Teoría general de sistemas

Concepto del sistema

Para poder entender el significado de la Teoría general de sistemas se precisa conocer, previamente, qué es lo que se entiende por sistema. De manera sintética se puede decir que un sistema es un conjunto de elementos interdependientes que establecen entre ellos vínculos o relaciones mediante una estructura organizativa con la intención de alcanzar un fin determinado, según cual sea el sistema socioeconómico en el que la empresa desarrolla su actividad. La estructura a la que se hace mención se corresponde con el conjunto de relaciones no fortuitas, establecidas de manera deliberada, que pretenden ligar las diferentes partes de la empresa entre sí y a esta con el entorno en el que interactúa. La empresa es considerada como un sistema.

Propiedades de los sistemas

Los sistemas reúnen una serie de propiedades que los caracterizan:

• a) Finalidad: la construcción de un sistema atiende siempre a la consecución de un objetivo determinado.
• b) Equifinalidad: dos sistemas diferentes en su estructura y relaciones internas pueden alcanzar un mismo objetivo, de manera que no hay una sola forma de poder realizar las tareas y distintas configuraciones pueden dar lugar a un mismo resultado. Por lo que se pueden plantear distintas estrategias para alcanzar el éxito.
• c) Retroalimentación o feedback: todo sistema, para garantizar su funcionamiento, debe llevar aparejado un mecanismo de control a través del análisis de la información que genera el propio sistema, de manera que la información que se va generando como consecuencia de la interacción entre las diferentes partes del sistema debe ser analizada para evaluar si los resultados que se están obteniendo son acordes a los objetivos establecidos inicialmente.
• d) Sinergia: el sistema es consecuencia de la suma de las partes que lo componen. De manera que el funcionamiento interrelacionado de las partes puede dar lugar a un resultado superior (sinergia positiva) o inferior (sinergia negativa) que la consideración por separado de cada uno de los elementos que componen el sistema.
• e) Jerarquía: el funcionamiento óptimo de un sistema para poder alcanzar los objetivos de finalidad requiere del establecimiento de una ordenación interna que delimite los centros de decisión y las relaciones de dependencia entre los distintos niveles existentes dentro del sistema.

Características de los sistemas

Los sistemas pueden ser catalogados, conforme a las características que los definen, como sistemas abiertos o cerrados, según las relaciones que establecen con su entorno, de manera que se considera abierto cuando se establecen relaciones entre el sistema y el ambiente que le rodea y cerrado cuando no se establece esta relación. La empresa es un sistema abierto, ya que sus actividades económicas, ya sea la producción de un bien o la prestación de un servicio, requieren de elementos que provienen de su entorno y que una vez transformados vuelven al mismo.

Los sistemas también se caracterizan, en función de su origen, como sistemas naturales o artificiales, considerando que un sistema es natural cuando en su constitución no ha intervenido la mano del hombre, mientras que es considerado artificial cuando es el hombre el que lo ha definido y establecido deliberadamente. Ante esta caracterización cabe plantearse que la empresa es un sistema artificial, ya que su existencia es consecuencia de la decisión deliberada de una persona o personas para la consecución de un fin determinado.

La Teoría de sistemas desde la perspectiva tradicional

Todo sistema es susceptible de ser descompuesto en diferentes subsistemas y dentro del planteamiento tradicional, como criterio para diferenciar entre ellos, se establecen como subsistemas las diferentes áreas funcionales que componen la organización, como pueden ser las funciones de financiación, producción, comercial, investigación o recursos humanos, entre otros. A pesar de las críticas de este planteamiento, por la visión individualizada de cada función y la no visión evidente entre relaciones entre ellas, es la que resulta más evidente para el análisis.

La interacción entre las funciones indicadas y el gobierno global del sistema recae sobre otro subsistema, el de management, que es responsable de definir los objetivos generales de la empresa y las estrategias para su consecución, estableciendo para ello un discurso constante con el entorno y las diferentes áreas funcionales de la organización con el fin de alcanzar los objetivos planteados. Su representación se correspondería a la señalada en la figura 2, donde se evidencia el papel de la función de management como el subsistema director de la organización y punto de encuentro e interacción entre las diferentes áreas funcionales de la organización.

La Teoría de sistemas según Mélèse

Con la intención de mejorar la imagen gráfica del planteamiento tradicional, Mélèse (1968) pretende evidenciar la importancia de la jerarquía y la importancia de una función interna de la organización que actúa como coordinadora de los diferentes subsistemas internos, integrando estas funciones en la consecución de un fin determinado. La representación atiende a una serie de círculos concéntricos, de manera que el círculo interno o sistema físico se corresponde con el conjunto de medios humanos y materiales disponibles en la empresa para la prestación de bienes o servicios.

El siguiente círculo concéntrico, que denomina de explotación, tiene como fin garantizar el funcionamiento del sistema físico en tiempo real, garantizando su funcionamiento conforme a las tareas asignadas por el siguiente nivel, que es el de gestión. En este nivel, el de gestión, se marcan los objetivos a alcanzar por el sistema de explotación, determinando que tipo de procesos y procedimientos debe llevar a cabo para su funcionamiento efectivo.

El siguiente nivel, el de explotación, provee de los mecanismos necesarios para que los niveles inferiores lleven a cabo correctamente su labor, estableciendo los objetivos a alcanzar a largo plazo, la configuración estructural para conseguirlo y las decisiones de inversión adecuadas para su financiación. El último nivel, el de mutación, es el que decide la orientación empresarial, su orientación al mercado y las relaciones con el entorno.

La visión gráfica del planteamiento (ver figura 3) evidencia la importancia de cada función considerando el tamaño asignado a cada uno de los subsistemas o funciones internas, de manera que cuanto mayor es el tamaño más relevante es la función en el largo plazo, además de que cuanto más externa es la función mayor es su relación con el entorno, adquiriendo una mayor relevancia estratégica.

Buscando relaciones con el planteamiento tradicional, la función de management estaría representada por los sistemas de evolución y mutación, por su orientación al largo plazo; mientras que cuanto más nos aproximamos al centro mayor es la orientación al corto plazo.

La Teoría de sistemas según Kast y Rosenzweig

Las limitaciones explicativas que puede plantear el modelo tradicional de empresa como sistema dio lugar a otros planteamientos más complejos, que delimitaban con mayor claridad el complejo entramado de relaciones que se establecen entre las diferentes partes de la empresa entre sí y de esta con el entorno. El modelo de Kast y Rosenzweig (1987) plantea las interacciones entre los diferentes subsistemas de la empresa entre sí y de cada uno de ellos con el suprasistema ambiental (entorno) y la existencia de un subsistema básico, el subsistema administrativo que hace de función integradora de los diferentes subsistemas.

De manera que el planteamiento que hacen estos autores, con respecto a la diferenciación de subsistemas dentro de la organización, queda caracterizada con la consideración de cinco subsistemas básicos constituyentes de la empresa y que se desarrollan en interacción constante con el suprasistema ambiental o entorno que aporta informaciones constantes que influyen en su funcionamiento. Estos subsistemas son los siguientes:

• 1. Subsistema de metas y valores. Este subsistema recoge el conjunto de objetivos definidos por la alta dirección de la organización y que serían elaborados en función de las informaciones provenientes de los restantes subsistemas de la organización y el suprasistema ambiental a partir de los procesos de retroalimentación o feedback que se definen para los sistemas. Además, se incluiría la cultura empresarial con los valores e intenciones de la organización y la percepción de responsabilidad social que tuviera la empresa.
• 2. Subsistema técnico. Se consignaría en este subsistema no solamente la tecnología aplicada en sus procesos por la empresa, sino también las patentes existentes o en proceso como consecuencia de los procesos de I+D desarrollados y las maquinarias e instalaciones existentes en la organización y donde esta lleva a cabo sus actividades económicas.
• 3. Subsistema psicosocial. Las personas forman parte de la organización, por lo que el planteamiento de Kast y Rosenzweig las recoge en este apartado. La consideración de este subsistema de manera independiente atiende a la particularidad de sus componentes ya que son los responsables de los procesos de interacción entre las diferentes partes de la empresa, además de las diferentes peculiaridades sociales derivadas del desempeño de los diferentes puestos que ocupan y la necesidad de políticas diferenciadas para cada uno de los colectivos intervinientes.
• 4. Subsistema estructural. Se contempla en él este subsistema el conjunto de procesos y procedimientos aplicados para la consecución de los productos o servicios ofertados por la empresa. Se incluyen también el contenido definido para cada uno de los puestos, así como el establecimiento de los vínculos de las diferentes partes de la empresa que delimitan el organigrama interno y el flujo de relaciones formales que se tienen que producir para un funcionamiento adecuado.
• 5. Subsistema administrativo. Atiende a la función de management, función responsable del funcionamiento óptimo de los diferentes subsistemas de la empresa y sus relaciones con el suprasistema ambientas. Es el subsistema que define la asignación de los recursos y la medida que debe de haber de cada uno de ellos para alcanzar los objetivos empresariales conforme a los cambios que se van a ir produciendo en el entorno.
• 6. Suprasistema ambiental. Este suprasistema recoge no solo los compradores de los productos o servicios ofertados por la empresa o los proveedores de entrantes para su elaboración. Considera, además, las múltiples reglamentaciones de todo tipo que afectan a la sociedad y a la empresa en particular, así como las tendencias de moda, consumo, movimientos sociales o económicos, entre otros que puedan afectar positiva o negativamente a la empresa.

La figura 4 recoge la representación que hacen los autores de su planteamiento, de manera que en el centro, donde todos los subsistemas se entrecruzan, indicando las interrelaciones existentes entre ellos, se ubica, a su vez, el subsistema administrativo o de management, que es el que actúa de coordinador de todos los demás. El conjunto de subsistemas se encuentra inmerso dentro del suprasistema ambiental, con el que se establecen constantes interacciones.