Plan de empresa

Concepto

Es el documento necesario para la puesta en marcha de una empresa. Analiza la viabilidad económica, financiera y técnica de un proyecto y recoge las estrategias necesarias a implantar para la consecución del mismo, actuando como carta de presentación de cara a posibles inversores, bancos, subvenciones, etc.

Recomendaciones para elaborar un adecuado plan de empresa

Para que la información recogida en un Plan de Empresa sea adecuada, debe cumplir los siguientes requisitos:

• — Ser clara y concisa.
• — Ser comprobable y cierta.
• — Estar actualizada.
• — Abarcar todos los aspectos de la actividad empresarial.
• — Ser comprensible para los destinatarios y con un criterio uniforme.

Estructura del plan de empresa

Para que un plan de empresa ponga de manifiesto la viabilidad del proyecto, con información clara y bien estructurada, debe recoger básicamente los siguientes aspectos:

• — Se debe realizar a modo de introducción una breve historia del proyecto, en el que se incluyan las metas establecidas y su puesta en marcha a través de la consecución de los objetivos establecidos.
• — Análisis de recursos humanos y promotores, que incluye todo el proceso de selección, formación, desarrollo y consecución del número de personas cualificadas necesario para conseguir los objetivos de la organización; se incluyen también en ese proceso las actividades precisas para conseguir la máxima satisfacción y eficiencia de los trabajadores.
• — Análisis del área de producción, que determine el proceso a seguir para la elaboración del producto o servicio final.
• — Análisis del área de marketing y situación del mercado, estudiando los posibles clientes a los que dirigir la producción, así como los posibles competidores a los que se deberá hacer frente.
• — Análisis del área financiera, con el fin de determinar qué tipo de inversiones se pueden o no acometer.
• — Planificación por objetivos a corto, medio y largo plazo.
• — Análisis de los aspectos legales de la constitución de la empresa.

Elementos del plan de empresa

La mayoría de los planes de empresa incluyen objetivos, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos.

Los objetivos, a los que en ocasiones se les denomina metas, son el resultado final que se espera conseguir con el plan. Aunque el que más frecuentemente se menciona es el beneficio, las empresas también tienen objetivos de crecimiento, eficiencia, valor de sus acciones, responsabilidad social, desarrollo de su personal, servicio al cliente, etc. Unos objetivos bien definidos permiten a los directivos establecer prioridades, disponer de unos estándares con los que luego poder comparar los resultados efectivamente obtenidos, y unificar los esfuerzos en torno a esos objetivos.

La experiencia demuestra que muchas organizaciones no consiguen el máximo provecho de sus objetivos porque estos no están adecuadamente concebidos y establecidos. Para que sean eficaces los objetivos han de cumplirse las siguientes características:

• — Han de constituir un reto para ser realistas.
• — Han de venir establecidos en términos específicos y cuantificables.
• — Han de ser muy apoyados por los superiores.
• — Han de ser capaces de generar entusiasmo en los subordinados.
• — Han de ser comunicados a todos los subordinados involucrados en su consecución.
• — Han de ser puestos por escrito.
• — Han de ser comentados regularmente en las reuniones.

Las políticas son líneas que orientan el pensamiento y la acción. Crean límites para que exista cierta consistencia en las decisiones que se toman en los diversos ámbitos de actuación de la empresa. Una política a largo plazo, que limita las decisiones de marketing y producción, puede ser, por ejemplo, la de “productos de gran calidad y elevado precio”. Una política como esta, mantenida durante un período de tiempo suficiente, llega a crear una cierta imagen de la empresa y de sus marcas bien diferente de la que puede llegar a tener otra empresa que sigue la política de “productos de calidad suficiente y precio tan bajo como sea posible”. Las políticas abarcan todos los campos. Una política de personal sería: “la promoción de los empleados se realiza sobre una base de capacidad, resultados y tesón”.

Los procedimientos son más limitativos que las políticas: constituyen guías específicas de actuación. Señalan los pasos que han de darse en actividades tales como la contratación de personal, la adquisición de maquinaria, la devolución de mercancías, la realización de inventarios y arqueos de caja, etc. En las empresas las críticas a los procedimientos son muy frecuentes. Les acusan de ser burocráticos y de comportar una pérdida de tiempo, creando un “papeleo” innecesario. Sin embargo, el objetivo de los procedimientos es ayudar a la dirección y a los empleados a que el trabajo se efectúe con eficacia.

Las reglas son más estrictas, incluso, que los procedimientos. Señalan lo que se puede y lo que no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos.

Los presupuestos expresan las expectativas en cifras. Los presupuestos de caja prevén las necesidades de tesorería; los presupuestos de ingresos y gastos prevén los futuros beneficios y las previsiones de ventas prevén las ventas futuras. Pero no todos los presupuestos son financieros. Por ejemplo, los presupuestos de mano de obra vienen expresados en horas, aunque luego estas se valoren para obtener la previsión de coste del factor trabajo.