Principio de exactitud registral

¿En qué consiste el principio de exactitud registral?

El Registro Civil constituye la prueba de los hechos inscritos. Sólo en los casos de falta de inscripción o en los que no fuere posible certificar el asiento, se admitirán otros medios de prueba. En el primer supuesto será requisito indispensable para su admisión que, previa o simultáneamente, se haya instado la inscripción omitida o la reconstitución del asiento, según el artículo 2 de la Ley de Registro Civil.

No podrán impugnarse en juicio los hechos inscritos en el Registro sin que a la vez se inste la rectificación del asiento correspondiente, según el artículo 3 de la Ley de Registro Civil.

El encargado del Registro velará por la concordancia del Registro y la realidad, excitando al Ministerio Fiscal, advirtiendo a los interesados y comunicándose con los demás órganos del Registro Civil, según establece el artículo 26 de la Ley de Registro Civil.

Por tanto la inexactitud registral es la no concordancia del Registro Civil con la realidad. Parte de la doctrina considera que nos encontramos ante una "modificación" (O Callaghan), mientras que para otros (Linacero de la Fuente), estamos ante una "rectificación".

¿Cómo se lleva a cabo la rectificación de errores?

1. En vía judicial. Las inscripciones sólo pueden rectificarse por sentencia firme recaída en juicio ordinario. La demanda se dirigirá contra el Ministerio Fiscal y aquellos a quienes se refiere el asiento que no fueren demandantes. En este juicio no tiene lugar la restricción de pruebas que establece el artículo 2, según establece el artículo 92 de la Ley de Registro Civil.

La fecha de nacimiento es una circunstancia esencial de la inscripción de nacimiento, y la subsanación de cualquier error referente a la misma debe obtenerse mediante sentencia firme (Resolución 5 marzo de 2001, 20 de octubre de 2003, 30 de mayo de 2005).

2. En expediente gubernativo. En otras ocasiones se subsanan los errores por medio de expediente gubernativo, ante el Juez Encargado del Registro Civil, así en los siguientes casos:

• a) Las menciones erróneas de identidad, siempre que ésta quede indudablemente establecida por las demás circunstancias de la inscripción.
• b) La indicación equivocada del sexo cuando igualmente no haya duda sobre la identidad del nacido por las demás circunstancias, así como la mención registral relativa al sexo de las personas en los casos de disforia de género.
• c) Cualquier otro error cuya evidencia resulte de la confrontación con otra u otras inscripciones que hagan fe del hecho correspondiente, según establece el artículo 93 de la Ley de Registro Civil.

También pueden rectificarse por expediente gubernativo, con dictamen favorable del Ministerio Fiscal:

• a) Aquellos errores cuya evidencia resulte de la confrontación con los documentos en cuya sola virtud se ha practicado la inscripción.
• b) Los que proceden de documento público o eclesiástico ulteriormente rectificado, según establece el artículo 94 de la Ley de Registro Civil.

La certificación del Bautismo no tiene la naturaleza de un documento público, pues en virtud del principio constitucional de aconfesionalidad del Estado, (artículo 16 de la Constitución Española), los Ministros de la Iglesia Católica no pueden ser considerados como funcionarios públicos con competencia civil para dar fe de un dato, como es la fecha de nacimiento, (Resolución de la Dirección General de Registros y del Notariado de 3 de octubre y 9 de septiembre de 1996).

3. Cuando se trata de completar inscripciones y de corregir defectos formales, previo expediente gubernativo para:

• a) Completar inscripciones firmadas con circunstancias no conocidas en la fecha de aquéllas.
• b) Corregir en los asientos los defectos meramente formales, siempre que se acrediten debidamente los hechos de que dan fe.
• c) Corregir faltas en el modo de llevar los libros que no afecten directamente a inscripciones firmadas.
• d) Practicar la inscripción fuera de plazo.
• e) Reconstruir las inscripciones destruidas, según establece el artículo 95 de la Ley de Registro Civil.

La solicitud de la rectificación registral de sexo se regula en los arts. 43 a 51 de la Ley 4/2023, de 28 de febrero, para la igualdad real y efectiva de las personas trans y para la garantía de los derechos de las personas LGTBI; mediante una mera declaración de voluntad, sin precisarse requisito alguno, y sin tener que cambiar el nombre propio, en un procedimiento ante la persona encargada del Registro Civil. La rectificación permitirá, en principio, el ejercicio de todos los derechos inherentes a la nueva condición y podrá después revertirse en su caso.

¿En qué casos se suprimen los asientos?

Cuando un asiento no debe constar en el Registro Civil, se elimina mediante la cancelación.

1. Vía judicial, solo se produce por la sentencia declarativa dictada en el proceso ordinario correspondiente.

2. Vía expediente gubernativo, cuando se suprimen las circunstancias o asientos no permitidos o cuya práctica se haya basado de modo evidente, según el propio asiento, en título manifiestamente ilegal, según establece el artículo 95 de la Ley de Registro Civil.

3. Los casos mencionados como cancelación por expediente gubernativo, son:

• a) Las circunstancias cuya constancia no está prevista legal o reglamentariamente.
• b) Los asientos sobre hechos que no constituyen el objeto del Registro.
• c) Los asientos o circunstancias cuya práctica se haya basado, de modo evidente, según el propio asiento, en título manifiestamente ilegal.
• d) Las adiciones, apostillas, interlineados, raspaduras y enmiendas nulos; el asiento se considera parcialmente destruido en cuantos datos y circunstancias resulten ilegibles en el expediente.

¿Cuándo se realiza la práctica de nuevos asientos?

Es necesario poner de manifiesto que la inexactitud del Registro Civil se puede producir por no estar inscrito el hecho (inscripción fuera de plazo), o por no aparecer (reconstitución del asiento).

1. Inscripciones fuera de plazo. En cuanto al nacimiento, en la solicitud para la inscripción fuera de plazo se expresará que, realizada la investigación oportuna, no se ha encontrado inscripción de nacimiento o se presentará la correspondiente certificación negativa.

• a) Que no hay previa inscripción de nacimiento.
• b) La existencia e identidad del nacido.
• c) Cuantas circunstancias deban constar en la inscripción.

En cuanto a la inscripción del matrimonio fuera de plazo, no se puede dar cuando se celebró en forma religiosa ya que con la certificación del eclesiástico correspondiente se reconoce por parte del Juez encargado del Registro Civil. Cuando el matrimonio se ha celebrado en la forma civil, a salvo lo dispuesto en el artículo 63 del Código Civil y en los artículos 239, 252 y 255 del Reglamento del Registro Civil, se inscribirán, siempre que no haya dudas de la realidad del hecho y de su legalidad conforme a la ley española, los matrimonios que consten por cualquiera de los documentos siguientes:

• a) Acta levantada por Encargado o funcionario competente para autorizar el matrimonio del que se halle en peligro de muerte.
• b) Certificación expedida por la Iglesia o confesión, comunidad religiosa o federación respectiva cuya forma de celebración esté legalmente prevista como suficiente por la ley española.
• c) Certificación expedida por autoridad o funcionario del país de celebración.
• d) Certificación expedida por funcionario competente, acreditativa del matrimonio celebrado en España por dos extranjeros, cumpliendo la forma establecida por la ley personal de cualquiera de ellos.

2. Reconstitución de asientos. Es la práctica de nuevos asientos en sustitución de anteriores que han desaparecido.

El Encargado, en caso de siniestro, hará cuanto esté a su alcance para salvar los asientos y documentos, y a este efecto podrá requerir la ayuda de la autoridad gubernativa. Dará cuenta urgentemente de la destrucción o deterioro al Presidente del Tribunal Superior de Justicia. Si resultan afectadas inscripciones de más de un folio registral, dará cuenta también a la Dirección General, y el Presidente del Tribunal Superior de Justicia, o el Magistrado en quien delegue, girará inmediatamente una visita extraordinaria de inspección, para la que podrá también delegar, tratándose de Registros en los que actúe el Juez de Paz, en el de primera instancia correspondiente. Siempre que resultare dudosa la culpabilidad del Encargado, será inmediatamente sustituido en las diligencias de salvamento y reconstitución, según establece el artículo 317 del Reglamento del Registro Civil.

Este expediente se inicia de oficio por el Juez Encargado del Registro Civil, se escuchará a todos los interesados, se admitirán las pruebas que aparezcan, tales como certificaciones de las personas, los libros de familia, las inscripciones canceladas por traslado, los restos salvados de la inscripción parcialmente destruida.

El propio Encargado levantará urgentemente acta en la que consten, clara y ordenadamente, las circunstancias del siniestro y tomos y legajos siniestrados, con especificación detallada, por orden de páginas, asientos o documentos, de su estado, del de las tintas, y de su legibilidad y copia literal de los asientos y documentos en peligro de destrucción o ilegibilidad que no pudieran ser inmediatamente trasladados. Cuando los folios y libros no tengan garantías para la conservación o resulten difícilmente legibles o en peligro de destrucción o ilegibilidad, el citado Encargado trasladará los asientos, conforme a lo dispuesto sobre traslados por rectificación o corrección, en cuanto sea aplicable. El traslado será intervenido por el Ministerio Fiscal, que firmará también los asientos.

Si la urgencia del salvamento no permite el traslado ni las transcripciones literales en el acta, se procurarán reproducciones foto o fonográficas tomadas y custodiadas oficialmente, las que serán apreciadas discrecionalmente en el procedimiento.

Los libros salvados deberán encuadernarse interpolándose una hoja en sustitución de cada grupo de folios correlativos intermedios que falten, en la que se hará constar que desaparecieron o se inutilizaron, con referencia al acta en que se acredite y, en su día, a la reconstrucción con indicación del tomo y página. Al margen de la diligencia de apertura se diligenciará el alcance del siniestro en el libro deteriorado.

Los folios no susceptibles de encuadernación y los documentos archivados salvados se conservarán en carpetas ordenadas por tomos, libros y legajos.

Los asientos, incluso los del Libro de Personal y Oficina, se reconstituirán en virtud de expediente.

Se reconstituirán sin necesidad de expediente:

• a) Los índices, ficheros y legajos, salvo el de notas marginales, por lo que resulte de los folios salvados. En los legajos constarán las circunstancias del hecho de que especialmente dé fe cada inscripción.
• b) Las notas marginales.