Nómina

¿Qué es la nómina?

La nómina es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada uno de los individuos que en una empresa deben percibir sus haberes.

Llamada también "Recibo Justificativo del Pago de Salarios", es en definitiva un recibo por el que la empresa acredita y justifica el abono de las diferentes cantidades que conforman el sueldo o salario de una persona trabajadora, considerando salario, en virtud del art. 26 ET, la totalidad de las percepciones económicas de las personas trabajadoras, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, ya retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los períodos de descanso computables como de trabajo (Véase: Salario).

Por ley, todas las empresas están obligadas a entregar este documento a cada una de sus personas empleadas y hacer constar en él todos los pagos que estas perciban por su trabajo.

El procedimiento de nómina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada asalariado, efectuar las deducciones que correspondan, calcular el valor neto a pagar y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado.

Además de esto, la empresa necesita un resumen de nómina para cada periodo y generalmente una distribución de los costos de nómina por departamento o sección, por producto o por clasificación en función de los diferentes procesos productivos.

Aunque existe un modelo oficial de nómina (Orden ESS/2098/2014), las empresas pueden utilizar otras variantes similares. El modelo en todo caso no se diferenciará mucho del oficial y esta formado por tres grandes bloques: encabezamiento, devengos y deducciones.

¿Cómo se abona el salario?

El pago del salario se regula en el artículo 29 ET. Se tiene que realizar en el lugar previamente convenido y después de que la persona trabajadora haya realizado el trabajo correspondiente al periodo de tiempo que se fije (días, semanas o meses).

El pago tiene que realizarse de forma puntual, generando un 10% de interés por mora el salario adeudado. El interés del 10% se refiere a un año, cuando el período adeudado fuese inferior, el interés se fijará en función del tiempo adeudado. El tiempo de demora se inicia en la fecha del devengo del salario, computándose hasta la fecha de la sentencia de instancia que los reconozca.

Se establece el plazo de prescripción de un año para poder reclamar los salarios debidos y no pagados (art. 59.2 ET).

El salario puede pagarse parte en especie y parte en dinero. El salario en especie no puede superar el 30% de las percepciones salariales de la persona trabajadora.

Por salario en especie se entiende que sería la utilización, consumo u obtención, para fines particulares de bienes, derechos o servicios proporcionados por la empresa a la persona trabajadora.

El pago del salario tiene que documentarse, como se ha expresado, mediante la entrega a la persona trabajadora de un recibo individual y justificativo (art. 29.2 ET). El recibo de salarios será firmado por la persona trabajadora, firma que se entenderá sustituida por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria cuando el abono del salario se haga por transferencia.

La firma del recibo da fe de la percepción por la persona trabajadora de las cantidades que figuran en el mismo, pero no supone conformidad con las mismas.

Encabezamiento

En él deben ir reflejados los datos de la empresa: nombre o razón social, domicilio, NIF o CIF y el Código de Cuenta de Cotización de la Seguridad Social. Y de la persona trabajadora: nombre y apellidos, número de afiliación a la Seguridad Social, NIF y sobre todo:

• a) Categoría Profesional: es uno de los elementos más determinantes para el sueldo final, ya que, el salario base depende de ella. Para saber si una persona está encuadrada en la categoría que le corresponde, se debe comparar las funciones o tareas que desarrolla en su puesto de trabajo con las descritas para categoría en el convenio colectivo de su sector.
• b) Puesto de trabajo: indica la tarea que realiza la persona en la Empresa. Debido a la distinta valoración de los puestos de trabajo que hace cada empresa, dos personas con idéntica categoría profesional y que trabajen en el mismo sector pueden tener sueldos diferentes, aunque el salario base sea el igual.
• c) Antigüedad en la empresa: influye en el cálculo de conceptos como el plus de antigüedad (hoy día en vías de extinción), los ascensos, los premios y sobre todo en las indemnizaciones por despido.
• d) Código de contrato: que indica la modalidad bajo la cual está contratada la persona trabajadora.
• e) Grupo de cotización: que índica en que base de cotización a la Seguridad Social está encuadrada la persona trabajadora.
• f) Periodo de liquidación.

Devengos

Este segundo bloque de la nómina es el que se refiere a los devengos, que son las cantidades que recibe la persona trabajadora por diferentes conceptos.

Hay dos tipos de devengos: los que cotizan a la Seguridad Social (percepciones salariales, que incluyen el salario base y los complementos salariales) y los que están excluidos de cotización (percepciones no salariales).

El salario base no lo establece la empresa, sino que cada categoría profesional lo tiene fijado en el convenio colectivo correspondiente de su sector. Aunque hay actividades que no están encuadradas en ningún convenio especifico y que quedarían por tanto fuera de normativa, para estos casos el Gobierno de turno fija un Salario Mínimo Interprofesional.

Lo que marca la diferencia entre los sueldos son los complementos salariales y existen varios tipos:

• a) Personales: están en relación con las condiciones de la persona trabajadora. Entre otros están la antigüedad, idiomas, titulaciones y todos aquellos que la empresa crea conveniente incluir para mejorar el sueldo de una persona.
• b) Por puesto de trabajo: son pluses asociados a algunos puestos, peligrosidad, nocturnidad, responsabilidad especial.
• c) Por calidad/cantidad de trabajo: aquí estarían incluidos los incentivos por rendimiento o por objetivos, los pluses de puntualidad, horas extras.
• d) De vencimiento periódico superior al mes, en este concepto se engloban las pagas extraordinarias y las posibles participaciones en los beneficios anuales de la empresa.
• e) En especie, aquí se englobarían las percepciones que reciba la persona trabajadora en bienes distintos al dinero: casa, manutención, etc.

En los devengos también deben constar las percepciones de carácter asistencial y acción social de las empresas que aunque no formen parte del salario si están sujetas a cotización a la Seguridad Social.

Igualmente, deben constar en los devengos las percepciones exentas de cotización a la Seguridad Social tales como:

• • Indemnizaciones o suplidos
• • Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social
• • Indemnizaciones por traslados
• • Suspensiones o despidos
• • Dietas, gastos de viaje, locomoción, plus transporte

Por otra parte, debe tenerse en cuenta, desde 2023, la aplicación en las nóminas del mecanismo de equidad intergeneracional, es decir, una cotización adicional, a cargo tanto de las personas trabajadoras como de las empresas, cuya misión es nutrir el fondo de reserva de las pensiones (Véase: Mecanismo de equidad intergeneracional, MEI).

La suma total de todas las cantidades anteriormente citadas conforman la cifra total de remuneración que aparece como “total devengado”.

Pero a esa cantidad hay que aplicarle los descuentos legales correspondientes.

Deducciones

• • Aportaciones de la persona trabajadora a la Seguridad Social, que se calculan en función de la base de cotización determinada por los conceptos salariales.
• • Retención a cuenta del I.R.P.F.
• • Anticipos.
• • Valor de los productos en especie.

La suma total de las deducciones se restarán del total devengado y ello dará la cantidad “líquido a percibir”.