Oficina virtual

¿Qué se entiende por oficina virtual?

En los últimos años, han ido evolucionando las formas y métodos de relación entre los particulares y la administración, comenzando por el establecimiento de ventanillas únicas, portales web en Internet o teléfonos centrales para cada uno de los servicios, hasta la creación de sistemas tecnológicos avanzados para posibilitar instrumentos y servicios individualizados de atención al ciudadano por Internet. Las llamadas oficinas virtuales que la Administración pone a disposición de los ciudadanos en numerosas páginas web.

Gracias a las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs) se consigue que las comunicaciones con la Administración sean más accesibles para los ciudadanos particulares y para las empresas. De este modo, el ciudadano, puede tener acceso a la información que necesite y puede presentar escritos, solicitudes o documentos desde cualquier lugar a cualquier hora del día y en cualquier día del año. El concepto de oficina virtual integral permite llevar a cabo una serie de actos, como la presentación de documentos, obtención de certificaciones, consulta de información o petición directa a la Administración de ciertos escritos. Asimismo, la firma electrónica como herramienta que aporta confianza y seguridad jurídica en las transacciones electrónicas por Internet, permite la creación, por parte de las administraciones públicas, de servicios personalizados ofrecidos a través de la identificación electrónica. .

Las nuevas tecnologías de la información han facilitado, sobre todo, el acceso a los servicios públicos a aquellas personas que antes tenían grandes dificultades para llegar a las oficinas públicas, por motivos de localización geográfica, de condiciones físicas de movilidad u otros condicionantes, y que ahora se pueden superar por el empleo de las nuevas tecnologías, dando así un paso trascendental para posibilitar, en igualdad de condiciones, la plena integración de estas personas en la vida pública, social, laboral y cultural.

El principio de eficacia de la Administración que proclama el artículo 103 de nuestra Constitución Española es una de las bases en las que se sustenta la creación de las oficinas virtuales.

Por su parte, el artículo 13 de la LPACAP, reconoce los derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas, entre los que cabe destacar:

• - A comunicarse con las Administraciones Públicas a través de un Punto de Acceso General electrónico de la Administración.
• - A ser asistidos en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas.
• - A la obtención y utilización de los medios de identificación y firma electrónica contemplados en esta Ley.

¿Qué implica la tramitación electrónica de los procedimientos?

En el entorno actual, la tramitación electrónica no puede ser una forma especial de gestión de los procedimientos, sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones. Porque una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados.

En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados.

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público (en adelante, LRJSP) recoge, con las adaptaciones necesarias, las normas hasta ahora contenidas en la derogada Ley 11/2007, de 22 de junio, en lo relativo al funcionamiento electrónico del sector público, y algunas de las previstas en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la anterior.

Se integran así materias que demandaban una regulación unitaria, como corresponde con un entorno en el que la utilización de los medios electrónicos ha de ser lo habitual, como la firma y sedes electrónicas, el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación y la actuación administrativa automatizada.

Se establece asimismo la obligación de que las Administraciones Públicas se relacionen entre sí por medios electrónicos, previsión que se desarrolla posteriormente en un título referente a la cooperación interadministrativa mediante una regulación específica de las relaciones electrónicas entre las Administraciones. Para ello, también se contempla como nuevo principio de actuación: la interoperabilidad de los medios electrónicos y sistemas y la prestación conjunta de servicios a los ciudadanos.

El Capítulo V del Título I regula el funcionamiento electrónico del sector público recogiendo preceptos referentes a la sede electrónica, el portal en internet de las Administraciones Públicas, los sistemas de identificación de las Administraciones Públicas, la actuación administrativa automatizada, los sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada, los sistemas de firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas, el intercambio electrónico de datos, así como el archivo electrónico de documentos.

Asimismo, el artículo 16 de la LPACAP establece la obligatoriedad de que cada Administración disponga de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Merecen una mención especial las novedades introducidas en materia de notificaciones electrónicas, que serán preferentes y se realizarán en la sede electrónica o en la dirección electrónica habilitada única, según corresponda.

Asimismo, se incrementa la seguridad jurídica de los interesados estableciendo nuevas medidas que garanticen el conocimiento de la puesta a disposición de las notificaciones como: el envío de avisos de notificación, siempre que esto sea posible, a los dispositivos electrónicos y/o a la dirección de correo electrónico que el interesado haya comunicado, así como el acceso a sus notificaciones a través del Punto de Acceso General Electrónico de la Administración que funcionará como un portal de entrada

Y, aunque las notificaciones se practiquen en papel deberán ser puestas a disposición del interesado en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante para que pueda acceder al contenido de las mismas de forma voluntaria.

La Administración Tributaria ha sido también una de las precursoras en la utilización de medios tecnológicos para la relación con los contribuyentes. Así, la Ley 58/2003, General Tributaria, en sus artículos 96 y siguientes, prevé expresamente la actuación administrativa automatizada, las notificaciones telemáticas o la imagen electrónica de los documentos. El sistema de notificaciones ha sido adaptado, reformándose el artículo 112 de la citada Ley General Tributaria.

A su vez, la LPACAP regula los registros electrónicos de apoderamientos, así como los sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento, pudiendo los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad.

También se establece en su artículo 12 el deber de las Administraciones Públicas de garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios, así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen.

Se introduce, a su vez, el expediente electrónico en el art. 70.2 de la LPACAP que señala expresamente que los expedientes tendrán formato electrónico.

Además de los beneficios para los particulares, las nuevas tecnologías también tienen efecto en el funcionamiento interno de la propia Administración, al permitir mejorar la eficiencia y, por consiguiente, los costes en las tramitaciones de expedientes o en cualquier otra actuación interna dentro de las relaciones entre las distintas Administraciones Públicas.

¿Qué términos relativos regula la ley?

Tanto en la LPACAP, como en la LRJSP podemos encontrar las siguientes definiciones de un glosario de términos que es de especial interés reproducir:

• - Actuación administrativa automatizada: cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
• - Portal de internet: punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a una Administración Pública, organismo público o entidad de Derecho Público que permite el acceso a través de internet a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente.
• - Punto de Acceso General electrónico: portal de acceso para quienes se relacionen con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, a través del cual los interesados podrán acceder a las notificaciones, consultar, obtener copias de los documentos contenidos en los procedimientos.
• - Registro electrónico general de apoderamientos: registro del que dispondrán la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales para inscribirse, al menos, los poderes de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo a favor de representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Públicas. También deberá constar el bastanteo realizado del poder.
• - Sistemas válidos de firma electrónica: en el caso de que los interesados optaran por relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, se considerarán válidos a efectos de firma:
  • a) Sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación». A estos efectos, se entienden comprendidos entre los citados certificados electrónicos reconocidos o cualificados los de persona jurídica y de entidad sin personalidad jurídica.
  • b) Sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».
  • c) Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan.

  Cada Administración Pública, Organismo o Entidad podrá determinar si solo admite algunos de estos sistemas para realizar determinados trámites o procedimientos de su ámbito de competencia.

• - Sede electrónica: es aquella dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a una o varios organismos públicos o entidades de Derecho Público en el ejercicio de sus competencias.
• - Portal de internet: el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a una Administración Pública, organismo público o entidad de Derecho Público que permite el acceso a través de internet a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente.

En las citadas normas también se hace referencia, a su vez, a los siguientes términos:

• - Actuación administrativa automatizada: Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación.
• - Aplicación: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de un problema mediante el uso de informática.
• - Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
• - Interoperabilidad: es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ello.
• - Plataforma de intermediación de datos: es una aplicación del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de España, que funciona como un nodo de interoperabilidad que presta servicios SCSP (Sustitución de Certificados en Soporte Papel) comunes para el intercambio de información entre emisores y requirentes de las Administraciones.
• - Sustitución de Certificados en Soporte Papel es un conjunto de especificaciones orientadas al intercambio de datos entre Administraciones Públicas con el objetivo de eliminar los certificados administrativos en papel, evitando al ciudadano presentar ante las Administraciones Públicas documentación que ya obra en poder de las mismas, sustituyéndolos por un intercambio de datos entre Administraciones que se realiza de forma electrónica, estandarizada y rápida y con total garantía jurídica.
• - Dirección Electrónica Habilitada: dirección electrónica asociada a un buzón seguro a en la cual los interesados recibirán las comunicaciones y notificaciones administrativas.