Libro de visitas (extinguido)

¿Qué era el libro de visitas?

El libro de visitas era un documento en el que los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social anotaban las actuaciones que, en forma de diligencia, extendían durante su visita a las empresas (Véase: Inspección de Trabajo y Seguridad Social).

Hasta julio de 2015, los autónomos y pymes estaban obligados a disponer de un libro de visitas en el centro de trabajo, tuvieran o no trabajadores a su cargo.

Era necesario tener uno por cada centro de trabajo e incluso uno para el domicilio del autónomo si trabajaba desde casa. Dichos libros debían estar convenientemente registrados ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y debían ser conservados durante toda la vida del negocio.

¿Qué norma suprimió la obligación de llevar un libro de visitas?

La aprobación de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, significó la desaparición de los libros de visita físicos, con objeto de reducir la carga administrativa que supone comenzar un negocio.

A partir de ese momento, los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social tienen la obligación de preparar un escrito por cada inspección que realicen, el cual deberán remitir a los autónomos y pymes que inspeccionen preferentemente mediante medios electrónicos o bien mediante un documento autocopiativo, del que entregarán copia a la empresa.

¿Qué sucede con los centros de trabajo que llevaban libros de visitas?

La novedad introducida por la normativa de 2015 se aplica a todos los centros de trabajo creados a partir de la aprobación de la misma. Ahora bien, las pymes y autónomos que disponían de libros de visita deben mantenerlos mientras no se disponga lo contrario, ya que las diligencias de los Inspectores de Trabajo se siguen anotando en los mismos, al no considerarse una carga administrativa adicional.

¿Qué diligencias confeccionan ahora los Inspectores de Trabajo?

El día 12 de septiembre de 2016 se publicó en el BOE la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, con arreglo a la cual:

• 1. Los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o comprobación por comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas que realicen, extenderán diligencia sobre tal actuación, con sujeción a las reglas previstas en la Orden ministerial.
• 2. Se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes.

  Con carácter general, en cada diligencia se hará constar:

  • a) Lugar y fecha de expedición de la diligencia, determinando si dicha diligencia se ha practicado con ocasión de visita o comprobación por comparecencia.
  • b) Identificación del funcionario actuante y Cuerpo al que pertenece. Si la actuación se realizase por más de un funcionario, incluyendo a los técnicos habilitados que acompañen al inspector de Trabajo y Seguridad Social, la diligencia se suscribirá por el Inspector que dirija las actuaciones, quien reseñará la identidad de los demás funcionarios que hubieren intervenido.
  • c) Datos de la empresa/centro de trabajo en el que se realiza la actuación inspectora, haciéndose constar, cuando sea posible, la siguiente información: nombre/razón social, NIF, actividad, dirección de correo electrónico y domicilio del centro de trabajo.
  • d) Nombre y apellidos, DNI/NIE, en su caso, de la persona que haya atendido al funcionario actuante en el desarrollo de las actuaciones, cuando haya prestado su colaboración, así como el carácter o representación con que interviene.
  • e) Circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiese producido.
  • f) Materias o aspectos examinados y demás circunstancias concurrentes.
• 3. Si en la diligencia se formulara requerimiento de subsanación de deficiencias, este contendrá las anomalías o deficiencias apreciadas con indicación del plazo para su subsanación, en los términos previstos en el artículo 43 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, debiendo señalarse el incumplimiento detectado y que la persistencia en los hechos infractores dará lugar a la práctica de la correspondiente acta de infracción por tales hechos, si no la hubiere practicado inicialmente (Véase: Actas de la Inspección de Trabajo).
• 4. Si en la diligencia se efectuase requerimiento al sujeto responsable de ingreso de cuotas de Seguridad Social o conceptos de recaudación conjunta, se procederá de acuerdo con la normativa de aplicación.
• 5. Si el funcionario actuante documentase en dicha diligencia la decisión de paralización o suspensión de trabajos prevista en el artículo 44 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, aquella contendrá los datos suficientes para la determinación del alcance y condiciones de la paralización decretada, así como los necesarios para el ejercicio del derecho a su impugnación.
• 6. No será preceptivo que la diligencia contenga referencia a la práctica o no de actas de infracción o liquidación.

¿Cómo se extiende el modelo de diligencia actual?

De acuerdo con el artículo 3 de la citada Orden Ministerial, el modelo de diligencia:

• 1. Se extenderá en el modelo previsto en el Anexo de la propia Orden. Podrán utilizarse los medios electrónicos para su elaboración. Copia de dicha diligencia se remitirá o entregará a la empresa; otra copia de la misma, si procede, a los delegados de prevención, de acuerdo con lo previsto en el artículo 40.3 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, quedando otra en poder del funcionario actuante para su posterior archivo.
• 2. En aquellas comunidades autónomas con lengua cooficial, el modelo de diligencia se confeccionará en versión bilingüe.
• 3. En aquellas comunidades autónomas con funciones y servicios traspasados en materia de función pública inspectora, la imagen corporativa del modelo de diligencia será la que se adopte en los órganos de cooperación bilateral correspondientes.

La remisión de un ejemplar de la diligencia a los sujetos inspeccionados podrá realizarse a través de una de las siguientes vías:

• 1. Mediante remisión a la empresa por cualquiera de los medios admitidos en Derecho.
• 2. Mediante entrega a la persona que haya atendido al funcionario que realice la actuación inspectora correspondiente. Si se negase a recibirlo, se notificará a la empresa por cualquiera de los medios admitidos en Derecho. Cuando dicha persona se negase a firmar la diligencia, o no pudiese o supiese hacerlo, se hará constar así en la misma.

Con respecto a la obligación de conservación:

• 1. Cada ejemplar de diligencia entregado o remitido a la empresa, deberá ser conservado a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos.
• 2. También debieron conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, los libros de visitas, así como los modelos de diligencia extendidos con anterioridad a la entrada en vigor de la propia Orden, por un período de cinco años, a contar desde la fecha de la última diligencia realizada (es decir, el plazo venció hace años). Durante dicho período, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social conservó las diligencias efectuadas en los libros de visitas electrónicos. Dentro de dicho plazo, las empresas afectadas pudieron solicitar copia de las diligencias a ellas referentes.