Registros (prevención de riesgos)

Concepto

Según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua se puede definir como Registro aquel libro, a manera de Índice, donde se apuntan noticias o datos o “conjunto de datos relacionados entre sí, que constituyen una unidad de información en una base de datos”.

A través del Registro en el ámbito de la Prevención de Riesgos se quiere establecer un sistema que permita la identificación, control y archivo de las actuaciones realizadas como resultado de la actividad preventiva.

No solo existen Registros de las políticas de prevención de riesgos, sino también Registros de carácter voluntario para todos aquellos profesionales que hayan obtenido la titulación de técnico intermedio y/o técnico superior en prevención de riesgos laborales, por una entidad autorizada por su Comunidad Autónoma para certificar esta formación.

Tipos de registros

Dentro de la prevención de riesgos laborales podemos encontrar varios Registros relativos a este tema, que pueden variar según la Comunidad Autónoma que se trate, como por ejemplo: el Registro de personas o entidades auditoras, Registro de coordinadores de obras, etc. Así, los objetivos principales del Registro de coordinadores de obras son:

• a) Que se inscriban las personas que, de acuerdo con la normativa vigente, sean competentes para actuar como coordinador/a en materia de Seguridad y Salud en obras de construcción.
• b) Que las personas inscritas cuenten con formación preventiva especializada.
• c) Ofrecer información a los promotores/as y a aquellas personas físicas o jurídicas que tengan interés legítimo y directo.

También se pueden encontrar Registros de empresas que han infringido la normativa en prevención de riesgos, donde se registra: el nombre de la empresa, su dirección, CIF, la infracción cometida por la empresa, la tipificación, agravamientos si los hubiera, la calificación, el grado y la sanción.

La Nota Técnica de Prevención (NTP) 591, del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo sobre Registros documentales recoge que el sistema documental de prevención de riesgos laborales debería realizarse en toda organización laboral de manera sistematizada y estandarizada. Los Registros documentales han de permitir justificar lo realizado, por ejemplo ante la Autoridad laboral. Sobre todo han de facilitar, medir y controlar las actuaciones planificadas y los resultados.

Siguiendo lo expuesto por esta Nota Técnica de Prevención, el sistema documental se estructura en cuatro niveles. En el primero se encuentra el Manual del sistema de gestión, que describe el sistema de gestión y sintetiza tanto la política de la empresa en esta materia como las actuaciones preventivas implantadas, especialmente las que implican a la mayoría del personal. Debería ir dirigido a todos los trabajadores de la empresa. En el segundo nivel se encuentran los diferentes Procedimientos, en donde se desarrollan de manera estructurada y clara las actividades preventivas establecidas. En el tercer nivel están las Instrucciones de trabajo para regular las actuaciones de las personas en la realización de tareas peligrosas o críticas que las requieren y en el cuarto nivel están los Registros documentales, que son los formularios de recogida de datos e informaciones de la actividad preventiva y demás justificantes del sistema.

Todos los documentos deben estar a disposición de quienes los quieran utilizar o consultar. Es necesario habilitar lugares específicos y perfectamente identificados donde ubicar los principales documentos del sistema que puedan ser consultados por los usuarios, incluida la legislación laboral e industrial que afecta a la empresa. Aunque algunos Registros documentales pueden estar dispersos en otros lugares específicos en donde se generan, es necesario que puedan ser localizados con facilidad.

El Manual y los Procedimientos podrían llegar a integrarse o unificarse en pequeñas empresas en vistas a una mayor simplificación del sistema documental.

Documentación

Cabe destacar que el artículo 23 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, especifica que la documentación que deberá elaborar y conservar el empresario ha de estructurarse en los siguientes documentos o tipos de documentos:

• a) Plan de prevención de riesgos laborales (artículo 16.1 LPRL).

  Evaluación de los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo (incluido el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores) conforme a lo previsto en el artículo 16 de la presente Ley.

• b) Planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse (artículo 16.2.b LPRL).
• c) Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores previstos en el artículo 22 de esta Ley y conclusiones obtenidas de los mismos en los términos recogidos en el último párrafo del apartado 4 del citado artículo.
• d) Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo. En este caso el empresario realizará, además, la notificación a que se refiere el apartado 3 del presente artículo: "El empresario está obligado a notificar por escrito a la Autoridad laboral los daños para la salud de los trabajadores a su servicio que se hubieran producido debido al desarrollo de su trabajo, conforme al procedimiento que se determine reglamentariamente".
• e) Las empresas deberán remitir a la Autoridad laboral esta documentación en el momento de cesación de su actividad.

Esta documentación deberá ser puesta también a disposición de las autoridades sanitarias para que estas puedan cumplir con lo dispuesto en el artículo 10 de la presente Ley y en el artículo 21 de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad.