Factura

Concepto

Factura es el documento que están obligados a expedir los empresarios y profesionales como acreditación de las entregas de bienes y prestación de servicios que realizan en el desarrollo de su actividad. Por su trascendencia tributaria, para justificar los gastos o deducciones, se deberá entregar una factura por cada una de las operaciones que realicen al destinatario de la misma y conservar una copia de la misma. También deberán expedir factura en los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

Desde el 1 de enero de 2013 la regulación general de la factura está recogida en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Existe obligación de emitir factura en los siguientes supuestos:

• a) Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúe como tal.
• b) Cuando el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
• c) Las entregas intracomunitarias de bienes exentas del IVA.
• d) Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas por las tiendas libres de impuestos).
• e) Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
• f) Entregas de bienes objeto de instalación o montaje.
• g) Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de impuestos especiales realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
• h) Determinados supuestos de inversión del sujeto pasivo del IVA.

Están exceptuadas de la obligación de facturar las operaciones siguientes:

• - Las operaciones exentas de IVA, salvo las relacionadas con los servicios sanitarios, las entregas de bienes inmuebles y las de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado.
• - Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sean de aplicación el régimen especial de recargo de equivalencia, salvo por las entregas de inmuebles en las que el sujeto pasivo renuncie a la exención.
• - Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen simplificado, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se realice en atención al volumen de negocios y en las transmisiones de activos fijos.
• - Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
• - Aquellas que, con referencia a sectores o empresas determinadas, haya autorizado el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas.

Requisitos de las facturas

Contenido de las facturas

Todas las facturas y sus copias deben contener, como mínimo, los siguientes datos o requisitos:

• a) Número y, en su caso, la serie. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa y se pueden utilizar series separadas si existen razones que lo justifican.
• b) Fecha de su expedición.
• c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• d) Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
• e) El número de identificación fiscal del destinatario en las entregas intracomunitarias exentas, en las operaciones cuyo destinatario es el sujeto pasivo del IVA y en las operaciones localizadas en el territorio de aplicación del impuesto cuando el empresario se considera establecido en dicho territorio.
• f) Domicilio del expedidor y del destinatario.
• g) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y de su importe. Debe hacerse mención del precio unitario sin impuesto de dichas operaciones y de los descuentos o rebajas no incluidos en el mismo.
• h) El tipo o tipos impositivos aplicado a las operaciones.
• i) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
• j) La fecha de realización de las operaciones que se documentan o en la que se haya recibido el pago anticipado, cuando sea una fecha distinta a la de expedición de factura.

Las facturas podrán expedirse en papel o formato electrónico siempre que permita constatar desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación, la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Los originales de las facturas deben remitirse a los destinatarios de las operaciones en el momento de realizarse la operación, excepto si el destinatario de la operación es un empresario o profesional, en cuyo caso debe hacerse dentro del plazo de un mes.

Los importes recogidos en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda, siempre que el importe del impuesto repercutido se exprese en euros. Las facturas se podrán expedir en cualquier lengua aunque la Administración Tributaria podrá exigir la traducción a una lengua oficial en España para la comprobación tributaria.

Plazos de expedición y envío

Como norma general, la factura deberá expedirse en el momento de realizarse la operación, excepto si el destinatario de la operación es empresario o profesional que deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto.

Los originales de las facturas deben remitirse a los destinatarios de las operaciones en el momento de realizarse la operación, excepto si el destinatario de la operación es un empresario o profesional, en cuyo caso debe hacerse dentro del plazo de un mes.

Se podrá incluir en una misma factura distintas operaciones realizadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural (factura recapitulativa).

Factura simplificada

La factura ordinaria podrá sustituirse por una factura simplificada (que sustituye a los tiques), cuando el importe no supere los 400 euros (IVA incluido), o cuando no supere los 3.000 euros (IVA incluido), en alguna de las siguientes operaciones: ventas al por menor, ventas o servicios en ambulancia, a domicilio del consumidor, transporte de personas, servicios de hostelería prestados por restaurantes y bares, salas de baile, servicios telefónicos en cabinas, servicios de peluquerías, revelado de fotografías, uso instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos, alquiler de películas, tintorerías y autopistas de peaje.

No es posible expedir factura simplificada en las entregas intracomunitarias de bienes exentas, ni en las ventas a distancia, ni en las entregas de bienes o prestaciones de servicios cuando el proveedor no se encuentre establecido en el territorio de aplicación del impuesto.

Los tiques deberán contener, al menos, el número y serie, la fecha de su expedición y la de realización de las operaciones, los datos identificativos y el NIF del obligado a su expedición, la identificación de la operación, el tipo impositivo aplicado y opcionalmente la expresión “IVA incluido” y el importe de la contraprestación total. Si el destinatario de la operación es un empresario o profesional con derecho a deducción deberá contener también los datos del destinatario y la cuota tributaria repercutida consignada por separado.

Obligación de expedir factura

El empresario o profesional que realiza la operación será el responsable de la expedición de la factura, sin embargo también podrán ser emitidas por el destinatario de la operación (cliente) siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• a) Exista un acuerdo previo entre ambos especificando las operaciones a las que se refiere.
• b) El destinatario deberá remitir una copia al empresario o profesional, en el plazo establecido para la expedición de las facturas.
• c) Deberán ser aceptadas por el empresario o profesional según el procedimiento que determinen ambas partes.
• d) Expedición de la factura en nombre y por cuenta del empresario o profesional.

Las facturas también podrán ser expedidas mediante la contratación de un tercero al que se encomiende su gestión.

Estas facturas tienen que ser expedidas con una serie específica y pueden realizarse en formato papel o electrónico.

Facturas rectificativas

Se deberá expedir factura rectificativa de la original cuando se dé alguno de los siguientes casos:

• a) Omisión o incumplimiento de alguno de los requisitos exigidos como obligatorios.
• b) Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.
• c) Cuando se hayan producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA.

La rectificación se efectuará mediante la emisión de una nueva factura tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su rectificación, siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el devengo del impuesto. Se hará constar su condición de documento rectificativo, los datos identificativos de la factura rectificada y las causas que la motivan. Es obligatoria la expedición de series específicas.

Factura electrónica

Es el documento electrónico generado por medios informáticos que reemplaza al documento físico en papel con la misma validez legal. Es un fichero informático con el contenido exigido por la ley a las facturas que, además, se puede transmitir por medios telemáticos y que tiene ciertas características que aseguran la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, lo cual se acredita mediante el uso de una firma electrónica avanzada y el intercambio electrónico de datos. Es imprescindible que el destinatario de las facturas dé su consentimiento de forma expresa y en cualquier momento puede solicitar el volver a recibirlos en formato de papel. A partir del 15 de enero de 2015, los proveedores tienen que emplear la factura electrónica cuando vayan a emitir un documento a cualquier Administración por los servicios prestados, siempre que se trate de cantidades superiores a los 5.000 euros.

Supone un ahorro de costes por la eliminación del papel y por la automatización de la gestión de las facturas.

El destinatario tendrá la obligación de conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo a la Administración Tributaria, para lo cual tiene que disponer del software que permita verificar la validez de la firma y la posibilidad de consultar las facturas en línea, buscar cualquiera de los datos de los libros registro de IVA, realizar copias e imprimirlas en papel si fuera necesario.

También se podrán convertir sus facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan carácter de originales, a formato digital. Para ello deberá hacer uso de un software de digitalización que haya sido homologado por la Agencia Tributaria.