Reglamento Veri*Factu

La lucha contra el fraude fiscal en la contabilidad: software seguro y régimen sancionador severo

Entre las medidas recogidas en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de prevención y lucha contra el fraude fiscal, se establece la obligación de que los sistemas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables o de gestión empresarial deben ajustarse a ciertos requisitos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, estableciéndose un régimen sancionador específico, derivado de la mera producción de estos sistemas o programas, o la tenencia de los mismos sin la adecuada certificación.

Constituye infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas, cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

• a) Permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) LGT 2003;
• b) Permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;
• c) Permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;
• d) Permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;
• e) No cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) LGT 2003;
• f) No se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.

Se califica como infracción grave y se sancionará con multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa informático o electrónico que sea objeto de la infracción. No obstante, las infracciones de la letra f) se sancionarán con multa pecuniaria fija de 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado en el que se produzca la falta del certificado.

También constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) LGT 2003, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados. La misma persona o entidad que haya sido sancionada conforme al apartado anterior no podrá ser sancionada por lo dispuesto en este apartado. Las infracciones previstas en este artículo serán graves.

Dicha infracción es grave y se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.

¿Cuál es el desarrollo del mandato legal?: el Reglamento Veri*Factu

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece los requisitos para los sistemas y programas informáticos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación.

El reglamento busca evitar el software de doble uso o de ocultación de ventas y establece un registro de factura con elementos informáticos de seguridad que aseguran su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.

Este reglamento, conocido como Reglamento Veri*factu, permite, según la Administración Tributaria, avanzar en la digitalización de las empresas y mejorar los servicios de asistencia que la Agencia Tributaria presta a los contribuyentes.

La norma se aplica a todos los empresarios y por todas sus operaciones, excepto aquellos que ya estén sometidos al Suministro Inmediato de Información o de los que no tengan obligación de facturación. Las empresas y autónomos tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptarse a la norma y los clientes podrán chequear la calidad fiscal de las facturas simplificadas recibidas en la web de la Agencia Tributaria.

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, también introduce determinadas modificaciones en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, entre las que se encuentra el nuevo apartado 5 del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se establece la inclusión de un código «QR» y, en su caso, una frase en las facturas expedidas por los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7 del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

¿Cuáles son las características del Reglamento Veri*Factu?

En la norma, se establece la posibilidad de que un mismo sistema informático de facturación pueda dar soporte a dos o más obligados tributarios, así como las condiciones que debe reunir este sistema informático, que se deberá comportar como si fueran sistemas informáticos independientes para cada obligado tributario gestionado.

Entre los requisitos exigidos se encuentran que deberá realizar de forma separada la gestión de los registros de facturación, generar cadenas independientes de registros de facturación para cada obligado tributario, permitir el funcionamiento como sistema VERI*FACTU de forma independiente para cada obligado tributario y visualizar claramente en todos los terminales conectados al mismo, el número total y la identificación de los obligados tributarios que gestiona.

En la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, se describe qué acciones debe poder realizar un sistema informático de facturación para que pueda considerarse que tiene la capacidad de remisión de la información, debiendo poder conectarse a Internet para comunicarse con la Sede electrónica de la AEAT, gestionar certificados electrónicos, remitir los registros de facturación, con la estructura, formato y codificación requeridos, usando protocolos seguros de comunicación, así como recibir y procesar adecuadamente las respuestas generadas por la AEAT ante los envíos realizados. Asimismo, se establece los sistemas de identificación y autenticación válidos para remitir los registros de facturación a la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Para remitir los registros de facturación a la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, los sistemas informáticos deberán identificarse electrónicamente ante esta a través de los certificados electrónicos válidos en cada momento en la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Además, dichos certificados electrónicos deberán ajustarse a las condiciones que se establezcan en la normativa vigente en cada momento en relación con los atributos mínimos que deben incluir los certificados electrónicos cualificados y los mecanismos que permiten verificar su vigencia y contenido en el ámbito de las administraciones públicas. Esta remisión podrá ser efectuada por el propio obligado tributario o por un tercero que actúe en su representación.

El sistema informático debe ser capaz de comprobar si es correcta la huella o «hash» de cualquier registro de facturación individual generado, debiendo firmar electrónicamente todos los registros de facturación que genere y comprobar si es correcta la firma electrónica de cualquier registro de facturación individual generado, así como toda o una determinada parte de la cadena de registros de facturación y, cuando detecte cualquier tipo de circunstancia que impida garantizar o que pueda vulnerar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación generados, o de su encadenamiento, deberá mostrar una alarma que indique claramente este hecho y que sea visible en todos los terminales conectados al sistema informático, generando el correspondiente registro del evento.

La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, también regula la trazabilidad de los registros de facturación, estableciendo que cada registro de alta o de anulación deberá contener un conjunto de datos referido al registro de facturación, de alta o de anulación, inmediatamente anterior por orden cronológico de fecha de generación, tales como el NIF del obligado a expedir la factura a que se refiere el registro de facturación inmediatamente anterior, el número de serie y número de la factura a que se refiere el registro de facturación inmediatamente anterior, la fecha de expedición de la factura a que se refiere el registro de facturación inmediatamente anterior, los primeros 64 caracteres de la huella o “hash” del registro de facturación inmediatamente anterior, salvo que se trate del primer registro de facturación generado en el sistema informático desde su instalación o puesta en marcha inicial.

Para un determinado obligado tributario, el sistema informático producirá una única cadena de registros de facturación que deberá contener tanto los registros de facturación de alta como los registros de facturación de anulación y será necesario que el sistema informático incorpore a los registros de facturación la fecha y hora exactas del momento en que son generados, de acuerdo con el territorio desde donde se expide la correspondiente factura.

Otros aspectos regulados en la Orden son la conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación, así como las características del registro de eventos de los sistemas informáticos de facturación y los formatos, la codificación, la estructura, el contenido y el formato de los registros de alta y de anulación (formato XML y codificación UTF-8). También describe el formato y contenido del código «QR» que deberá tener un tamaño entre 30x30 y 40x40 milímetros y seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004, y para su generación deberá emplearse el nivel M (medio) de corrección de errores.

¿Cuáles son los plazos de aplicación?

Los obligados tributarios deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos del reglamento y la orden de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.

En relación con sus actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos, deberán ofrecer sus productos adaptados en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial, es decir, el 29 de julio de 2025.

En relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes del 29 de julio de 2025, deberán estar adaptados con anterioridad al 1 de julio de 2025.

En el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial, es decir, antes del 29 de julio de 2025, deberá estar disponible en la sede de la Agencia Estatal de Administración Tributaria el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables.