Cuadro de reclasificación de cargas indirectas

Concepto

El cuadro de reclasificación de cargas indirectas es un cuadro por medio del cual los costes indirectos de la empresa clasificados por naturaleza, pasan a estar reclasificados por funciones, imputándolos a los centros de la empresa donde se ha producido su consumo.

Para ello pasamos por las siguientes etapas:

• — Recabar información.
• — Tratar la información.
• — Elaborar el cuadro.

La información en la contabilidad de costes

La contabilidad de costes recopila información de diferentes fuentes para luego tratarla y obtener los datos que necesita para la toma de decisiones.

La primera de esas fuentes de información es la contabilidad externa o financiera; de ella obtendrá todo lo referente a las cuentas de gastos del grupo (6) y los ingresos del grupo (7) además de lo referente a los activos inventariables, recogidos en el grupo (3). La información que la contabilidad financiera no contempla la elabora la propia contabilidad interna como ocurre con el coste del capital propio, la valoración del coste de oportunidad. La contabilidad financiera solo permite incluir en el resultado el coste del pasivo, de la financiación ajena porque se puede calcular con objetividad pero no el coste de la financiación propia. En el cálculo del coste del producto o servicio la contabilidad de costes es la encargada de valorar este dato.

También se necesita toda la información posible sobre la empresa y su organización.

De toda esta información la contabilidad de costes llevará a cabo una depuración, considerando las diferencias de incorporación, es decir, diferencias de criterio que se ponen de manifiesto entre ambas contabilidades a la hora de considerar que es o no coste del período, no incluyendo como coste aquellos gastos que no representen un consumo. No obstante, existen consumos que se consideran en ambas contabilidades; pero que la Contabilidad de Costes puede imputar por diferente cantidad. Un ejemplo es la amortización del inmovilizado, ya que mientras en la contabilidad financiera estamos condicionados por la normativa fiscal, en la de costes solamente se consideran criterios económicos.

Es importante considerar también dentro de la empresa, su organización, divisiones centros importancia de los mismos tamaños etc.

La empresa, dependiendo de su tamaño y objetivo empresarial, realiza diversas actividades (compra, produce, vende) mediante la actuación de un cierto número de centros de análisis (departamentos, secciones, talleres, etc.).

Los datos relativos a estas actividades se reflejan en unos impresos o soportes informativos (entradas y salidas de materiales, horas máquina y horas hombre realizadas en cada sección, unidades de productos producidos, etc.), por lo que la información para la gestión surge, en primera instancia, dentro de la empresa.

Es necesario resaltar que la división de una unidad económica en centros, puede hacerse de múltiples formas; en función del organigrama de la empresa, o bien en función de cuáles sean los fines perseguidos con dicha división.

Desde este último enfoque, la finalidad podría ser:

• — Conocer simplemente lo que le supone económicamente a la empresa desarrollar una actividad en concreto. Bajo esta perspectiva no existiría asignación de responsabilidades y el control de la gestión sería prácticamente nulo. En este caso se puede hablar de centros de agregación de cargas indirectas.
• — Si por el contrario el objetivo de la contabilidad de costes es medir y analizar los rendimientos de cada uno de los centros de la organización empresarial, al mando de cada uno de los cuales habrá un responsable, se puede hablar de centros de responsabilidad, centros de beneficio o centros de inversión.

A la hora de establecer en una empresa los centros de costes suele partirse, en la práctica, del organigrama de la misma, o mejor de la relación de actividades desarrolladas, a lo largo del proceso de producción necesarias para la consecución de los objetivos fijados. A partir de ahí, se establecerán los centros que se estimen convenientes, pero siempre teniendo presente un criterio de economicidad, es decir, que se podrá llegar al máximo desglose posible, siempre y cuando el beneficio obtenido con el mismo no sea inferior al coste de alcanzarlo.

Además, todo centro de costes debe cumplir las siguientes características:

• — En la medida de lo posible, deben de coincidir con las divisiones reales de la empresa, para permitir la existencia de un control por responsabilidades.
• — Es deseable que recojan costes que se puedan representar y medir con una unidad de medida común a todos ellos.

Una vez establecidos los centros de costes, si se analizan las distintas actividades que se realizan en los mismos, se puede observar que hay actividades encaminadas a la obtención inmediata de los productos, mientras que otras están dirigidas, fundamentalmente, a que el trabajo de otros centros se lleve a cabo de la manera más eficaz y eficiente posible.

Basándose en lo anterior, se puede hacer la siguiente clasificación de los centros de actividad:

• — Centros Principales: Aquellos cuya actividad va dirigida a la obtención de los productos, y por tanto imputan sus costes a los mismos. Ejemplo: Fabricación.
• — Centros Auxiliares: Son centros de apoyo que van a subrepartir sus costes entre otros centros auxiliares o principales. Ejemplo: Un Taller de Mantenimiento.
• — Centros Mixtos: Como su propia palabra indica, cumplen las dos características anteriores, es decir, por un lado trabajan sobre el producto y por otro actúan para otros centros. Ejemplo: Control de Calidad.

Tratamiento de la información en la contabilidad de costes

Una vez recogida toda la información necesaria para el cálculo de los costes, se realiza el tratamiento de la misma para llegar al cálculo del precio de coste del producto. Las etapas de este tratamiento son las siguientes:

• — Identificación de la información: Esta primera fase consiste en la delimitación de todos los factores de coste consumidos en el período objeto de estudio, independientemente de su procedencia, es decir, con independencia de si han sido facilitados por la contabilidad financiera, o calculados por la propia contabilidad interna.
• — Periodificación de la información: toda la información a manejar deberá estar periodificada acorde con el período objeto de estudio. La periodificación o aplicación del principio del devengo, en Contabilidad de Costes, puede hacerse por meses, semanas, días e incluso algunas empresas realizan el cálculo de costes en tiempo real, por lo que, solo coincidirá con la periodificación de la Contabilidad Financiera cuando ambas utilicen el mismo período de cálculo.
• — Clasificación de los Costes: La Contabilidad Financiera proporciona una clasificación por naturaleza (gastos de personal, gastos financieros, etc.), permitiendo conocer el montante de factores empleados en el ejercicio de manera global. Dicha clasificación aunque útil, no es suficiente porque no permite analizar la asignación ni el aprovechamiento óptimo de los recursos, por lo que es necesario realizar una reclasificación de la información proporcionada por la contabilidad financiera, según los objetivos que se pretendan conseguir con el cálculo de costes. La Contabilidad de Costes agrupa los costes en clases o categorías en función de las características técnicas y económicas de los factores productivos que los han generado (materias primas, mano de obra directa y gastos generales de fabricación; costes directos y costes indirectos; costes variables y costes fijos, etc), de tal forma que resulten más útiles para la gestión de la empresa.
• — Localización de los costes: En esta cuarta etapa se pretende conocer dónde se generan los costes. Para ello hay que identificar los costes con los centros donde han tenido lugar los consumos.

  Las formas de realizar la localización de las cargas son muy variadas pues dependen del número y tipos de centros de coste que se hayan establecido.

  Una tradicional clasificación funcional de los costes es la que agrupa los mismos en:

  • · Costes de aprovisionamiento: Aquellos en los que incurre la empresa como consecuencia de la adquisición de factores para su incorporación al proceso productivo.
  • · Costes de fabricación: Los necesarios para la transformación de las materias primas en productos terminados.
  • · Costes de distribución: Los que se realizan para la distribución y comercialización de los productos.
  • · Costes de administración: Son costes relacionados con la planificación, organización, dirección y control de la empresa.
  • · Costes de financiación: Los que surgen como consecuencia de utilizar recursos financieros ajenos.

  La localización de los costes se podrá realizar en dos fases:

  • · Reparto Primario: Mediante el cual las cargas indirectas se reparten entre todos los centros, independientemente de que sean principales o auxiliares, utilizando claves de distribución, ya que los factores de coste son comunes a dos o más centros. Dicho reparto se llevará a cabo mediante el cuadro de reclasificación de cargas indirectas.
  • · Subreparto o Reparto Secundario: A través del cual los centros auxiliares revierten sus costes a los centros principales para los cuales han trabajado.
• — Imputación de los costes: Esta última fase del análisis de costes consiste en la atribución de los costes de los centros principales a los productos o servicios, distinguiendo a tal efecto:
  • · Costes Directos: Se afectarán a los outputs de manera inmediata, ya que se pueden medir y valorar para cada unidad obtenida.
  • · Costes Indirectos: Se imputarán desde los centros principales a los productos, servicios a través de unidades de obra o transferencias.

Elaboración del cuadro de reclasificación de cargas indirectas

En este epígrafe se detalla el contenido del cuadro de reclasificación y cómo se elaboran cada una de sus partes: Reparto Primario y Reparto Secundario.

Como se puede ver de forma esquemática en el cuadro adjunto, al realizar el cuadro de reclasificación se van a reclasificar los costes indirectos, clasificados en el Plan General Contable por naturaleza, y los vamos a llevar a los centros donde se ha producido su consumo. De esta forma pasarán de estar clasificados por naturaleza a estarlo por funciones.

Esta distribución de los costes entre los centros se realiza utilizando criterios subjetivos de forma que los totales que, una vez efectuado el reparto primario, se obtengan en cada centro, dependerán del criterio utilizado.

Más tarde, esos costes recopilados en los centros son los que se imputan a los productos para el cálculo del coste de producción. De lo que se deduce la relatividad del coste del producto. Según el criterio aplicado, los totales serán unos u otros, y por lo que el coste del producto cambiará en función del criterio aplicado.

Como consecuencia de todo esto, es importante la elaboración del cuadro de reclasificación de la forma más objetiva posible, para que la relatividad del coste se reduzca al máximo.

Una vez realizado el reparto primario, se pasará al Reparto Secundario o Subreparto, los costes de los centros auxiliares se traspasarán a aquellos centros para los que trabajaron. El objetivo primordial es que todos los centros auxiliares se queden vacíos de costes, dejando todos los costes indirectos agrupados en los centros principales.

Dicho objetivo se consigue eligiendo una unidad de transferencia que mida de forma adecuada la relación causal entre los centros que han prestado los servicios y aquellos que los han recibido.

En cuanto a los métodos de efectuar el subreparto, se pueden agrupar en:

• — Subreparto Directo o Unilateral: Los costes de los centros auxiliares se reparten en su totalidad entre los centros principales, despreciándose, si existen, las relaciones mutuas entre los distintos centros de apoyo.
• — Subreparto Indirecto o Bilateral: Los costes indirectos de los centros auxiliares se reparten tanto entre los centros principales como entre los auxiliares, teniendo en cuenta las interrelaciones que pueda haber entre los diferentes centros y considerando las posibles cesiones de costes de unos centros a otros, en función de los servicios que se presten mutuamente (reciprocidad).

Para solucionar estas relaciones reciprocas existen diversos sistemas, el más utilizado es el Método Algebraico, el cual se fundamenta en el establecimiento de un sistema de tantas ecuaciones y tantas incógnitas como centros estén interrelacionados.

Si en un centro de actividad se produce autoconsumo, al calcular la actividad total del centro hay que restar el autoconsumo, ya que después de efectuar el subreparto los centros auxiliares tienen que quedar vacíos de coste. De esta forma el autoconsumo pasa a aumentar el coste de los demás centros.

EJEMPLO CUADRO DE RECLASIFICACIÓN:

La empresa "A S.A." se dedica a la fabricación y distribución del producto P.

Desarrolla su actividad por períodos mensuales y para el mes de abril de 200X presenta la siguiente información extraída de la contabilidad financiera:

Los intereses del capital propio, calculados por la contabilidad interna ascienden a 8.000 euros.

La empresa está dividida para su gestión en los siguientes centros:

Los intereses del capital propio, calculados por la contabilidad interna ascienden a 8.000 euros.

La empresa está dividida para su gestión en los siguientes centros:

Información para la reclasificación de los costes:

• — El valor de las existencias iniciales de materias auxiliares era de 80.000 euros, quedando al final del período existencias de estas materias por importe de 40.000 euros. El consumo de la Fase I fue de 170.000 euros y el resto en la Fase II.
• — La prima de seguros hace referencia a una póliza del seguro de incendios del edificio.
• — El único edificio propiedad de la empresa, tiene la siguiente distribución:

  Oficinas administrativas .......300 m²

  Fase I ............100 m²

  Fase II ...........200 m²

• — De los gastos de personal, 1.800.000 euros son de mano de obra directa. El resto se distribuye entre los centros en función de las horas (h/h) trabajadas: 5.000 h/h en la Fase I, 4.000 h/h en la Fase II, 2.000 h/h en Administración y 200 h/h en Comercial.
• — Los gastos de alquiler se destinan a una nave industrial que se utiliza de almacén de materias primas y la empresa decide imputarlos al consumo de materias primas.
• — La amortización de la maquinaria se distribuye entre los dos centros de elaboración en función de las h/mq trabajadas en cada uno de ellos: 250 h/mq en Fase II y 200 h/mq en Fase I.
• — La cuenta de suministros recoge el consumo de energía eléctrica. La potencia instalada en cada centro es la siguiente: Fase I = 3.000 KW, Fase II = 3.000 KW y Administración = 1.200 KW.

Elaborar el cuadro de reclasificación de cargas indirectas, y calcular el coste de la unidad de obra.

SOLUCIÓN:

Ejemplo Subreparto nº 1:

La empresa industrial "T SA" presenta los siguientes costes primarios de cada uno de sus centros de actividad:

Mantenimiento y Control de Calidad son dos centros auxiliares que subreparten sus costes de la forma siguiente:

• — Mantenimiento trabajó en total 100 h/h, de las cuales: 10 fueron para Aprovisionamiento, 50 para Producción, 5 para Ventas, 20 para Administración y 15 para Control de Calidad.
• — Control de Calidad realizó 80 pruebas de las cuales: 15 fueron para Aprovisionamiento, 40 para Producción y 25 para Ventas.

Efectuar el subreparto

SOLUCIÓN:

Subreparto Directo o Unilateral:

Mantenimiento: 2.000/100 h/h = 20 €/h

C. Calidad: 1.800/80 p = 22,5 €/p

Ejemplo Subreparto nº 2:

La empresa "S SA" presenta los siguientes costes primarios de cada uno de sus centros:

Los Talleres Auxiliares subreparten sus costes de la forma siguiente:

• — El Taller Auxiliar I trabajó 175 h/h, de las cuales: 30 fueron para Aprovisionamiento, 25 para sí mismo, 20 para el Taller Auxiliar II y 100 para Producción.
• — El Taller Auxiliar II trabajó un total de 200 h/m, de las cuales: 5 fueron para Aprovisionamiento, 15 para el Taller Auxiliar I, 170 para Producción y 10 para D. Administración.

Efectuar el subreparto

SOLUCIÓN:

Subreparto Indirecto o Bilateral:

Sistema de ecuaciones:

4.600.875 + 15 h/m + 25 h/h = 175 h/h.

4.490.000 + 20 h/h + = 200 h/m.

Solución: h/m = 25.775 euros h/h = 33.250 euros