Estudio de métodos y tiempos

El estudio del trabajo

Ciertas técnicas, en particular el estudio de métodos y la medición del trabajo (estudio de tiempos), nos permiten investigar de una forma sistemática todos los factores que influyen en la eficiencia del proceso laboral analizado con el fin de efectuar mejoras. Para ello, partimos del supuesto de que sería posible incrementar la productividad utilizando los recursos existentes, sin necesidad de fuertes desembolsos para la mejora de instalaciones y equipos.

El estudio del trabajo contribuye a mejorar la productividad recurriendo, poco o nada, a inversiones suplementarias de capital, mediante un análisis sistemático de las operaciones, procedimientos y métodos de trabajo existentes, que pueda darnos las claves para mejorar su eficiencia. Sus principales características son las siguientes:

• — Es un medio de incrementar la productividad de una fábrica o instalación mediante la reorganización del trabajo, método que normalmente requiere poco o ningún desembolso de capital para instalaciones o equipos.
• — Es sistemático, examinando todos los factores que influyen en la eficiencia de una operación, lo que pondrá de manifiesto las deficiencias de todas las actividades relacionadas con la misma.
• — Es el método más exacto para establecer normas de rendimiento.
• — Las economías resultantes son inmediatas y continúan mientras duren las operaciones en su forma mejorada.
• — Puede ser utilizado en cualquier parte de la organización. De hecho, para ser eficaz requiere una aplicación continuada de un extremo a otro de la empresa.

La principal idea que hay detrás de estas técnicas es la de que no debe aceptarse sin discusión que las cosas se hagan en cierto modo «porque siempre se hicieron así». Por su carácter «revelador» de las deficiencias de los procesos, debe ser manejado con cautela puesto que a nadie le agrada que lo pongan en evidencia. Si el especialista no trata a los demás con gran tacto puede atraerse su antipatía, lo que le impediría cumplir su cometido debidamente.

• — Estudios de métodos: Consiste en el registro y examen crítico de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo un trabajo. De esta forma se convierte en un medio de idear y aplicar métodos más sencillos y eficaces de reducir los costes. Trata de reducir la cantidad de trabajo necesario para obtener una determinada producción, eliminando los movimientos innecesarios de los materiales o del personal, sustituyendo los métodos de trabajo por otros más eficientes. Puede dejar al descubierto las deficiencias del modelo, de los materiales, de los métodos de fabricación, etc.
• — La medición del trabajo: Consiste en la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador cualificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según una norma de ejecución previamente establecida. Sirve para investigar y reducir el tiempo improductivo, es decir, el tiempo durante el cual no se ejecuta trabajo productivo por cualquier causa que sea. Es el medio mediante el cual la dirección puede medir el tiempo que se invierte en ejecutar una operación o una serie de operaciones de manera que pueda identificarse y desligarse el tiempo improductivo. Es probable que muestre fallos, tanto de la dirección como de los trabajadores, por lo que suele encontrar mucha mayor oposición que el estudio de métodos. Además de revelar la existencia del tiempo improductivo también sirve para fijar tiempos-tipo de ejecución del trabajo. Estos tiempos-tipo permiten obtener información en qué basar el programa de producción, los plazos de entrega, presupuestos y precios de venta; repartir el trabajo equitativamente entre los operarios; comparar diferentes métodos de producción; controlar los costes de mano de obra estableciendo costes estándar...

El factor humano en la aplicación del estudio del trabajo

Si se quiere que el estudio del trabajo contribuya seriamente al aumento de la producción, antes de pensar en aplicarlo, habrá que lograr el establecimiento de un buen ambiente de trabajo e informar debidamente a los trabajadores para que no vean estas técnicas como una amenaza de la dirección que pretende hacerlos trabajar más sin ningún beneficio para ellos. Los trabajadores temen generalmente a lo desconocido, a todo aquello que parece amenazar su seguridad, oponiéndose si no abiertamente, al menos con una falta de colaboración. A nadie le gusta que se ponga en evidencia su fracaso siendo indispensable contar con la comprensión del personal dirigente en todas sus categorías. Si el especialista no trata a los demás con gran tacto, puede atraerse la antipatía de directores y obreros, lo que dificultará sobremanera el cumplimiento de su cometido.

Los directivos son el primer grupo de personas a quienes hay que explicar la finalidad y las técnicas de estudios de trabajo, con lo que será conveniente en ocasiones hacer «cursillos de iniciación» antes de aplicar el estudio. El especialista de estudios de trabajo debe conseguir la colaboración de los capataces y jefes de taller dado que son los más afectados al poder quedar desprestigiados si se incrementa la eficacia de las operaciones bajo su responsabilidad. También puede temer perder categoría por la intromisión del especialista en sus funciones. Si surgen conflictos será el primero en tratar de solucionarlo y le será difícil hacerlo con justicia si no comprende el problema. Además, si tienen conocimientos sobre estudios de trabajo, puede ayudarnos a seleccionar los trabajos a estudiar y para comprender los factores del caso si surgen conflictos sobre los métodos o las normas de tiempo.

En muchas ocasiones, el grupo de trabajadores tiende a establecer entre sus miembros un determinado cupo de producción que no siempre se ajusta al deseado por la dirección. Cualquier trabajador cuya producción esté muy por encima o muy por debajo del cupo y que, por consiguiente, se desvía apreciablemente de la norma será objeto de presiones por parte del grupo para que se ajuste a ella. La imposición de un cupo de producción, sin consulta previa a los trabajadores o sin haber obtenido su colaboración, puede suscitar resentimiento.

Cuando el especialista en estudios de trabajo decide unilateralmente eliminar una operación, privando tal vez a uno o varios trabajadores de su puesto, amenaza de hecho la necesidad básica de seguridad de los trabajadores, por lo que es normal una reacción negativa. Debe hablarse con claridad, abierta y francamente, de los objetivos del estudio. Si se hace participar a los trabajadores en el desarrollo de un nuevo método perfeccionado, también es posible que se conviertan en partidarios de dicho método, a veces con resultados imprevistos.

El trabajador conoce acerca su propio trabajo detalles que pueden escapar al especialista por lo que, muchas veces, las sugerencias de un capataz, un operario o un encargado, puede ayudar en gran medida al especialista a idear un mejor método de trabajo. El especialista debe recordar que su finalidad no es solo aumentar la productividad, sino también mejorar la satisfacción derivada del trabajo, buscando medios para minimizar la fatiga y hacer el trabajo más interesante y satisfactorio.

No debemos olvidar que las causas de tiempo improductivo, evitables en mayor o menor grado por la dirección, son generalmente mucho más numerosas que las que podrían atribuirse a los trabajadores. Además, la experiencia ha demostrado que, si se toleran tiempos improductivos que provienen de fallos de la dirección, el personal se va desanimando y desganando con lo cual aumenta el tiempo improductivo atribuible a los trabajadores. Por todo ello, podemos concluir que, así como en toda organización el estudio de métodos debe preceder a la medición del trabajo, la eliminación del tiempo improductivo por deficiencias de la dirección, debe preceder a toda actuación para erradicar el tiempo improductivo imputable a los trabajadores.

Las condiciones de trabajo van a afectar en gran medida a la productividad de la mano de obra de una organización dado que el organismo humano, pese a su inmensa capacidad de adaptación, puede alcanzar un rendimiento muy superior cuando funciona en condiciones exteriores óptimas. Unas malas condiciones de trabajo pueden llevar, además, al peligro directo de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Los estudios ergonómicos también son fundamentales para mantener un buen ambiente de trabajo. La función de los mismos consiste en crear unas condiciones más adecuadas para los trabajadores en lo que se refiere a iluminación, clima, ruido, reducción de la carga física del trabajo, mejora de la postura y reducción del esfuerzo en ciertos movimientos, facilitar la lectura de dispositivos de señalización, facilitar la manipulación de palancas y mandos de máquinas, evitar esfuerzos de memoria innecesarios, etc.

Estudio de métodos

Uno de los principales instrumentos para lograr incrementos de productividad es el estudio de métodos, entendido como aquella serie de técnicas que se utilizan para realizar el registro y el examen crítico y sistemático de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo un trabajo. Mediante estas técnicas examinamos el trabajo humano en todos sus contextos, investigando de forma sistemática todos los factores que influyen en la eficiencia y economía de la situación estudiada, con el fin de realizar mejoras. De esta forma se convierte en un medio de idear, desarrollar y aplicar métodos más sencillos y eficaces que nos lleven a reducciones de los costos. Es decir, mediante el estudio de métodos tratamos que las tareas se hagan de la manera más sencilla y económica posible, reduciendo la cantidad de trabajo necesario para obtener una determinada producción, eliminando los movimientos innecesarios de los materiales o del personal, sustituyendo los métodos de trabajo por otros más eficaces. Fines principales del estudio:

• — Mejorar los procesos y los procedimientos de trabajo.
• — Mejorar la disposición de la fábrica, taller y lugar de trabajo, así como los modelos de máquinas e instalaciones.
• — Economizar el esfuerzo humano y reducir la fatiga innecesaria.
• — Mejorar la utilización de los materiales, máquinas y mano de obra.
• — Crear mejores condiciones materiales de trabajo.

Para alcanzar cualquiera de estos objetivos existen diversas técnicas, pero todas tienen un procedimiento cuyas etapas básicas deben ser respetadas estrictamente y realizadas en el orden indicado para que el estudio de métodos sea efectivo:

• 1. Seleccionar el trabajo que se va a estudiar.
• 2. Registrar todo lo que sea pertinente del método actual por observación directa.
• 3. Examinar con espíritu crítico lo registrado.
• 4. Idear el método más práctico económico y eficaz, teniendo en cuenta las contingencias posibles.
• 5. Definir el nuevo método, de tal modo que sea reconocible y diferenciable del antiguo.
• 6. Implantación.
• 7. Mantenimiento.

Entre sus principales aplicaciones destaca el análisis de recorrido y manipulación de materiales (ver figura 1), el desplazamiento de operarios en centro de trabajo (ver figura 2) y movimientos en el puesto de trabajo (véase "Micromovimiento en el análisis del trabajo").

La medición del trabajo

La medición del trabajo consiste en la aplicación de una serie de técnicas para la determinación del tiempo invertido por un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida, efectuándola según una norma de ejecución preestablecida. Con anterioridad vimos cómo el tiempo total de fabricación de un producto puede aumentar a causa de un diseño deficiente, del mal funcionamiento del proceso o por el tiempo improductivo añadido en el curso de la producción debido a deficiencias de la dirección o a la actuación de los trabajadores.

El estudio de métodos es la técnica principal para reducir la cantidad de trabajo, principalmente eliminando movimientos innecesarios del material o de los operarios, desarrollando métodos de trabajo más eficaces. La medición del trabajo, a su vez, es el medio por el cual la dirección puede poner de manifiesto y tratar de eliminar el tiempo improductivo, es decir, el tiempo durante el cual no se ejecuta trabajo productivo por cualquier causa que sea. La medición de trabajo, además de revelar la existencia del tiempo improductivo, también sirve para fijar tiempos tipo de ejecución del trabajo de operaciones.

Es muy probable que la medición del trabajo haga patentes fallos de la dirección y de los trabajadores, motivo por el cual suele encontrarse con mayor oposición que el estudio de métodos. Las causas del tiempo improductivo por deficiencias de la dirección, evitables en mayor o menor medida, son generalmente mucho más importantes que las que podrían suprimir los trabajadores, con el agravante, demostrado por la experiencia, de que, si se toleran los tiempos improductivos imputables a la dirección (interrupciones por falta de material o averías de las máquinas), sin hacer un verdadero esfuerzo para evitarlos, se incrementa el tiempo improductivo atribuible a los trabajadores. Por ello, podemos concluir que, de la misma forma que en toda organización el estudio de métodos debe proceder a la medición del trabajo, de igual modo, la reducción del tiempo improductivo por deficiencias de la dirección debe preceder a toda ofensiva contra el tiempo improductivo imputable a los trabajadores.

La medición del trabajo proporciona los datos necesarios para organizar y controlar las actividades de la empresa en las que intervienen el factor tiempo; los usos más destacables son los siguientes:

• — Comparar la eficacia de varios métodos durante el estudio de métodos.
• — Repartir la carga de trabajo dentro de los equipos de forma equilibrada.
• — Determinar el número de operaciones que puede realizar el operario o las máquinas que puede atender.
• — Obtener información en que basar el programa de producción, presupuestos de ofertas, precios de venta, plazos de entrega.
• — Fijar normas que puedan servir de base a sistemas de incentivos.
• — Obtener información que permita controlar los costes de mano de obra y fijar costes estándar.

Procedimiento básico de la medición del trabajo:

• — Seleccionar el trabajo objeto de estudio.
• — Registrar todos los datos relativos a métodos, circunstancias en que se realiza el trabajo y elementos de la actividad.
• — Examinar los datos registrados con espíritu crítico, verificando si se utilizan los métodos más eficaces separando elementos productivos de improductivos.
• — Medir la cantidad de trabajo de cada uno de los elementos mediante la técnica más apropiada.
• — Compilar el tiempo tipo de la operación previendo, en caso de estudios de tiempos con cronómetro, los suplementos para descansos, necesidades personales, etc.
• — Definir con precisión las actividades y métodos de operación a los que corresponde el tiempo computado, definiéndolo como tiempo tipo de las mismas.

El paralelismo patente con algunas de las fases del estudio de métodos facilita que en el caso de, que previo a la medición de tiempos, se haya realizado un estudio de métodos, algunas de las mismas puedan obviarse, en concreto las tres primeras que serían recurrentes con las del estudio de métodos.