicionar determinadas decisiones trascendentales. Así, por ejemplo, las misiones del proyecto Apolo, encaminadas a que EEUU pusiera un hombre en la Luna, estuvieron en extremo condicionadas por la guerra fría y la carrera espacial emprendida con la antigua URSS, condicionante político del entorno que adquirió una gran importancia en dicho proyecto.
• 2. Procesos de la gestión de proyectos: la gestión de proyectos es un proyecto en sí mismo (especialmente en los proyectos de gran envergadura), compuesto por múltiples procesos que interactúan y pueden tener fricciones. Prever esas interacciones es fundamental. Por ejemplo, veremos que la gestión temporal del proyecto y su gestión del coste son dos áreas fundamentales, que interactúan de manera clara: alargar el proyecto puede suponer un encarecimiento o abaratamiento del mismo.
• 3. Gestión de la integración del proyecto: abarca la planificación, ejecución y control del proyecto y está íntimamente relacionada con el campo anterior.
• 4. Gestión del alcance del proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluye todas las tareas necesarias y solo las tareas necesarias, para que se alcancen los objetivos del proyecto. Se compone de las fases de iniciación, planificación del alcance, definición del alcance, verificación del alcance y control del alcance.
• 5. Gestión temporal del proyecto: describe los procesos necesarios para conseguir que se cumplen los objetivos temporales de ejecución del proyecto. Se compone de la definición de actividades, secuenciación de actividades, cálculo aproximado de la duración de actividades, desarrollo de calendarios de actuación y control del cumplimiento de esos calendarios. Instrumentos que han llegado a ser muy populares, tales como el PERT (ver Método PERT) son utilizados en este campo.
• 6. Gestión de costes del proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto se realiza dentro de los márgenes previstos de costes, normalmente fijados por un presupuesto previamente aprobado. Se compone de la planificación de recursos, estimación de costes, presupuestación y control de costes.
• 7. Gestión de la calidad del proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto se realiza dentro de unos estándares de calidad previamente fijados. Se compone de la planificación de calidad, aseguramiento de la calidad y el control de la calidad. Esta fase de la gestión de proyectos está muy conectada con los procesos de otros proyectos, como puede ser la implantación de sistemas TQM (Total Quality Management, ver Calidad Total).
• 8. Gestión de los recursos humanos del proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto hace un uso óptimo de los recursos humanos disponibles para el mismo. Se compone de la planificación de plantilla, selección y desarrollo.
• 9. Gestión de la comunicación del proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse que en el momento adecuado y de la manera adecuada se generará y distribuirá la información necesaria para que el proyecto se desarrolle eficaz y eficientemente. Se compone de la planificación de comunicaciones, distribución de información, informes de rendimiento y cierre administrativo.
• 10. Gestión de riegos del proyecto: describe los procesos necesarios para identificar, analizar y responder a riesgos que el proyecto pueda enfrentar. Se compone de la identificación de riesgos, análisis y cuantificación, desarrollo de respuestas y control de respuestas ante situaciones de riesgo.
• 11. Gestión de adquisiciones del proyecto: describe los procesos necesarios para proveerse de bienes y servicios provenientes de organizaciones externas a aquella que desarrolla el proyecto. Se compone de la planificación de adquisiciones, planificación de órdenes de compra, selección de proveedores, gestión administrativa y cierre de contratos de compra.