Estructura organizativa

Concepto

La estructura organizativa puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo, orientándolo al logro de los objetivos.

Esta definición puede ser ampliada y detallada, al considerar contenidos dentro del término estructura, los siguientes elementos:

• a) El patrón de relaciones y obligaciones formales que componen la organización (organigrama, descripción de puestos de trabajo).
• b) La forma en que las diferentes tareas son asignadas a diferentes departamentos y/o personas en la organización (diferenciación).
• c) La forma en que estas actividades separadas son coordinadas.
• d) Las relaciones de poder, de status y jerárquicas dentro de la organización (sistema de autoridad).
• e) Las políticas, procedimientos y controles formales que guían las actividades y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).

Algunos de los elementos descritos de la estructura organizativa se producen de forma prevista, ya que obedecen a relaciones previamente establecidas conscientemente. Es la denominada estructura formal de la organización. Pero en toda organización hay elementos no previstos que surgen fruto de la necesidad de los individuos de interaccionar de manera espontánea en un medio social como es el laboral. Es la denominada estructura informal de la organización. La estructura real de la organización es una mezcla de ambas, mezcla indisociable que el buen directivo debe ser capaz de identificar y distinguir.

El diseño organizativo se ocupa fundamentalmente de la estructura formal, que es la que depende de decisiones conscientes y voluntarias tomadas en la dirección de la empresa. No significa eso que deba olvidarse la estructura informal, siendo uno de los campos del análisis organizativo más fructífero este que estudia la compatibilidad entre variables formales de diseño organizativo y las realidades informales de la organización. Así, por ejemplo, la manera de encauzar y compatibilizar los núcleos informales de poder e influencia de la organización con las fuentes formales de poder jerárquico, es un campo interesante en el que se entrecruzan cuestiones de sociología, psicología, comportamiento organizativo y ciencia política.

Estructura organizativa formal

La literatura distingue entre tres enfoques diferentes a la hora de estudiar la estructura organizativa:

• a) Estructura organizativa formal: relaciones entre los miembros de la organización que la dirección establece de forma consciente. Es el campo donde primero se empieza a trabajar científicamente, ya que es el más fácilmente observable. Refleja las relaciones jerárquicas diseñadas a través de los organigramas, los mecanismos de coordinación previstos conscientemente por la organización, la división en puestos y unidades formalmente establecida...
• b) Estructura organizativa informal: relaciones espontáneas o no previstas por la dirección. Está integrada por un conjunto de relaciones que no han sido definidas previamente de forma consciente y que responden básicamente a las necesidades de relación entre los individuos que entran en contacto en el trabajo. Se generan centros de poder y procesos de decisión no oficiales, pero no por ello menos importantes, ya que, en muchas ocasiones, tienen más fuerza que los formalmente establecidos. Así, por ejemplo, multitud de procesos de fusión, que se observaban perfectamente compatibles en un análisis de variables formales, fueron boicoteados y fracasaron debido a la reticencia no siempre formalmente expresada de muchos trabajadores.
• c) Estructura organizativa real: resulta de la combinación de las variables formales e informales, que se desarrollan conjuntamente y no siempre son distinguibles de manera clara.

Elementos

Aunque la estructura organizativa de una organización puede variar enormemente en función de multitud de variables (tamaño, edad, sector de actividad...) sí parece haberse asentado la idea de que toda estructura organizativa tiene cinco componentes básicos (Figura 1): ápice estratégico, línea media, núcleo de operaciones, tecnoestructura y staff de apoyo.

Para coordinar las tareas y las diferentes unidades de la organización, esta utiliza seis mecanismos básicos de coordinación: adaptación mutua, supervisión directa, normalización de procesos de trabajo, normalización de resultados, normalización de habilidades y adoctrinamiento en valores.

La estructura organizativa como un sistema de flujos

Después de haber definido las partes de la organización y los mecanismos de coordinación, hay que analizar cómo funcionan conjuntamente todos estos elementos. Las partes están unidas entre si mediante flujos, que de alguna manera determinan la coordinación.

Estos flujos representan diferentes realidades de la estructura organizativa, una especie de dimensiones paralelas que conforman la realidad organizacional. Estas diferentes dimensiones se corresponden con diferentes escuelas del pensamiento organizativo, que pasamos a resumir brevemente.

• a) La estructura organizativa como un sistema de flujos de autoridad formal. Es la visión tradicional del organigrama empresarial, tremendamente formal y ligada a las primeras etapas de la ciencia del management. Nos permite identificar con facilidad las posiciones existentes dentro de la organización, cómo se agrupan estas posiciones y cómo fluye entre ellas la autoridad. Aunque la autoridad formal no representa más que un aspecto sumamente limitado de la organización, es importante tomarla como la base del estudio de la estructura organizativa, ya que es el sustrato formal sobre el que se desarrolla la realidad más compleja de los otros diferentes flujos.

• b) La estructura organizativa como un sistema de flujos regulados. Visión de la organización divulgada por los defensores de la gestión científica (taylorismo, fordismo) y por los defensores de los sistemas de control. Pueden identificarse tres flujos regulados claramente diferenciados:
  • — El trabajo de operaciones representado por las tres flechas gruesas de la figura 3: inputs → proceso → outputs
  • — Los flujos de información y decisión, representados por las flechas verticales de la figura. El sistema decisor de la organización arranca en el ápice, y conforme va descendiendo por la línea media llega hasta el núcleo ganando amplitud a medida que baja por el escalafón jerárquico. El sistema de control ascendente va recopilando información hacia el ápice para así facilitar su misión de control.
  • — La información de staff (flechas horizontales) proporciona información y asesoramiento del staff a las decisiones de línea.

• c) La estructura organizativa como un sistema de comunicación informal. Visión divulgada por los teóricos de las relaciones humanas. Tal y como ya dijimos, esta organización informal es un centro de poder sin reconocimiento oficial. Las vías reguladas se ven complementadas y, en ocasiones, incluso burladas por fuertes redes de comunicación informal, y los procesos de decisión pasan a través de la organización independientemente del sistema regulado. Tal y como refleja la figura 4, los flujos de comunicación corren por la organización sin orden o previsión aparente, ya que, al contrario que las dos anteriores visiones, que tenían en cuenta el uso formal de la supervisión directa y de la normalización, esta se centra en la adaptación mutua como mecanismo de coordinación. Se podría entender la red de comunicación informal como una serie de vías informales conectadas por centros neurálgicos que escapan parcialmente al control de la dirección.

• d) La estructura organizativa como un sistema de constelaciones de trabajo. Esta perspectiva sugiere que la red informal, vista en el apartado anterior, sigue unas determinadas pautas, estando relacionada con el sistema de autoridad formal. No es, por tanto, anárquica y totalmente independiente de la organización formal. La organización adopta la forma de un conjunto de constelaciones de trabajo, de grupos de individuos que intentan tomar decisiones adecuadas a su nivel jerárquico, pero en cuyo seno, y entre las constelaciones, se producen comunicaciones imposibles de prever en su totalidad, que cruzan y empapan, solapándose en ocasiones, todas las partes de la organización.

• e) La estructura organizativa como un sistema de procesos de decisión ad hoc. Todos los flujos explicados trabajan para que se genere este: no representan en sí mismos finalidades de la organización, sino que son procesos que facilitan la toma de decisiones que permite la producción de productos y/o servicios. Una decisión es un compromiso de acción, una intención explícita y concreta de actuar, y, tal como refleja la figura 6, implica la intervención de muchas partes de la organización.

En la figura 7 vemos todos los distintos flujos trabajando conjuntamente en una organización, lo que da una idea bastante intuitiva de la enorme dificultad que implica gestionar.

Puntos de vista de la organización

El término organización, en dirección de empresas, presenta dos significados bien distintos.

Por una parte, desde el punto de vista institucional, se refiere a la empresa o sistema estructurado en subsistemas interrelacionados entre sí. Esta sería una definición amplia del término y sirve para diferenciar los distintos tipos de organizaciones que existen (lucrativas y no lucrativas, empresas, sindicatos, partidos políticos, etc.).

Por otra parte, desde el punto de vista funcional, se refiere a la función de organizar o de disponer adecuadamente en el espacio y en el tiempo los recursos (tangibles e intangibles) que posee la empresa. Esta sería una definición estricta del término y se centra en el concepto de estructura organizativa.