Documentos notariales

¿Qué requisitos necesita un documento público notarial?

El Documento Notarial es el Documento Público por excelencia; de hecho, ha sido siempre el principal objeto de atención de la teoría general del documento. Buen ejemplo de lo que decimos lo constituyen los artículos 1216 y siguientes del Código Civil, reguladores del Documento Público, cuyas redacciones están pensando fundamentalmente en el Documento Notarial. Además, su interés general es mayor o más amplio que el de los restantes Documentos Públicos, judiciales y administrativos, con un ámbito interno dentro del funcionamiento de dichas Administraciones.

Para que todo Documento o Instrumento Público Notarial ostente la condición de tal es necesaria la concurrencia de los requisitos que el artículo 17. bis de la Ley del Notariado -según redacción dada por Ley 24/2001, de medidas fiscales, administrativas y del orden social- establece como indispensables:

• 1) El Notario debe dar fe de la identidad de los otorgantes, es decir, de que son quienes afirman ser.
• 2) Así mismo debe dar fe de que, a su juicio, tienen capacidad legal y legitimación para otorgar el acto o negocio jurídico de que se trate. Deberá comprobar tanto su capacidad natural para celebrarlo, como su capacidad jurídica y legitimación, especialmente, cuando se trate de un representante, comprobando que tiene facultades suficientes para ello.
• 3) Debe dar fe también, de que el consentimiento de los otorgantes al acto o negocio jurídico ha sido libremente prestado, es decir, falto de los vicios del consentimiento que lo invalidarían.
• 4) Igualmente debe dar fe de que el otorgamiento se adecua a la legalidad. O sea, debe ejercer un juicio de legalidad, que le obliga a calificar el acto o contrato celebrado y comprobar que reúna los requisitos que la Ley impone. De hecho, el Notario es el redactor del documento y el conformador del mismo.
• 5) Debe dar fe de que los otorgantes han expresado su voluntad debidamente informada, por lo que deberá leerles el documento y explicarles las consecuencias jurídicas que produce, asegurándose de que las entienden. Ello implica asesorarles y aconsejarles acerca de los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que se proponen alcanzar. E, incluso, sin quiebra de su imparcialidad, debe prestar especial asistencia a la parte más débil del contrato, ejerciendo así una función equilibradora.

Todo ello, sin olvidar las importantes funciones de colaboración con los poderes públicos que al mismo se le encomiendan, fundamentalmente en el suministro de información, de cara a prevenir y detectar fraudes fiscales y operaciones que encubran el blanqueo de capitales.

Es por todo lo expuesto que los efectos del Documento Notarial son múltiples:

• - Los Instrumentos Notariales gozan de fe pública, lo que produce unos importantes efectos probatorios.
• - Su contenido se presume veraz e íntegro, de acuerdo con lo dispuesto en las leyes.
• - Sus efectos sólo podrán ser negados o desvirtuados por los Jueces y Tribunales.
• - El Documento Público Notarial constituye título ejecutivo (artículo 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), a efectos del procedimiento de ejecución.
• - Y actúan como título legitimador para el tráfico jurídico cuando el documento contiene la adquisición de un derecho.

¿Cuántas clases de documentos notariales existen?

Los Documentos Notariales son, en principio, protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él. Los primeros consisten en escrituras públicas y actas notariales o protocolozaciones consignadas en el protocolo del notario. Los segundos son las reproducciones de Instrumentos Públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el Notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.

Vamos a referirnos ahora a las Escrituras Públicas para proceder después y en mayor detalle con las Actas Notariales.

Se considerarán Escrituras Públicas, además de la escritura matriz (que no es más que el documento original que se queda en la notaría y se anexa al protocolo), las copias de ésta, expedidas con ciertas formalidades. Así pues, las copias se encabezarán con el número que en el protocolo tenga la matriz, siendo una reproducción literal de la misma, una vez hechas las correcciones. Sólo el Notario en cuyo poder se halle el protocolo está facultado para expedir primeras y posteriores copias, pudiéndose interponer recurso de queja ante la Dirección General de los Registros y del Notariado contra la negativa del notario a expedir una copia.

Tienen derecho a obtener una copia, además de cada uno de los otorgantes, todas aquellas personas a cuyo favor resulte de la Escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, así como quienes acrediten, a juicio del Notario, tener interés legítimo en el documento. Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve posible, dando preferencia a las más urgentes.

En todo caso, deberá quedar a disposición del adquirente, dentro de los 5 días hábiles siguientes al otorgamiento, copia autorizada de cualquier escritura que contenga actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad.

El Notario, por su propia voluntad o cuando así lo solicite el interesado, remitirá el mismo día del otorgamiento, por telefax o por cualquier otro medio, al Registro de la Propiedad competente, comunicación, suscrita y sellada, de haber autorizado escritura susceptible de ser inscrita, lo que dará lugar al correspondiente asiento de presentación, en el que constarán, al menos, los siguientes datos:

• - La fecha de la Escritura matriz y su número de protocolo.
• - La identidad de los otorgantes y el concepto en el que intervienen.
• - El derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir.
• - La reseña identificadora del inmueble, salvo en los supuestos de inmatriculación y los datos registrales.

Con este trámite se consigue evitar que no se introduzca ningún otro derecho o carga sobre el inmueble cuya inscripción se pretende. Por tanto, con posterioridad a la fecha de otorgamiento de la Escritura Pública ante Notario no existirá nadie con mejor derecho sobre el inmueble.

¿Qué requisitos debe cumplir el documento público notarial electrónico?

Finalmente y para acabar es conveniente realizar unas breves referencias al Documento Público Notarial Electrónico dado que, con arreglo al Reglamento Notarial (artículo 107) -reformado por Real Decreto 45/2007, de 19 de enero-, los Notarios y los Registradores de la Propiedad, mercantiles y de bienes muebles, dispondrán obligatoriamente de sistemas telemáticos para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de información.

A estos efectos y si bien resulta de aplicación a la firma electrónica de los Notarios lo dispuesto en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, se establecen unas reglas específicas para adecuar a la actividad notarial los principios rectores de la firma electrónica. Y así:

• 1) Se impone a los Notarios la obligación de disponer para la adecuada prestación de sus funciones públicas de firma electrónica reconocida.
• 2) Dicha firma electrónica reconocida debe vincular unos datos de verificación de firma a la identidad del titular, a su condición de Notario y plaza de destino.
• 3) El uso de la firma electrónica se encuentra limitado exclusivamente a la suscripción de documentos públicos u oficiales propios del oficio del signatario.
• 4) La emisión del correspondiente certificado electrónico debe producirse, por tanto, en el momento de la toma de posesión de una plaza. A tal fin, se procederá en ese momento a la generación de los datos de verificación de firma, con intervención personal del signatario, en presencia de la autoridad corporativa competente y auxiliado por los mecanismos técnicos correspondientes. Los prestadores de servicios de certificación no podrán, en ningún caso, almacenar ni copiar los datos de creación de firma.
• 5) Se impone a los Notarios el deber de custodiar personalmente los datos de creación de firma electrónica que les corresponda, de no ceder su uso a ninguna otra persona en ningún supuesto y de denunciar inmediatamente al Colegio respectivo su pérdida, extravío o deterioro, así como cualquier otra situación que pueda poner en peligro el secreto o la unicidad del mecanismo.

La utilización de la firma electrónica se limita, como ya hemos dicho, al ejercicio de sus funciones públicas. Concretamente, sirve para remitir documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de un Notario a otro Notario o Registrador, a las Administraciones Públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio

Por este mismo medio podrán remitirse copias simples electrónicas a las entidades o personas interesadas cuando su identidad e interés legítimo le consten al notario. El receptor podrá, por el mismo medio, enviar al remitente acuse de recibo y, en su caso, dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones administrativas o tributarias.

En definitiva, el campo de actuación de la firma electrónica y del Documento Público Electrónico, en el ámbito notarial, se halla en la comunicación de su contenido, por vía telemática, a las Administraciones y Registro Públicos principalmente. Es decir, el Notario lo que hace es remitir copias electrónicas, con el mismo valor que el original. Pero el Documento Público matriz sigue estando en soporte papel y se sigue suscribiendo con la firma manuscrita de los otorgantes.