Registros fiscales

Concepto de registros fiscales

Podemos hablar de registros fiscales en un doble sentido, que se corresponde con sendos significados del vocablo “registro” (acepciones 5 y 11, respectivamente, del Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua):

• a) "Como padrón o matrícula", podemos hablar de los Registros de carácter censal, que tienen su origen en la obligación de presentar declaraciones censales (de alta, modificación o baja en el censo), impuesta desde 1989 a quienes desarrollen en territorio español actividades empresariales o profesionales y a los que abonen rentas sometidas a retención.
• b) "Como libro, a manera de índice, donde se apuntan noticias o datos", hablamos de Libros Registros fiscales en los que se anotarán las operaciones relacionadas con las actividades económicas a efectos de su control y posible comprobación por la Administración tributaria. La llevanza de estos registros o libros registro se exige por la normativa fiscal, mientras que por el Código de Comercio los empresarios están obligados a llevar la contabilidad de su empresa ajustada a la normativa mercantil.

La contabilidad mercantil solo puede ser examinada por la Inspección tributaria en el marco de un procedimiento de comprobación e inspección, mientras que los Registros fiscales pueden ser objeto de comprobación por los Órganos de Gestión en el marco de una comprobación limitada.

Registros de carácter censal

Las obligaciones censales se regulan en los artículos 2 a16 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos (RGIAT).

En el ámbito de las competencias del Estado, los censos tributarios son los siguientes:

Censo de obligados tributarios

Este censo está formado por la totalidad de personas o entidades que deben tener un número de identificación fiscal o NIF. La declaración censal de alta en el censo de obligados tributarios se hará a través del modelo 036 (o 037, que es la declaración simplificada para personas físicas), que sirve también para comunicar el cambio de domicilio o la variación de datos personales.

Censo de empresarios, profesionales y retenedores

Este censo está incluido en el Censo de obligados tributarios, y lo forman:

• a) Las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español cualquiera de las actividades u operaciones siguientes:
  • - Actividades empresariales o profesionales.
  • - Abono de rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta.
  • - Adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA efectuadas por quienes no actúen como empresarios o profesionales.
• b) Personas o entidades no residentes que operen en territorio español mediante establecimiento permanente o abonen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta.
• c) Entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero que realicen una actividad económica en territorio español.
• d) Personas o entidades no establecidas en el territorio de aplicación del IVA, cuando sean sujetos pasivos de este impuesto.
• e) Personas o entidades no establecidas en territorio español cuando sean contribuyentes del Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales.
• f) Los socios, herederos, comuneros o partícipes de entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales o profesionales.

Registro de operadores intracomunitarios (ROI)

Incluido también en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, está formado por las personas o entidades que tengan atribuido NIF a efectos del IVA que vayan a efectuar alguna de las siguientes operaciones:

• — Entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA.
• — Adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto, incluso si los bienes objeto de dichas adquisiciones intracomunitarias se utilizan en la realización de actividades empresariales o profesionales en el extranjero.
• — Empresarios o profesionales que sean destinatarios de servicios prestados por empresarios o profesionales no establecidos en el territorio de aplicación del IVA respecto de los cuales sean sujetos pasivos.
• — Prestar servicios que, conforme a las reglas de localización, se entienden realizados en el territorio de otro Estado miembro cuando el sujeto pasivo sea el destinatario de los mismos.

Registro de devolución mensual

Este censo viene regulado en el artículo 30 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, (en adelante, RIVA). Está incluido asimismo en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, y lo componen los empresarios o profesionales que tengan derecho a la devolución mensual del IVA. Sustituye al extinto Registro de exportadores y otros operadores económicos en régimen comercial (Real Decreto 2126/2008, de 26 de diciembre).

Registro de grandes empresas

Este Registro incluido en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, está formado por los obligados tributarios cuyo volumen de operaciones supere la cifra de 6.010.121,04 euros durante el año natural inmediato anterior.

Libros Registro exigidos por las normas tributarias

La obligación de llevanza de Registros extracontables o fiscales varía en función del impuesto de que se trate: Impuesto sobre Sociedades, Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas e Impuesto sobre el Valor Añadido. Y en estos depende también del régimen que se aplique o el método de estimación de la base imponible que se utilice.

Impuesto sobre Sociedades (IS)

Los sujetos pasivos del IS deberán llevar su contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio y demás normas que sean de aplicación, según el artículo 120.1 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades. No hay que llevar, por tanto, más Registros que los exigidos a efectos del IVA, salvo que se encuentre en algún régimen especial exceptuado de dicha obligación.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

Las obligaciones registrales de los contribuyentes que realizan actividades económicas vienen establecidas en el artículo 68 del Reglamento del IRPF (aprobado por el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo). Los contribuyentes que no desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad normal del método de estimación directa, estarán obligados a llevar los Libros Registros fiscales aun cuando lleven contabilidad ajustada al código de comercio.

• a) Actividades empresariales en estimación directa

  En estimación directa normal (EDN) hay obligación de llevar contabilidad mercantil si la actividad tiene esta naturaleza. Si no tiene carácter mercantil, o teniéndolo tributa en estimación directa simplificada (EDS), hay que llevar los Libros Registro de ventas e ingresos, compras y gastos y de bienes de inversión.

• b) Actividades empresariales en estimación objetiva

  En este régimen de tributación se simplifican mucho las obligaciones registrales, limitándose a conservar los justificantes de los módulos aplicados y las facturas recibidas y expedidas; los únicos libros obligatorios son: el Libro Registro de ingresos y gastos, si se trata de actividades agrícolas, ganaderas, forestales o pesqueras; y si se deducen amortizaciones, hay que llevar además el Libro Registro de bienes de inversión.

• c) Actividades profesionales

  Si tributan mediante estimación directa (normal o simplificada), los Libros Registro que hay que llevar son: ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos.

  Y si se trata de una actividad profesional en estimación objetiva (hay algunas, la mayoría como actividades accesorias de otra empresarial principal), las obligaciones son las mismas que las que afectan a empresarios en el mismo régimen de estimación.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Los empresarios o profesionales deben llevar, a efectos del IVA, los Libros Registros siguientes (artículo 63 del RIVA, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre):

• - Libro Registro de facturas expedidas.
• - Libro Registro de facturas recibidas.
• - Libro Registro de bienes de inversión.
• - Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Se exceptúan de esta obligación registral -sin perjuicio de sus obligaciones específicas- las actividades acogidas a los regímenes especiales simplificados, de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia y de los servicios de telecomunicación, radiodifusión, televisión y los prestados por vía electrónica, así como a las entregas ocasionales de medios de transporte nuevos.

En resumen: