Concepto
Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) es una plataforma que permite unificar los sistemas de gestión de una empresa que anteriormente se trabajaban de forma independiente con el objetivo de reducir costos y maximizar resultados. Un SIG logra su objetivo al agrupar una base documental única que anteriormente estaba compuesta por una serie de manuales, procedimientos, instrucciones, documentos y personal exclusivo para cada proceso en un solo módulo que va a auditar y supervisar todo el proceso reportando directamente a la Gerencia de la organización.
Integrar los sistemas de gestión es una forma de enfocar las actividades de una empresa para controlar integralmente y de forma eficaz las diferentes variables que son claves para esta, colocando como objetivo máximo lograr una política integrada de gestión, asegurando así la competitividad y que se permita responder a las exigencias de los mercados internacionales y locales.
Los SIG requieren necesariamente:
- — La existencia de un único manual de gestión que va a asegurar que los procesos e instrucciones no se dupliquen.
- — La implementación simultánea de cada uno de los sistemas con el fin de minimizar el periodo de implantación total del SIG en comparación con el tiempo que llevaría implementar los sistemas por separado.
- — La distribución de los esfuerzos para que el diseño e implementación del sistema sea más rápido.
- — Supervisión y cuidado absoluto por parte del equipo responsable de la implantación del sistema y que a su vez involucre a todos los miembros de la organización.
- — Designar a un responsable único para los tres sistemas y que cumpla las funciones de dirección técnica y corporativa diferenciada.
- — Incorporar completamente los sistemas de gestión a las actividades operativas de la organización, entendiendo los requerimientos de calidad, medio ambiente y seguridad como una parte más de la gestión general.
- — Mínimo registro y documentación.
- — Objetivos, metas y políticas coherentes en el tiempo.
- — La Dirección de la empresa deba ejercer un fuerte liderazgo y compromiso, de manera que su equipo de colaboradores se enfoquen en implementar el SIG de forma eficiente.
Objetivo
La integración de los sistemas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales tiene como objetivo la mejora de la gestión de la empresa, aumentando su eficacia y eficiencia entre los diversos niveles jerárquicos y trabajadores que conforman una empresa. Dicho de otra manera, su objetivo es la obtención de un mejor resultado empresarial integrando los sistemas que las gestionan, los procesos que los soportan y las actividades que componen los procesos.
Estas disciplinas se pueden gestionar de manera independiente, en cuyo caso:
- — Existen 3 manuales, 3 conjuntos de procedimientos y, si es el caso, 3 conjuntos de instrucciones.
- — La implantación se hace de forma secuencial (3 períodos de implantación) y atendiendo a prioridades.
- — Se aíslan conceptos.
En el caso de una gestión integrada:
- — Existe un único manual de gestión. Los procedimientos e instrucciones generales no se duplican y, habitualmente, se elaboran por separado los procedimientos e instrucciones específicas de cada uno de los sistemas.
- — La implantación es simultánea, por lo que el período de implantación total es más corto que si se implantaran los sistemas por separado.
- — Se distribuyen esfuerzos y el sistema en su conjunto se diseña e implanta más rápido.
- — Requiere una cuidadosa implantación.
III. Características
El SIG tendrá las siguientes características:
- — Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son integrales, por lo tanto atienden todas las dimensiones definidas en las normas que regulan los sistemas.
- — Compatibilidad: Condición bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de Gestión de Calidad permiten la implementación, sin conflictos, de otro sistema de gestión o de control, es decir, es posible implementarlos de manera integrada.
- — Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las acciones de mejoramiento institucional.
- — Transversalidad: Una acción de mejoramiento institucional se puede desarrollar transversalmente en dos o más elementos de los sistemas que integran el SIG.
- — Representatividad: Para efecto de las auditorías internas o externas, cada una de las acciones de desarrollo del SIG, representan el desarrollo de los sistemas que lo conforman, bajo los principios de la eficiencia y la economía.
Proceder a la integración de los sistemas de gestión no es fácil, puesto que las empresas pueden encontrarse con dificultades tanto de carácter técnico como organizativo. A esto se suma que no existe un modelo de sistema integrado sino que este debe adecuarse a las necesidades de cada empresa, debe ser diseñado e implantado en función de las características propias de cada organización.
Modalidades
La elección del modelo de gestión va a determinar la adecuación de los medios materiales y humanos en prevención a la realidad de cada empresa y de ello dependerá la eficacia de este sistema.
Las modalidades para la gestión preventiva son:
- — Que el empresario asuma personalmente esta actividad.
- — Que designe a uno o varios trabajadores.
- — Que constituya un servicio de prevención propio.
- — Que forme un servicio de prevención ajeno (mediante subcontratación).
V. Normativa
La gestión preventiva está fundamentada en la mejora de la seguridad y salud en el trabajo. Dada la importancia de los objetivos, la integración de la gestión preventiva viene obligada por la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales en su artículo 16.1, señalando que: la prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de esta, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos, que deberá incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa.
Con esta Ley se ha querido reforzar la integración de la prevención de los riesgos laborales en los sistemas de gestión de cada empresa así como mejorar el control del cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales. De ahí que, la prevención, en cumplimiento de la normativa, debe integrarse como obligación empresarial en el sistema general de la empresa comprendiendo al conjunto de actividades (procesos técnicos, organización del trabajo, etc.) y a todos los niveles jerárquicos. Se debe integrar a través del Plan de Prevención de Riesgos Laborales y con la colaboración de los trabajadores y los representantes de los mismos.
El Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, en su artículo 1, regula la integración de la actividad preventiva en la empresa:
“1. La prevención de riesgos laborales, como actuación a desarrollar en el seno de la empresa, deberá integrarse en su sistema general de gestión, comprendiendo tanto al conjunto de las actividades como a todos sus niveles jerárquicos, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales cuya estructura y contenido se determinan en el artículo siguiente.
La integración de la prevención en el conjunto de las actividades de la empresa implica que debe proyectarse en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que este se preste.
Su integración en todos los niveles jerárquicos de la empresa implica la atribución a todos ellos, y la asunción por estos, de la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten.
2. Los trabajadores y sus representantes deberán contribuir a la integración de la prevención de riesgos laborales en la empresa y colaborar en la adopción y el cumplimiento de las medidas preventivas a través de la participación que se reconoce a los mismos en el capítulo V de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales”.
Integración en los procesos de gestión
En cuanto a la integración en los procesos de gestión, hay que tener presente la necesidad de actividades para la prevención de riesgos. Si se evitan los peligros en la fase de planificación se lograría en mayor medida evitar riesgos en los distintos puestos de trabajo. A la hora de contratar a nuevo personal es necesario que se establezcan unos requisitos mínimos en relación con la seguridad.
Otro aspecto fundamental es la documentación de las actividades preventivas, y es que el empresario tiene la obligación de documentar estas actividades como así lo establece la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. En concreto, es en el artículo 23 donde se regula qué documentación debe el empresario elaborar y conservar a disposición de las Autoridades correspondientes: evaluación de los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo y planificación de las actividades preventivas; medidas de protección y prevención a adoptar; resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores; práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que causen incapacidad superior a un día.
El empresario debe notificar por escrito a la autoridad laboral y poner a disposición de la autoridad sanitaria los daños para la salud de los trabajadores a su servicio que se hubieran producido con motivo del desempeño de su trabajo.
Para un correcto resultado del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales no sólo es responsable la Dirección de la empresa, sino que es fundamental la implicación de todos los sectores de la empresa y esta implicación debe quedar definida en la gestión de la empresa. Por ello, es necesaria una revisión inicial, una política de salud ocupacional, una planificación, verificación y acción correctiva, la realización de auditorías y una mejora continúa, por poner un ejemplo.