Oficina judicial

¿Qué son las oficinas judiciales y cómo se organizan?

Señala el artículo 435 de la Ley Orgánica del Poder Judicial que la oficina judicial es la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales. La estructura básica de la oficina judicial, que será homogénea en todo el territorio nacional como consecuencia del carácter único del Poder al que sirve, estará basada en los principios de jerarquía, división de funciones y coordinación.

Según el artículo 435.3 de la LOPJ, los criterios de funcionamiento de la referida oficina son los de agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo, responsabilidad por la gestión, coordinación y cooperación entre Administraciones. Se pretende con los mencionados principios que los ciudadanos obtengan un servicio próximo y de calidad, con respeto a los principios recogidos en la Carta de Derechos de los ciudadanos ante la Justicia.

Los funcionarios que prestan sus servicios en ellas, a excepción de los letrados de la Administración de Justicia, sin perjuicio de su dependencia funcional, dependen orgánicamente del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas en sus respectivos ámbitos.

Por otra parte, debe hacerse notar la circunstancia de que el legislador emplea el término "instrumental" para referirse a la propia oficina judicial como organización administrativa, término éste propio de la Ciencia de la Administración, que alude a las llamadas "Administraciones mediales o instrumentales" como organizaciones administrativas de apoyo a otras entidades y órganos constitucionales y, al mismo tiempo, como instrumento y como conjunto de medios personales y materiales para la consecución de los fines encomendados a esas entidades y órganos.

Cabe destacar que, tras la modificación operada por la LO 1/2025, el art. 435 LOPJ establece, asimismo, que en los municipios en que no proceda la constitución de una Oficina de Justicia en el municipio por ser sede de un Tribunal de Instancia, la Oficina judicial podrá prestar los servicios administrativos relacionados con la Administración de Justicia previstos en el artículo 439 quater.

El diseño de la Oficina judicial será flexible, determinándose su dimensión y organización por la Administración Pública competente, en función de la actividad que en la misma se desarrolle.

En cuanto a su ámbito competencial, la Oficina judicial podrá prestar su apoyo a órganos de ámbito nacional, de comunidad autónoma, provincial o de partido judicial, extendiéndose su ámbito competencial al de los órganos a los que presta su apoyo. Su ámbito competencial también podrá ser comarcal, de tal forma que pueda servir de apoyo a más de un Tribunal de Instancia.

¿Cuáles son los servicios comunes y cómo funcionan?

Señala el art. 436 LOPJ, la actividad de la Oficina judicial, definida por la aplicación de las leyes procesales, se realizará a través de los servicios comunes.

Los servicios comunes asistirán a jueces y juezas para el ejercicio de las funciones que les son propias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones se dicten. Los jueces podrán requerir en todo momento a la Oficina judicial cuanta información consideren necesaria sobre los procedimientos cuyo conocimiento tengan atribuido.

Estos servicios comunes comprenderán a los servicios comunes de tramitación y en su caso, aquellos otros servicios comunes que se determine, donde se integran los puestos de trabajo vinculados funcionalmente por razón de sus cometidos.

Tales servicios podrán desempeñar sus funciones al servicio de órganos de una misma jurisdicción, de varias jurisdicciones o a órganos especializados. Se podrán estructurar en áreas, en áreas, a las que se dotará de los correspondientes puestos de trabajo y, si el servicio lo requiere, en equipos.

Cada servicio común estará bajo la dirección de un letrado o una letrada de la Administración de Justicia, de quien dependerán funcionalmente el resto de los letrados y letradas de la Administración de Justicia y el personal destinado en los puestos de trabajo en que aquél se ordene.

En cuanto a las competencias del director de un servicio común, cabe decir que el mismo coordinará a los letrados de la Administración de Justicia que lo integren en el ejercicio de las funciones de dirección técnico-procesal y demás previstas en la ley que éstos desempeñan en relación con el personal destinado en el servicio común. Asimismo, deberá hacer cumplir, en el ámbito organizativo y funcional que le es propio, las órdenes y circulares que reciba de sus superiores jerárquicos. En el ámbito jurisdiccional, responderán del estricto cumplimiento de cuantas actuaciones o decisiones adopten jueces, juezas o tribunales en el ejercicio de sus competencias.

¿Qué es y cómo se organiza el servicio común de tramitación?

Según lo dispuesto por el art. 437 LOPJ, tras su modificación por la LO 1/2025, se entiende por servicio común de tramitación aquella unidad de la Oficina judicial que realiza todas las funciones requeridas para la ordenación del procedimiento.

A tales efectos, el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional, cada Tribunal Superior de Justicia, cada Audiencia Provincial y cada Tribunal de Instancia, así como el Tribunal Central de Instancia, serán asistidos por un servicio común de tramitación de la correspondiente Oficina judicial.

En cuanto a su diseño y organización, será el Ministerio de Justicia y las comunidades autónomas en sus respectivos territorios los competentes para ello, pudiendo crear áreas, cuando estas asistan a órganos de diferentes secciones u órdenes jurisdiccionales. Ahora bien, cuando en un Tribunal de Instancia el número de plazas judiciales de una misma sección sea igual o superior a doce, deberá existir al menos un área para la ordenación de los procedimientos de que conozcan, que se podrá extender también a los que correspondan a otras secciones del mismo orden jurisdiccional.

Quien ocupe la dirección del servicio común de tramitación asumirá las facultades de coordinación con la Presidencia del Tribunal, así como con la dirección del resto de servicios comunes para el eficaz funcionamiento de la Oficina judicial.

Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio de Justicia y las comunidades autónomas en sus respectivos territorios serán competentes para el diseño, creación y organización de otros servicios comunes que realicen las funciones de registro y reparto, de apoyo, actos de comunicación, auxilio judicial nacional e internacional, de ordenación de procesos de ejecución y jurisdicción voluntaria (art. 438 LOPJ).

¿Cuáles son las unidades administrativas?

Se entiende por unidad administrativa, ex art. 439 LOPJ, aquélla que, sin estar integrada en la Oficina judicial, se constituye en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia para la prestación de servicios que se consideren necesarios o convenientes para el funcionamiento del servicio público de Justicia.

En cuanto a sus funciones, entre esos servicios no se pueden comprender la realización de funciones de carácter procesal que correspondan al personal funcionario de los Cuerpos de la Administración de Justicia. Entre otras funciones, podrán dar apoyo a la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos sobre los que se tienen competencias en materia de Justicia, así como sobre los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales. También, incluso, se podrán crear para la prestación de servicios de medios adecuados de solución de controversias.

Los puestos de trabajo de estas unidades administrativas podrán ser cubiertos con personal de los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia de la Administración del Estado y de las comunidades autónomas que reúnan los requisitos y condiciones establecidas en la respectiva relación de puestos de trabajo.

En cuanto a su configuración, se ha de decir que corresponde a cada Administración en su propio ámbito territorial, el diseño, la creación y organización de las unidades administrativas necesarias, la determinación de su forma de integración en la Administración pública de que se trate, su ámbito de actuación, dependencia jerárquica, establecimiento de los puestos de trabajo, así como la dotación de los créditos necesarios para su puesta en marcha y funcionamiento.