Documentos públicos y oficiales

¿Cuál es la delimitación y requisitos legales de los documentos públicos y oficiales?

Es importante que a la hora de examinar el concepto legal de Documento Público Oficial, precisando sus funciones y elementos que lo integran, tengamos un conocimiento previo de lo que es y se entiende por documento. El diccionario de la Real Academia de la Lengua Española señala, entre las diversas acepciones de la palabra documento, la que significa "escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos" y "escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo". Vemos pues, que el término documento aparece ligado a la escritura o, dicho de manera más precisa, al soporte de papel escrito. Esta idea se recoge también por otros diccionarios, sean o no jurídicos, que se refieren al documento como carta, escrito, escritura o instrumento con que se prueba, confirma, demuestra o justifica una cosa o, al menos, que se alude con ese propósito. En consecuencia, podemos decir que el documento es, en términos generales, un instrumento escrito que contiene la relación o constatación de un hecho o circunstancias relativas a hechos o personas.

Ahora bien, para que podamos hablar de documento en términos jurídicos es precisa la concurrencia de tres elementos:

• 1. Un contenido, es decir, un pensamiento humano susceptible de tener relevancia jurídica.
• 2. Un vehículo de expresión donde plasmar ese pensamiento, pasando a ser el documento una realidad del mundo exterior, que incorpora unos signos o grafía.
• 3. Posibilidad de imputar o atribuir a un sujeto determinado la autoría del documento. La forma principal de conseguir esa imputación es la firma manuscrita en los documentos de papel. Hay que reconocer, sin embargo, que la firma no es un requisito o elemento indispensable del documento, puesto que esa imputación de autoría puede conseguirse por otros medios, como es por ejemplo el reconocimiento de la parte.

  Desde lo expuesto y atendiendo al criterio de la autoría, pueden distinguirse tres clases o grupos de documentos:

  • a) Documentos públicos, es decir, los autorizados por funcionarios que tengan legalmente atribuida la facultad de dar fe pública, judicial, notarial o administrativa, siempre que actúen en el ámbito de sus competencias y con los requisitos exigidos por la Ley en cada caso.
  • b) Documentos oficiales, esto es, los expedidos y firmados por funcionarios o empleados públicos, en el ejercicio de sus funciones públicas y conforme a su legislación específica. La diferencia con los públicos estriba en que éstos no tienen atribuida la facultad de dar fe pública.
  • c) Documentos privados, es decir, todos aquellos en los que no hay intervención de funcionarios como tales, ni en funciones de fedatario ni en otra distinta.

    Por tanto, para que un documento pueda ser calificado de público se necesitan los siguientes requisitos:

    • • Que sea autorizado por funcionario, es decir, por persona que reúna la calificación jurídica de tal.
    • • Que dicho funcionario tenga atribuida la facultad de dar fe pública.
    • • Y que además actúe (el mencionado funcionario) en el ámbito de sus competencias y con cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley en cada caso.

    A sensu contrario, no tendrán la calificación de documento público:

    • • Los que no procedan de funcionario que actúe como tal. Estos serán documentos privados.
    • • Los que procedan de funcionario que, aún actuando en el ámbito de sus funciones, carece de la facultad de dar fe pública. Estos serán los llamados documentos oficiales, muy numerosos en la práctica, particularmente en el ámbito administrativo.
    • • Los que procediendo de funcionarios dotados de fe pública, están realizados en el ejercicio de funciones distintas de la dación de fe. Nos encontramos aquí con documentos oficiales y documentos de carácter notarial, judicial o administrativo, tales como notas, partes, etc.

¿Qué clases de documentos públicos existen?

Tradicionalmente, la doctrina ha venido estableciendo tres tipos de documentos públicos en función del funcionario del que procedan y del tipo de fe pública que tenga atribuida. Se distingue así entre:

• 1) Documentos públicos judiciales. Los emanados de los Letrados de la Administración de Justicia -antiguos secretarios judiciales-, encargados de la fe pública judicial, es decir, de dar fe de los actos que se desarrollan en el ámbito de los procedimientos judiciales. A ellos se refiere el artículo 317.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, al considerar documentos públicos "las resoluciones y diligencias de actuaciones judiciales de toda especie y los testimonios que de las mismas expidan los Secretarios Judiciales".
• 2) Documentos públicos administrativos u oficiales. Los que autorizan los Secretarios y demás funcionarios con facultad certificante de las Administraciones Públicas, respecto de los actos administrativos de éstas. También a ellos se refiere el art. 317 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, presentando un catálogo de cuatro términos o apartados, en los que están los de los funcionarios públicos (artículo 317.5 LEC); los de los funcionarios de cualesquiera órgano del Estado, de las Administraciones públicas o de otras entidades de Derecho Público (artículo 317.6 LEC), que son los administrativos en sentido estricto; las certificaciones expedidas por Registradores de la Propiedad y Mercantiles (artículo 317.4 LEC) y los intervenidos por Corredores de Comercio Colegiados (artículo 317.3 LEC), que son también administrativos, aunque en un sentido más amplio, pudiéndose hablar de documentos públicos oficiales.
• 3) Documentos públicos notariales. A los que también se refiere el artículo 317.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, siendo los autorizados por los Notarios, a quienes se atribuye la fe pública extrajudicial, con un doble contenido:
  • • En el plano de los hechos y con respecto de la exactitud de los que el Notario ve, oye o percibe por sus sentidos.
  • • En el plano del derecho y con respecto de la autenticidad y fuerza probatoria de las declaraciones de voluntad de las partes en los negocios jurídicos que celebran ante él.

Se han excluido como documentos públicos las certificaciones dadas con arreglo a los libros por los párrocos, y las ordenanzas, estatutos, reglamentos de sociedades, comunidades o asociaciones, siempre que estuvieran aprobadas por autoridad pública.

Por otra parte, el artículo 323 de la Ley de Enjuiciamiento Civil trata de los documentos públicos extranjeros. El concepto que de los mismos ofrece la norma hace referencia a una posible doble situación, existencia o inexistencia de un Tratado Internacional. En el primer caso, la fuerza probatoria del documento vendrá determinada por el Tratado en cuestión. En el segundo, para que sean documentos públicos, deberán reunir dos requisitos: el primero "que en el otorgamiento o confección del documento se hayan observado los requisitos que se exijan en el país donde se hayan otorgado para que el documento haga prueba plena en juicio" y, el segundo, "que el documento contenga la legalización o apostillas y los demás requisitos necesarios para su autenticidad en España".

¿Qué valor legal tienen los documentos públicos?

Para que un documento tenga validez jurídica, no basta con que sea un objeto mueble y nos comunique algo, es decir, que para que produzca los efectos jurídicos para los que fue creado es preciso que cumpla con los requisitos de forma y fondo que exige el ordenamiento jurídico para cada tipo documental. En este sentido, el documento público constituye, sin duda alguna, un pilar básico de la seguridad del tráfico jurídico debido a las especiales garantías que han de seguirse para su elaboración. Y si bien son varias las funciones que tradicionalmente se vienen atribuyendo al documento público, es su función probatoria la más trascendente e interesante.

A esa función probatoria se refieren tanto los artículos 318 y 319 de la Ley de Enjuiciamiento Civil como el Código Civil en su artículo 1218 CC.

Los civilistas siempre han considerado que este último precepto (artículo 1218 CC), conforme al cual los documentos públicos hacen prueba, aun contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de éste. También harán prueba contra los contratantes y sus causahabientes, en cuanto a las declaraciones que en ellos hubiesen hecho los primeros, consagra un caso de prueba legal y tasada, es decir, que los extremos del Documento Público que sean de directa percepción por parte del funcionario público autorizante (tales como la fecha, hecho que motiva su otorgamiento, presencia de las partes ante el mismo, identidad de las partes y del funcionario, así como veracidad de las manifestaciones contenidas en el documento se han realizado ante el mismo funcionario) hacen prueba sin necesidad de comprobación alguna. Todo ello salvo prueba de falsedad cometida, en su caso, por las partes o por el "Notario" autorizante.

El mismo artículo 1218 del Código Civil, párrafo segundo, contiene, por otro lado, un supuesto de prueba legal aunque limitada a otorgantes y causahabientes, susceptible de ser destruida con prueba en contrario, pues la presunción es iuris tantum. Algún autor (Ormazábal), sin embargo, afirma que no regula un supuesto de prueba legal, sino sólo una cuestión de eficacia del acto o negocio documentado, pues al decir el precepto citado "también harán prueba" parece que se refiere a una cuestión de eficacia probatoria.

Frente a lo dicho, el Tribunal Supremo, aún cuando comience por reconocer que los artículos 1218 y 1225 del Código Civil eran supuestos de prueba legal y tasada, sigue en esta materia la tesis de los procesalistas y destruye tal carácter al afirmar, constantemente, que los Jueces de Instancia tienen que efectuar una valoración conjunta de la prueba, sin que el documento público tenga prevalencia sobre otras pruebas ni baste por sí solo para enervar una valoración probatoria conjunta, vinculando exclusivamente al juez respecto al hecho de su otorgamiento y a su fecha, dado que el resto de su contenido y en especial la veracidad intrínseca de las declaraciones contenidas en él pueden ser sometidas a apreciación por otras pruebas (entre otras muchas, STS (Sala Primera, de lo Civil) de 30 Octubre 1998 Nº rec. 1627/1994). Pues bien, pese al criterio jurisprudencial referido y si nos atenemos exclusivamente a la literalidad de la norma, observamos que el artículo 319.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil("con los requisitos y en los casos de los artículos siguientes los documentos públicos contenidos en los números 1º a 6º del artículo 317 harán prueba plena del hecho, acto o estado de cosas que documenten, de la fecha en que se produce esta documentación y de la identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella")utiliza la expresión "prueba plena", lo que ha sido interpretado por algún autor como prueba legal y tasada, que se impone al Juez por encima de su convicción y sin que sea admisible la prueba en contrario en el mismo proceso, al entender que los extremos del documento a que se refiere dicha prueba plena son los mismos que aquellos a los que se refiere el artículo 1218 del Código Civil.

Para terminar, no podemos dejar de subrayar que junto al valor probatorio ya examinado, los Documentos Públicos cumplen otra importante función con relación a la eficacia de los contratos. Y así, el artículo 1280 del Código Civil señala que contratos en particular han de constar en Documento Público. Estos son:

• 1) Los que tengan por objeto la creación, transmisión, modificación o extinción de derechos reales sobre bienes inmuebles.
• 2) Los arrendamientos de estos mismos bienes por seis o más años, siempre que deban perjudicar a tercero.
• 3) Las capitulaciones matrimoniales y sus modificaciones.
• 4) La cesión, repudiación y renuncia de los derechos hereditarios o de los de la sociedad conyugal.
• 5) El poder para contraer matrimonio, el general para pleitos y los especiales que deban presentarse en juicio; el poder para administrar bienes, y cualquier otro que tenga por objeto un acto redactado o que deba redactarse en escritura pública, o haya de perjudicar a tercero.
• 6) La cesión de acciones o derechos procedentes de un acto consignado en escritura pública.

La importancia que para la seguridad en el tráfico jurídico tienen los documentos en general y los públicos, en particular, se traduce en la protección penal de la que son objeto.

¿A qué nos referimos con documento público electrónico?

Resulta conveniente acabar con unas breves consideraciones respecto al Documento Electrónico, pues a nadie se le escapa que los grandes avances tecnológicos han originado que la posición preeminente del papel, para la reproducción de las ideas y su almacenamiento, haya ido cediendo terreno a favor de otros dispositivos que obligan a replantearse el concepto de documento. Y a este respecto, la Ley de Enjuiciamiento Civil, obviando la tendencia de acudir a un concepto amplio de documento, se refiere a ellos en el artículo 299.2 LEC, acogiendo como tales los medios de reproducción de la palabra, el sonido y la imagen, así como los instrumentos que permiten archivar y conocer o reproducir palabras, datos, cifras y operaciones matemáticas llevadas a cabo con fines contables o de otra clase relevantes para el proceso. De esta manera, lejos de integrarlo en la prueba documental, los dota de sustantividad propia.

Otras normas y disposiciones legales han superado, por el contrario, el planteamiento simplista de vincular la idea de documento a la de escritura y papel, reconociendo la existencia de soportes distintos de aquél. Y así el artículo 3 de la Ley de Firma Electrónica, de fecha 19 de diciembre de 2003, define el documento electrónico como "el redactado en soporte electrónico que incorpore datos que estén firmados electrónicamente", distinguiéndose de seguido las tres categorías antes señaladas de documentos electrónicos públicos, oficiales y privados, atribuyéndoles a cada uno de ellos el valor y la eficacia que les corresponda de acuerdo con su respectiva naturaleza, y de conformidad con la legislación que les resulta aplicable. Por tanto, una cosa es el soporte y otra, muy distinta, la naturaleza del documento de la cual se derivan los requisitos y efectos del mismo.