Función de aprovisionamiento

Concepto

Antes de definir la función de aprovisionamiento es preciso considerar dos términos que se emplean con frecuencia en la Economía de la Empresa para definir funciones similares y que, en realidad, significan acciones diferentes. Estos términos son aprovisionar y comprar.

• a) Aprovisionar es la acción por la cual se pone a disposición de la empresa tanto los productos como los bienes y servicios necesarios para que esta pueda comenzar a funcionar. Es una función mucho más amplia que la de comprar, puesto que hay que detectar las necesidades de la empresa y situarlas en el tiempo, adaptándose a un entorno altamente cambiante.
• b) Por el contrario, la función de comprar es mucho más restringida y su objeto es adquirir del exterior bienes y servicios, garantizando el abastecimiento de las cantidades de estos en las mejores condiciones posibles de calidad y precio y en el momento y lugar que se necesiten.

Para poder llevar a cabo la función de aprovisionamiento es preciso prever las cantidades de los bienes y servicios que se van a necesitar para la puesta en funcionamiento de la empresa y planificarlas en el tiempo expresándolas en términos adecuados, indagar quiénes pueden ser nuestros posibles proveedores y llevar a cabo la adquisición de los mismos con su posterior recepción en condiciones adecuadas y su pago. Como hemos dicho anteriormente, la empresa deberá adaptarse a los posibles cambios que se produzcan en el entorno, provocando esto que la función de aprovisionamiento se haya convertido en una función estratégica que ayudará en gran medida a alcanzar los objetivos generales de la misma.

Los factores del entorno que más están influyendo en la función de aprovisionamiento son:

• — La globalización de los mercados.
• — La escasez de capitales y crecimiento de los costes financieros.
• — Las variaciones tanto cualitativas como cuantitativas en la demanda de los productos.
• — La reducción de los márgenes de beneficio.
• — Los cambios tecnológicos.

Por otro lado, la función de compras, aunque sea una de las operaciones necesarias para llevar a cabo el aprovisionamiento en la empresa, tiene una gran relevancia, puesto que el coste de lo adquirido va a influir en gran medida en el beneficio obtenido en la Empresa.

El proceso de compra

El proceso de compra comprende las acciones desde el momento en que es necesario buscar en el exterior un bien o un servicio para llevar a cabo la actividad de la empresa hasta concluir con las obligaciones y los derechos existentes entre la empresa y el proveedor del bien o el servicio.

Las decisiones de compra normalmente son llevadas a cabo por un grupo de miembros de la organización pertenecientes a los diferentes departamentos y forman lo que se suele denominar departamento o centro de compras. Esto va a suponer que las decisiones que se tomen referentes a este tema van a ser muy complejas ya que van a estar sujetas a diversas opiniones e influencias. En los centros de compras se van a llevar a cabo los distintos papeles que a continuación detallamos:

• 1. Indicadores: quienes conocen la existencia de la necesidad de compra de un bien o un servicio.
• 2. Decisores: aquellas personas pertenecientes a la organización que eligen tanto los productos que se van a adquirir como los proveedores.
• 3. Influyentes: los que de una forma directa o indirecta influyen en el proceso de compra.
• 4. Compradores: los miembros de una organización que tienen autoridad para hacer efectiva la compra.

A lo largo de todo el proceso de compra se pueden distinguir las siguientes funciones:

• 1. Operaciones previas: el proceso de compra comienza cuando existe un conocimiento detallado de las necesidades y la forma en la que estas deben ser satisfechas.
• 2. Selección del proveedor: es el paso siguiente al anterior y consiste en identificar los posibles proveedores capaces de suministrar el producto o servicio y solicitarles una oferta de los elementos requeridos. Después de analizar las diferentes ofertas se elegirá aquella que presente las mejores condiciones para la organización, pudiendo existir multitud de criterios a la hora de llevar a cabo esta elección y dependiendo estos de las prioridades competitivas de la empresa en relación con el artículo que se ha solicitado.
• 3. Realización del pedido: una vez seleccionado el proveedor que más se adecue a las necesidades de la empresa, se debe llevar a cabo la confección del pedido y la orden de compra, detallando las características que deben poseer los artículos demandados.
• 4. Seguimiento del pedido: se efectuará por parte del centro de compras para evitar posibles retrasos en las entregas de los mismos o desviaciones con respecto a la cantidad o calidad de los artículos solicitados.
• 5. Recepción del pedido: llevará consigo el control cualitativo y cuantitativo de los productos recibidos, la conformación de las facturas y la eventual devolución de los productos que se encuentren en mal estado o no se adapten a lo solicitado.

Objetivos de la compra

Las actividades del servicio que realiza el departamento de compras deben apoyarse en una clara sucesión de objetivos que a continuación pasamos a detallar:

• 1. Alcanzar los mínimos costes de adquisición. Para ello habrá que establecer las cantidades, precios y condiciones de pago de los elementos a adquirir, sin olvidar las posibles pruebas a las que en ocasiones habrá que someter al producto antes de su recepción.
• 2. Mantener el nivel de calidad exigido por la empresa, ya que esto afecta en gran medida a la calidad del producto final.
• 3. Mantener la continuidad del abastecimiento de acuerdo con los programas de fabricación y compras.
• 4. Prevenir a los distintos departamentos de la empresa de las variaciones de precio en el mercado, tendencias, etc.
• 5. Proporcionar los productos necesarios dentro de las necesidades tanto de plazos, lugares y fraccionamientos de entrega, como las condiciones en que debe realizarse el transporte y las condiciones especiales que pudiera requerir la mercancía.