Plan de acogida

Concepto y naturaleza

Un plan de acogida se encarga de planificar el proceso de recibimiento y bienvenida de los nuevos empleados y darles una información básica con la que se pueda producir la socialización en la organización, en la unidad organizativa y en la propia tarea, de una manera rápida y efectiva.

Cuando una persona se incorpora a una organización la orientación en los primeros días puede provenir de los propios compañeros o de la organización (mediante personas y métodos controlados). La orientación recibida de los compañeros no suele ser planificada y, en ese caso, normalmente es incompleta y puede plantearse de manera sesgada y subjetiva.

Los planes formales de acogida suelen ser responsabilidad del departamento de recursos humanos y de los directores en línea que supervisarán a los empleados contratados.

Algunos de los contenidos que deben ser facilitados a través de un plan de acogida son (Werther y Davis, 1993):

• — Información sobre asuntos generales de la organización: historia de la compañía, estructura organizativa, nombre y funciones de los principales directivos, detalle de las instalaciones, normas de seguridad e higiene, políticas y normas principales,...
• — Prestaciones y servicios a los empleados: política salarial, vacaciones y festivos, programas de formación disponibles, programas de beneficios sociales, otros servicios y prestaciones disponibles.
• — Presentaciones personales: normalmente al supervisor o supervisores, compañeros de trabajo, subordinados (si los tuviese) y otras personas con las que puedan ser frecuentes las colaboraciones profesionales. También suele darse la presentación a los empleados de recursos humanos que interactuarán con esta persona en tareas específicas (cobro de la nómina, gestión de bajas,...).
• — Funciones y deberes específicos: ubicación del puesto y herramientas y materiales disponibles, descripción de su puesto, objetivos del puesto, relaciones con otros puestos, labores a su cargo, normas específicas de seguridad, ...

Utilidad de gestionar la acogida de nuevos empleados

Armstrong (2001) nos plantea los siguientes 5 motivos para planificar el proceso de acogida de nuevos empleados:

• — Reducir los costes e inconvenientes de una baja prematura. Cuando un empleado deja la organización en los primeros días o semanas de haber sido contratado genera unos costes considerables (al tener que volverse a costear de nuevo las tareas del proceso de captación) además de otros inconvenientes de plazos, etc.
• — Incrementar el compromiso. La primera impresión de un empleado sobre su organización condiciona su actitud futura hacia ella.
• — Clarificar el contrato psicológico. Este concepto hace referencia a lo que el empleado espera dar y recibir de sus empleadores a través de la relación de empleo. La información facilitada por la organización centrará esas expectativas y clarificará las relaciones entre ambas partes.
• — Acelerar el progreso en la curva de aprendizaje. Para que un nuevo empleado alcance su nivel de rendimiento estable pasará un tiempo de adaptación y aprendizaje, que se reduce con un adecuado proceso de planificación de su acogida.
• — Socialización. Sentirnos integrados en la organización, en nuestra unidad organizativa, en los grupos informales que nos rodeen y en las tareas a desempeñar es muy importante para nuestra satisfacción y rendimiento. Tener información desde un principio nos ayudará a comprender mejor y elegir entre opciones en ese proceso de socialización.

Seguimiento y evaluación del proceso de acogida

A los nuevos empleados, superada la presentación inicial, no deberíamos decirles simplemente que acudan a nosotros cuando tengan un problema.

El plan de acogida debe regular un seguimiento del empleado durante las primeras semanas de trabajo, que permita corregir errores, abordar nuevas exigencias y evaluar el proceso para futuras ocasiones.

La evaluación de los planes de acogida debe determinar si estos responden a los objetivos de la organización respecto a este asunto o no y cuáles son las posibles mejoras que se podrían realizar sobre los mismos.

Algunos de los métodos que ayudarán a generar esta información son (Byars y Rue, 1995):

• — Cuestionarios cumplimentados por los nuevos empleados sobre sus impresiones del proceso.
• — Entrevistas con los nuevos empleados.
• — Sesiones de discusión en grupo cuando los nuevos empleados ya se han adaptado bien a sus puestos y disponen de suficiente experiencia e información para analizar el proceso desde otro punto de vista al de la fase inicial.