Tiempo de suministro

Concepto

Este concepto forma parte de la función productiva o función de producción de la empresa y también es conocido como el plazo de aprovisionamiento o el plazo de entrega.

Este concepto es aplicable tanto en el caso de suministro externo, o materiales adquiridos en el exterior, como en el caso de suministro interno, u obtención de los mismos dentro de la propia empresa.

Por lo tanto, puede analizarse desde dos puntos de vista:

• - Dentro del sistema de compras, el tiempo de suministro externo es el que transcurre desde que se solicita el pedido al proveedor hasta el momento de su recepción, a partir del cual puede ser utilizado, tras su correspondiente proceso de inspección y almacenamiento, si procede. La empresa establece el tiempo de suministro teniendo en cuenta el grado de conocimiento de las actuaciones de sus proveedores, en función de su experiencia acumulada, los tiempos de seguridad que fija, los plazos de entrega establecidos y comprometidos por parte de los proveedores. Una vez que se emite la orden de pedido, la organización pierde el control sobre el tiempo de suministro, recayendo toda la responsabilidad en la empresa que nos abastece. La importancia de que esta cumpla el plazo establecido es crítica, por lo que la organización debe considerar algunos aspectos como la selección de sus suministradores, la realización de las mejoras oportunas relativas a la comunicación y al intercambio de información con estos, primar las entregas efectuadas en el plazo fijado, el establecimiento de contratos de larga duración y de grandes cantidades, para aumentar su poder de negociación con los proveedores de materiales y obtener descuentos por volumen de compra, etc.
• - Dentro del sistema de producción, el tiempo de suministro interno es el que acontece desde que se emite la orden de fabricación hasta que los componentes están en disposición de ser incorporados al proceso productivo. Engloba diversas duraciones, tales como:
  • • Tiempo de confección del pedido: también denominado de papeleo, de administración. Es el período necesario para confeccionar toda la información relativa a las características del pedido, para que este pueda ser enviado al centro de trabajo: ítem, tamaño, ruta, fechas previstas, etc.
  • • Tiempo de transporte: incluye el plazo de traslado de los materiales hasta el centro de trabajo, el de los productos en curso dentro de la cadena de producción, y el de los productos terminados al almacén, en espera de ser vendidos.
  • • Tiempo de cola: el que transcurre hasta que terminan otros pedidos más prioritarios.
  • • Tiempo de preparación: hasta que se pueda ejecutar el pedido en el centro de trabajo.
  • • Tiempo de ejecución del pedido.
  • • Tiempo de espera: desde que finalizan todas las actividades hasta que el pedido pasa al siguiente departamento o taller, o al almacén de productos finales.
  • • Tiempo de inspección: para analizar y detectar posibles defectos en dicho pedido.

Medición

El tiempo de suministro puede ser tan corto como unas pocas horas, o tan largo como varios meses, dependiendo de la naturaleza de la actividad económica de la empresa, de la planificación y del control de la capacidad, del proceso productivo y de los procedimientos desarrollados, así como de otros factores relativos a su entorno específico, tales como la relación y el poder de negociación con sus proveedores. No obstante, es importante realizar todas las acciones posibles para reducir los tiempos de suministro al máximo, logrando incrementar la capacidad y la rapidez de respuesta al mercado, disminuir los inventarios, etc.

En el caso del suministro interno, los tiempos de preparación y de ejecución representan una carga real de trabajo, presentando su cálculo menores complicaciones, ya que dependen de los tiempos de carga unitarios. Sin embargo, el resto de componentes, que pueden suponer el 95 % del total, son tiempos improductivos, sobre todo el tiempo de cola. Por ello, se hace imprescindible trabajar con un tiempo de suministro planificado, que es, en media, el que transcurre desde la emisión del pedido hasta la recepción de este. El objetivo que se persigue es que coincida con el tiempo de suministro real, conocido solo a posteriori.

Para su cálculo se suelen utilizar datos históricos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• - Los tiempos de cola que se producen en cada uno de los centros de trabajo por los que pasa el pedido, siendo mayor en el caso de que la capacidad disponible no sea suficiente para poder hacer frente a la carga real de trabajo.
• - El control de prioridades: por lo que la empresa deberá establecer una jerarquía concisa, de manera que el pedido tendrá que esperar en cola hasta que todos los que están por delante de él sean ejecutados, en función del orden establecido.

Si se producen desviaciones entre el tiempo de suministro real y el planificado, la organización deberá proceder al estudio de las causas que las han ocasionado, y subsanar los problemas existentes, eliminando dichas desviaciones y reduciendo los tiempos reales al máximo posible, para que se cumplan en la práctica, tal y como enunciaba Plossl en 1983 en su autodenominada "Ley de Plossl de los tiempos de suministro: serán los que digas que son, y sería mejor si dices que serán más cortos".

Por otro lado, se define tiempo de suministro total de un producto final, también denominado tiempo de suministro acumulado, o tiempo de ciclo, a la duración necesaria para acometer todas las acciones que implican su fabricación: adquisición de materiales, producción de productos semiterminados o componentes y montaje final. Dado que hay algunas actividades que se pueden llevar a cabo de forma simultánea, hay que tener en cuenta los solapamientos que se pueden dar entre dichas actividades.

En los diferentes modelos cuantitativos empleados para calcular el volumen o lote de pedido óptimo, el tiempo de suministro, al igual que la demanda de materiales, puede ser una variable conocida con certeza, o una variable aleatoria. Cuando no son variables conocidas, que es lo que suele ocurrir en la situación real de las organizaciones, estas deben mantener un stock de seguridad para evitar que la falta de inventario provoque, por un lado, que el proceso productivo se paralice en un determinado momento, y/o por otro, que el cliente quede insatisfecho, dado que la empresa no ha alcanzado el volumen de producción necesario para hacer frente a su demanda.

Asimismo, no debe confundirse el tiempo de suministro, es decir, el plazo entre la emisión y la recepción de un pedido, con el tiempo o período de reaprovisionamiento, que es el que transcurre entre dos pedidos consecutivos.

A la cantidad que hay en el almacén en el momento de solicitar la mercancía se le denomina punto de pedido, y debe ser suficiente para que la empresa pueda cubrir la demanda del cliente, en el caso de productos terminados, y para alcanzar el volumen de producción establecido, evitando cuellos de botella y paradas en el proceso de producción, en el caso de materias primas y auxiliares y de productos semiterminados, tal y como se ha comentado con anterioridad.

La figura 1, que se muestra a continuación, representa gráficamente cada una de estas variables:

Donde:

• - P_p: punto de pedido
• - T_S: Tiempo de suministro
• - T_R: Tiempo o período de reaprovisionamiento
• - S_e: Stock de seguridad

Ejemplo

A continuación se desarrolla un sencillo ejemplo que facilita la comprensión de las variables anteriormente descritas. Imaginemos que una empresa dedicada a la fabricación de camisas a medida tiene una demanda anual de 12.000 metros de algodón. Dicha empresa trabaja durante 250 días al año. El tiempo de suministro del proveedor de la tela, en media, es de dos días.

Para calcular el punto de pedido se emplean las siguientes expresiones matemáticas:

Dónde:

• - d: demanda por día
• - D: demanda anual

A continuación:

P_P = d x T_S

Donde:

• - P_p: punto de pedido
• - d: demanda por día
• - T_S: Tiempo de suministro

Si aplicamos estas expresiones a los datos de la empresa que se ha tomado como ejemplo, se obtienen los siguientes resultados:

P_p = 48 x 8 = 96 metros

Por lo tanto, cuando el nivel del inventario de la empresa alcance los 96 metros de algodón deberá solicitar el pedido. Este se recibirá en dos días, justo en el momento en el cual la empresa no tenga tela en el almacén, o se alcance la cantidad de metros establecida como stock de seguridad.