Actas

Aun cuando su contenido es muy variado, pueden definirse las actas como aquellos documentos en los que se recogen determinados hechos, acuerdos o manifestaciones de los que las mismas hacen prueba. En las actas se hacen constar siempre y en todo caso las identidades de quienes levantan la misma, de quienes la visan o autorizan y, en su caso, de los que se reúnen o asisten al acto o sesión, además de las firmas de los primeros.

Las actas deben reflejar siempre la verdad de lo acaecido o acordado. Pueden aprobarse en la misma sesión o en la siguiente, previa su distribución anticipada. Normalmente para la aprobación se prescinde de su lectura, consecuencia del acondicionamiento previo de su contenido junto con el resto de la documentación de la sesión. Las modificaciones del acta, con carácter general, no se incluyen en la misma sino en la siguiente.

Cabe diferenciar entre las actas oficiales y las particulares (entre las primeras se encuentran, por ejemplo, las actas de las Corporaciones locales o las actas de las audiencias o vistas judiciales. Entre las segundas, por ejemplo, las de las Comunidades de Propietarios o las de los Consejos de Familia); actas que obedecen a prescripciones reglamentarias (las de cualquier organismo o entidad pública colegiada, el acta matrimonial o el acta de una Junta General), y las que se levantan voluntariamente (las notariales, a instancia de los interesados, por ejemplo); actas que constituyen documentos públicos y actas que son mero documento privado; actas provisionales o definitivas; actas que contienen una declaración de voluntad negocial y actas que son mera transcripción de hechos o situaciones jurídicas; actas inmediatas y actas elaboradas a posteriori; desde el punto de vista patológico cabría diferenciar entre actas únicas y actas dobles o diferentes o contradictorias (véase en el Derecho Electoral, por ejemplo, en el acto de escrutinio general un ejemplo singular).

¿Qué son las actas notariales?

Las Actas Notariales son Instrumentos Públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio de Notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia, dándoles carácter de auténticos, o bien, haciendo constar notificaciones, prevenciones o intimaciones conforme a Ley. Afectan, por tanto y con carácter general, a hechos jurídicos que por su peculiar naturaleza no pueden calificarse de actos o contratos.

De esta manera el Notario, a instancia de parte, extenderá y autorizará Actas en que se consignen los hechos que presencie o le consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato. Estas Actas se firmarán por los interesados y se signaran y rubricarán por el Notario, salvo que alguno de ellos no pudiere, no supiere o no quisiere firmar, en cuyo caso se hará constar así. Los Notarios sólo podrán consignar en Acta las manifestaciones que se hagan por personas a las que previamente les haya informado de su condición de fedatario público.

En la comparecencia no hará falta afirmar la capacidad de los requirentes, ni se precisará otro requisito que el interés legítimo de la parte requirente y la licitud de la actuación notarial. No se precisará la intervención de testigos, salvo en los casos concretos en que así se establezca por la Legislación o Derecho vigente.

Las Actas Notariales no requieren unidad de acto ni de contexto, pudiendo ser extendidas en el momento del acto mismo o, incluso, después. En este caso, cada parte del Acta se consignará como diligencia diferente, con expresión de la hora y sitio, y con cláusula de suscripción especial y separada. Las diligencias, salvo que las personas con quien se entiendan pidan que se redacten en el lugar, existiendo medios para ello, podrán ser extendidas por el Notario con posterioridad, con referencia y sobre la base de las notas tomadas sobre el terreno, haciéndolo constar expresamente.

La persona con quien se hubiere entendido la diligencia podrá comparecer en la notaría para enterarse del contenido de la misma. Cuando, por el contrario, la diligencia se extienda en el lugar en el que se practique, el Notario invitará a que la suscriban los que en ella tengan interés, así como cualquier otra persona que esté presente en el acto.

¿Cuántas clases o tipos de actas notariales existen?

1. Actas de presencia

Son Actas que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. Así y como ejemplo, el hecho de la existencia de una persona previamente identificada por el notario.

2. Actas de remisión de documentos por correo

Son actas en las que se hace constar el envío de cartas u otros documentos por correo. Sólo acreditan:

• - El contenido de la carta o documento.
• - La fecha de su entrega en la oficina postal o al funcionario de Correos.
• - La expedición del resguardo de imposición como certificado.
• - La recepción por el Notario del aviso del recibo.

Al Notario le compete comprobar que el contenido de la carta o documento no es contrario a la Ley Penal, al orden público o a las buenas costumbres.

En la carta o documentos remitidos quedará siempre constancia de la intervención notarial.

3. Actas de notificación y requerimiento

Las primeras tienen por objeto dar a conocer a la persona notificada una información o decisión del que solicita la intervención notarial. Las de requerimiento se dirigen a compeler o intimar al requerido para que adopte una determinada actitud.

Estas Actas podrán efectuarse por el notario personándose en el domicilio o lugar en que deba personarse o bien, siempre que la Ley no indique lo contrario, enviando cédula, copia o carta por correo certificado con acuse de recibo. En el Acta se consignará la manera en que la notificación o requerimiento se haya realizado, si la persona con la que se hubiere entendido la diligencia se negare a dar su nombre, indicar su relación con el destinatario o hacerse cargo de la cédula, copia o carta.

El requerido o notificado tiene derecho a contestar ante el Notario dentro de la misma acta en el plazo improrrogable de dos días hábiles a contar desde aquél en que se haya practicado la diligencia o recibido el envío postal. Los derechos y gastos notariales de la contestación serán de cargo del que solicitó el requerimiento.

4. Actas de exhibición de cosas o documentos

En las de exhibición de cosas el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de aquello que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto. La descripción podrá ser completada mediante planos, certificaciones, diseños, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz.

En las Actas de Exhibición de Documentos el Notario transcribirá o relacionará, además, los documentos, o concretará su narración a determinados extremos de los mismos indicados por el requirente.

5. Actas de referencia

En ellas se consignarán las declaraciones de las personas que intervengan. El Notario redactará el texto de la manera más adecuada a las declaraciones dichas, procurando utilizar las mismas palabras en lo que fuere posible y previa advertencia al declarante del valor jurídico de aquéllas, en los supuestos en que fuese necesario.

6. Actas de notoriedad

Vienen conceptuadas en el artículo 200 de la Ley Hipotecaria como medio hábil, junto con el expediente de dominio, para la reanudación del tracto sucesivo ininterrumpido. Su régimen jurídico está determinado en el artículo 203 de la mencionada norma, que establece que serán autorizadas por notario hábil para actuar en el lugar en que radiquen las fincas.

No es éste, sin embargo, el único ámbito de las actas de notoriedad, pues el Reglamento notarial aprobado por Decreto de 2 de junio de 1944 establece en su artículo 209 que las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurídica.

El precepto dispone asimismo los requisitos que habrán de observarse en las actas de notoriedad, a saber:

• 1.º el requerimiento para instrucción del acta será hecho al notario por persona que demuestre interés en el hecho cuya notoriedad se pretende establecer, la cual deberá aseverar, bajo su responsabilidad, la certeza del mismo, bajo pena de falsedad en documento público.
• 2.º el notario practicará, para comprobación de la notoriedad pretendida, cuantas pruebas estime necesarias, sean o no propuestas por el requirente, y deberá hacer requerimientos y notificaciones personales o por edictos cuando el requirente lo pida o él lo juzgue necesario.
• 3.º constarán necesariamente en las actas de notoriedad todas las pruebas practicadas y requerimientos hechos con sus contestaciones; los justificantes de citaciones y llamamientos; la indicación de las reclamaciones presentadas por cualquier interesado, y la reserva de los derechos, correspondientes al mismo ante los Tribunales de Justicia.
• 4.º el notario, si del examen y calificación de las pruebas y del resultado de las diligencias estimare justificada la notoriedad pretendida, lo expresará así, con lo cual quedará conclusa el acta.
• 5.º la instrucción del acta se interrumpirá si se acreditare al notario haberse entablado demanda en juicio declarativo con respecto al hecho cuya notoriedad se pretenda establecer (la Sentencia de la Sala 3.ª del Tribunal Supremo de 20 de mayo de 2008 ha declarado nulo el inciso final de este artículo, que establecía que por acta de notoriedad podrán legitimarse hechos y situaciones de todo orden, cuya justificación, sin oposición de parte interesada, pueda realizarse por medio de cualquier otro procedimiento no litigioso. La declaración que ponga fin al acta de notoriedad será firme y eficaz, por sí sola, e inscribible donde corresponda, sin ningún trámite o aprobación posterior).

Por su parte el artículo 209 bis regula específicamente las reglas que deberán observarse en la tramitación de las actas de notoriedad a que se refiere el artículo 979 de la Ley de Enjuiciamiento Civil de 1881 (declaración de herederos ab intestato).

Por último cabe reseñar que la antes mencionada sentencia de 20 de mayo de 2008 ha anulado igualmente el artículo 210 del Reglamento notarial, que establecía los requisitos de tramitación de las actas de notoriedad complementarias del título público conforme a los artículos 205 de la Ley Hipotecaria y 298 de su Reglamento.

7. Actas de Protocolización

En éstas se hará constar que el Notario ha examinado el documento que deba ser protocolado.

8. Actas de Depósito ante Notario

Los Notarios pueden recibir en depósito objetos, valores, documentos y cantidades, que les serán confiados por particulares o corporaciones, bien para su custodia, bien como prenda de sus contratos.

La admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, el cual podrá imponer condiciones al depositante. Cuando el Notario acepte depósitos en metálico, valores, efectos y documentos, extenderá un Acta que habrá de firmar el depositante o persona a su ruego, en el caso de que aquel no pudiera o no supiera firmar, y el Notario. En esta acta se consignarán las condiciones impuestas por el Notario al depositante para la constitución y devolución del depósito, así como todo aquello que fuere necesario para la identificación del mismo.

Los depósitos en metálico y los de los objetos en que fuese necesaria su identificación se entregarán cerrados y sellados a presencia del Notario en forma que ofrezca garantía suficiente de que no serán abiertos. Cuando proceda la devolución de un depósito se extenderá en la misma acta de constitución mediante nota expresiva, que será firmada por la persona que haya impuesto el depósito o por quien tenga de ella su derecho u ostente la representación legal o voluntaria, o por un testigo a su ruego (en el caso de que no supiere o no pudiere firmar), por un testigo de conocimiento (si el Notario no conociese al depositante o a quien le represente), y por el Notario mismo.

Se rechazará todo depósito que pretenda constituirse en garantía de un acto o contrato contrario a las leyes, la moral y las buenas costumbres. Cuando el Notario lo estimare conveniente podrá conservar los depósitos que se le hayan confiado en Banco o caja de seguridad arrendada a su nombre, advirtiéndolo así al depositante y haciéndolo constar en el Acta. La caja sólo podrá ser abierta por el Notario o su sustituto legal, o mediante orden escrita de la Junta directiva del Colegio Notarial o de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en su caso.

Por último, los Notarios podrán recibir en depósito, retribuido o gratuito, cantidades en metálico, valores, documentos, resguardos u otros objetos, con los requisitos de forma que los interesados tengan por conveniente, o por simples recibos privados que el Notario suscriba por sí mismo o por otra persona con poder notarial bastante.