Unidades procesales de apoyo

¿Qué papel tienen las unidades procesales de apoyo?

No sin grandes dificultades en su implantación se siguen dando los pasos de desarrollo reglamentario para que la oficina judicial vaya siendo una realidad en los distintos territorios. Tanto los pertenecientes al Ministerio de Justicia como los de las CC.AA. Y es que la gran alteración de la organización judicial que supone la implementación del sistema que supone la oficina judicial no era una moneda fácil de cambio que nos permitiera afrontar con rapidez una modificación de un modelo ya históricamente tradicional a otro radicalmente distinto en su configuración y estructura.

Pues bien, entre las modificaciones reglamentarias de desarrollo de la LOPJ y de la Ley 13/2009 y la Ley Orgánica 1/2009 surgió ahora la Instrucción 1/2011 para fijar la piedra angular central del sistema, como son las Unidades Procesales de apoyo directo a los jueces y cómo se van a relacionar con los Servicios comunes procesales. De lo que se trata es de ir perfilando cada una de las áreas que van a conformar el organigrama que debe implantarse con un sistema reglado que defina y delimite con claridad cada uno de los pasos que deben darse en la estructura interna de funcionamiento.

Por ello, en la propia Exposición de Motivos de la Instrucción se destaca que las Unidades Procesales de Apoyo Directo se configuran, pues, con la finalidad de prestar una asistencia directa al Juez o Magistrado en el ejercicio de las funciones que le son propias, de tal forma que la actividad de los funcionarios al servicio de la Administración de Justicia que presten servicio en las mismas se encuentra exclusivamente orientada a dicha actividad.

Y dicha actividad es la de juzgar, al quedar circunscrita el resto de materias a los servicios comunes o al refuerzo competencial atribuido a los letrados de la Administración de Justicia en la reforma de la LEC producida en la Ley 13/2009.

Objetivo de las UPAD

Las Unidades Procesales de Apoyo Directo son las unidades de la oficina judicial que directamente asisten a Jueces y Magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias.

Obligación de asistencia a los jueces en las UPAD

Los letrados de la Administración de Justicia y el resto de los funcionarios al servicio de la Administración de Justicia con destino en estas unidades cumplirán y velarán por el cumplimiento de las decisiones que adopten los Jueces y Magistrados en el ejercicio de sus competencias.

Instrucciones de los jueces a los funcionarios de las UPAD

Competencia del juez con respecto a instrucciones a los funcionarios de la UPAD. ¿Sobre qué materias interesará el juez a los funcionarios de la UPAD su actuación?

• 1. Preparación de las resoluciones judiciales y al dictado de las mismas;
• 2. Establecimiento de las instrucciones generales y particulares para la realización de los señalamientos;
• 3. Dirección del desarrollo de actos y vistas de conformidad con las leyes procesales;
• 4. Decisión sobre la prioridad de una actuación sobre otra en un momento puntual, o de una clase de asuntos sobre otros en casos justificados.
• 5. El establecimiento de pautas para la preparación de determinadas vistas;
• 6. El encargo de la realización de fotocopias.
• 7. Otras funciones que son propias del auxilio a la labor de Jueces y Magistrados.

Supervisión del letrado de la Administración de Justicia

Se atribuye la competencia al juez para el dictado de estas instrucciones en torno a la organización interna de la UPAD, correspondiendo al letrado de la Administración de Justicia la supervisión y estricto cumplimiento de que estas instrucciones se cumplen y ejecutan.

Solicitudes del juez a funcionarios de otros servicios comunes

Los Jueces y Magistrados, en las causas cuyo conocimiento tengan atribuido, podrán requerir en todo momento al funcionario responsable, cualquiera que sea la unidad de la oficina judicial en la que se encuentre destinado, cuanta información consideren necesaria.

Criterios de coordinación entre las UPAD y los servicios comunes procesales

1. Cuando un expediente llegue a la UPAD desde el servicio común de tramitación solo se anota una diligencia de constancia, o nota simple de recepción.

2. En temas importantes y antes de que se adopte una decisión en un servicio común procesal (trámite o ejecución) se recomienda en la Instrucción que los letrados de la Administración de Justicia de los servicios comunes procesales tengan que adoptar los mecanismos oportunos para que puedan consultarse directamente con el Juez o Magistrado las decisiones que deban adoptarse, ya que una de las lagunas que podrían existir en esta organización es que las UPAD trabajen de forma descoordinado con los servicios comunes procesales o que los jueces no pudieran contactar o tener conocimiento de las actuaciones que se lleven a cabo en estos, entre las que están la tramitación de los procedimientos que luego van a desembocar en la celebración de un juicio o la ejecución de la sentencias dictadas.

Uno de las quejas del sistema por los jueces radicaba, precisamente, en que no sería deseable la desconexión entre las UPAD y los servicios comunes, o mejor dicho entre el juez y estos.

Remisión de escritos a la UPAD

Inicialmente, costumbre era que los escritos que presenten las partes en un procedimiento lo remitan al juzgado. Pero la nueva estructura se cambia por la recepción de estos en el servicio común que corresponda. Por ello, aunque el procurador dirija el escrito a la UPAD se derivará al servicio común que corresponda, salvo que la documentación recibida debiera ser conocida, por razones de urgencia, de agilidad o eficacia, por el órgano judicial, en cuyo caso, se remitirá de manera inmediata a la UPAD aún cuando no se encuentre físicamente el expediente en la misma.

Conocimiento del juez del estado de la causa

Dado que los letrados de la Administración de Justicia ejercerán fundones en los Servicios comunes procesales y también habrá en las UPAD, resulta que cada juez podrá recibir información, en las áreas del procedimiento que correspondan, tanto de uno como de otro, por lo que se especifica que en cualquier caso ambos letrados de la Administración de Justicia darán cuenta al juez de las fases del procedimiento y de las situaciones de las que deba conocer el juez.

Elaboración de las resoluciones judiciales

Nótese que en los servicios comunes procesales de trámite y ejecución se dictan resoluciones de trámite por el letrado de la Administración de Justicia, pero las que son de la estricta competencia del juez se dictan por este en la UPAD. Por ello, en el art. 5 de la Instrucción se especifica que las Unidades Procesales de Apoyo Directo, elaborarán e integrarán en la aplicación de gestión procesal las resoluciones que dicte el Juez, Magistrado, Tribunal o letrado de la Administración de Justicia de la respectiva unidad.

Ahora bien, como para el dictado de las distintas actuaciones que es preciso coordinar hay que establecer pautas de actuación la propia Instrucción recomienda con toda lógica que en los términos en que se establezca en los Protocolos de cada Oficina Judicial y conforme a las instrucciones que disponga el LAJ Coordinador Provincial, los Servicios Comunes Procesales podrán colaborar con las Unidades Procesales de Apoyo Directo en la realización de esta tarea siempre que sean necesarias y así lo solicite el titular del órgano judicial. Quiere esto decir que puede que algunas de las resoluciones que deben ser dictadas por el juez se hagan en el servicio común procesal, pero para ello es preciso articular un protocolo que defina en cada caso donde se dicta cada una de las que son atribuidas al juez.

Cierto y verdad es que la LEC, tras la reforma por Ley 13/2009, especifica las funciones que se atribuyen al juez y al letrado de la administración de Justicia, pero no entra a resolver si estas se dictan en un servicio o en otro. Tampoco lo hace la LOPJ, por lo que uno de los graves problemas que están existiendo en la entrada en funcionamiento del sistema es el de que falta una normativa de actuación que resuelva estas incidencias internas, para lo cual esta Instrucción sirve para ofrecer algo de luz al respecto.

¿Quién notifica las resoluciones judiciales de las UPAD?

Por regla general, todos los actos de comunicación se llevan a cabo por el servicio común procesal dedicado a esta finalidad. No obstante, se permite que las UPAD puedan y que deban hacerlas, ya que:

• a) Corresponderá a las Unidades Procesales de Apoyo Directo realizar directamente aquellas notificaciones cuando existan razones de agilidad, eficacia o urgencia que lo justifiquen, así como la realización de actos de comunicación que deban practicarse a través del sistema de gestión de notificaciones telemáticas Lexnet u otros sistemas electrónicos disponibles de naturaleza análoga. En estos casos el acto de comunicación se llevará a cabo directamente por los funcionarios de las Unidades Procesales de Apoyo Directo.
• b) Además, en la forma que establezcan los correspondientes Protocolos de Actuación, corresponderá a los funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial que asistan a la vista oral practicar las citaciones que puedan realizarse en el acto a los usuarios y profesionales presentes tras la decisión de suspensión o de continuación de la misma.

¿Y cómo se hacen?

1. Pues cuando en un mismo asunto se practiquen unas notificaciones de forma telemática y otras por medios diferentes, las primeras se llevarán a cabo por los funcionarios de las Unidades Procesales de Apoyo Directo y las segundas por el Servicio Común que corresponda.

2. Las Unidades Procesales de Apoyo Directo, al integrar en el sistema de gestión procesal las resoluciones de Jueces y letrados de la Administración de Justicia, imprimirán las copias necesarias de dichas resoluciones para los casos en que las mismas deban ser notificadas directamente a las partes. Dichas copias se remitirán al Servicio Común que corresponda para su práctica. Igualmente procederán a expedir las cédulas que genera automáticamente el sistema de gestión procesal, siempre que no se necesite incorporar ningún dato, cuando el acto de comunicación consista en una citación o emplazamiento a las partes, remitiéndolas a continuación al Servicio Común que corresponda.

Recepción de comparecencias de profesionales, partes y víctimas

Aunque todas las actuaciones de la tramitación y ejecución se llevan a cabo en los servicios comunes procesales también se aclara en la Instrucción que en las Unidades Procesales de Apoyo Directo solamente se llevarán a cabo las comparecencias y peticiones que efectúen las partes, profesionales y demás interesados en los procedimientos en la medida en que sean pertinentes a las competencias y tareas residenciadas en las mismas.

Señalamientos

Una de las polémicas que surgió en el trámite de la Ley 13/2009 fue la competencia de los señalamientos en el sentido de determinar si era competencia del letrado de la Administración de Justicia o del juez, quedando fijado en la línea de que las Unidades Procesales de Apoyo Directo auxiliarán al titular del órgano en la remisión material de las instrucciones generales y particulares para la realización de los señalamientos, así como en la comprobación de la adecuada parametrización de la agenda programada de señalamientos conforme a dichas instrucciones y al calendario de disponibilidad del titular del órgano judicial. Y ello, debido a que es el juez el que debe fijar ese calendario previo a fin de evitar un señalamiento no controlado o previsto por el mismo con arreglo a los criterios predeterminados.

Control por la UPAD de las actuaciones llevadas a cabo por los servicios comunes procesales para la celebración de la vista por la UPAD

Nótese que es desde el Servicio común procesal de tramitación donde se llevan a cabo las actuaciones destinadas a llevar a cabo actos de comunicación citando a partes y testigos y peritos para la vista ante la UPAD.

Pero cuando el servicio común les envía el expediente con las actuaciones llevadas a cabo es obvio que la UPAD controle la correcta ejecución de esos actos para evitar la suspensión de la vista. En la actualidad el sistema está basado en la ejecución por el juzgado competente de todos los actos, pero con este sistema "se lo hacen" desde otra unidad y cuando le llega el expediente es simplemente a los efectos de control y revisión de lo ejecutado para la correcta celebración de la vista.

Por ello, las Unidades Procesales de Apoyo Directo efectuarán el control de la remisión por el Servicio Común de los expedientes señalados para celebración de vistas, con la anticipación establecida en cada caso. Revisarán las citaciones y documentación necesarias para celebración de la vista señalada. Además, procederá la devolución del expediente al Servicio Común que lo hubiese remitido, en aquellos casos en los que, a la vista de las actuaciones, no conste la práctica de alguna citación o de alguna diligencia que se hubiese acordado y sea necesaria para la correcta celebración de la vista. En todo caso y antes de proceder a la devolución del expediente al servicio común remitente, se intentará averiguar y en su caso completar por medios rápidos y directos (teléfono, fax o comunicación electrónica) la existencia, estado y ubicación de la diligencia que no conste practicada.

Las vistas las preside y dirige el juez

En el desarrollo de los actos y vistas, la dirección de las mismas corresponde al Juez que las presida.

Incidencias a llevar a cabo fuera de la sala de vistas

Se atribuye la competencia a los funcionarios de la UPAD para llevar a cabo las siguientes actuaciones de incidencias que surjan en la vista:

• — Comparecencia relativa a causas de incomparecencia de algún interviniente.
• — Comparecencia destinada a facilitar datos de localización de un interviniente.
• — Diligencias telefónicas, con su constancia, para facilitar la comparecencia de algún interviniente o averiguar las causas de su demora.
• — Aviso a Médico Forense.
• — Petición de cita para reconocimiento médico forense, como información previa al señalamiento de juicio en sala.
• — Traslado urgente de presos, si no se estima motivo de suspensión.
• — Conducción inmediata de testigos.
• — Comunicación telefónica para la práctica de videoconferencia.

Se trata de actuaciones relativas a cuestiones que es preciso asegurar para evitar la suspensión de una vista y que, obviamente, atribuye la Instrucción a la UPAD, no al servicio común procesal de tramitación. Ello se hace para garantizar a quien corresponde llevar a cabo estas actuaciones y evitar problemas competenciales en su ejecución.

Cuestiones de urgencia en el orden penal

Se fijan en la Instrucción algunas cuestiones que afectan al orden penal de las consideradas urgentes y que se refieren a:

• a) Tramitación de requisitorias.

  Aunque sean cuestiones de trámite se atribuye a las UPAD las siguientes actuaciones en las requisitorias:

  Para la tramitación de las requisitorias, en las Unidades Procesales de Apoyo Directo se practicarán las siguientes actuaciones:

  • — Expedición y cese de requisitorias.
  • — Anotación de altas y bajas en el Registro Central de Medidas Cautelares, Requisitorias y Sentencias no - - Firmes y comunicación a Fuerzas de Seguridad y Juzgado de Guardia del cese de las requisitorias.
  • — Convocatoria de comparecencia del artículo 505 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, previa consulta de la agenda, aviso urgente a profesionales, Ministerio Fiscal y traslado del preso. En este artículo ha sido sustituida la expresión "imputado" por la de investigado o encausado.
  • — Una vez dictada una requisitoria, se remitirá el expediente desde la Unidad Procesal de Apoyo Directo al Servicio Común correspondiente (de ordenación del procedimiento o de ejecución, según la fase del procedimiento), donde quedará depositado hasta que sea habido el requisitoriado y se practiquen las diligencias que procedan, sin perjuicio de su remisión a la Unidad Procesal de Apoyo Directo para el dictado de la resolución judicial que en cada caso y momento corresponda.
• b) Control de presos preventivos.

  También se detalla una materia de gran importancia en las Unidades procesales de los actuales juzgados de instrucción, porque no es materia que deba desconectarse del juez instructor.

  En las Unidades Procesales de Apoyo Directo se llevarán a cabo las actuaciones necesarias para el debido control de la situación de prisión preventiva que se haya acordado por el titular del órgano judicial. En particular efectuarán las siguientes actuaciones:

  • — Consulta periódica en el sistema de gestión procesal.
  • — Dación de cuenta inmediata, en caso de ser indicado por el Juez, recabando en su caso la inmediata remisión del expediente desde el servicio común que realice la ordenación del procedimiento.
  • — Convocatoria de comparecencia para una posible prórroga de la prisión preventiva.
• c) Juicios rápidos en los Juzgados de lo Penal.

  Lo mismo ocurre con las UPAD dedicadas a la labor de enjuiciamiento penal unipersonal.

  En los procedimientos para el enjuiciamiento rápido de determinados delitos, en las Unidades Procesales de Apoyo Directo se practicarán las siguientes actuaciones:

  • — Registro, aceptación e incoación, salvo casos en que se registran en el Servicio Común que corresponda.
  • — Nombramiento de Procurador, en el caso de que no haya sido nombrado por el Juzgado de Instrucción.
  • — Recepción de escritos de defensa, examen de los mismos y dación de cuenta al Juez.
  • — Citaciones urgentes en relación con pruebas propuestas con posterioridad a la remisión por el Juzgado de Instrucción, que sean admitidas o cualesquiera omitidas, si no se estimare causa de devolución al Juzgado de Instrucción.
  • — En caso de juicios rápidos suspendidos y señalados en sala, se actuará del modo previsto en el penúltimo párrafo del apartado Décimo del presente Acuerdo.
• d) Actuaciones en los Juzgados de Instrucción.

Se fijan algunas reglas en la tramitación de las diligencias penales que no quedan en la competencia de los servicios comunes procesales, sino de las UPAD. Se trata de materias que no deben ni pueden quedar desconectadas del juez, y sobre las que se había apreciado que no podían estar en la órbita del servicio común procesal, sino directamente del juez instructor.

• 1. En el Procedimiento Abreviado por delito, las actuaciones de tramitación de las Diligencias Previas corresponderán a la correspondiente unidad procesal de apoyo directo hasta que el órgano judicial dicte el auto ordenando seguir el procedimiento ordenado en el artículo 780 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, mientras que las actuaciones posteriores a dicho auto serán realizadas por el Servicio Común Procesal correspondiente.
• 2. En los procedimientos para el enjuiciamiento rápido de determinados delitos, todas las actuaciones serán practicadas por la Unidad Procesal de Apoyo Directo correspondiente hasta la remisión de los autos al Juzgado de lo Penal.
• 3. En los sumarios incoados de conformidad con los artículos 299 y siguientess de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, las actuaciones de tramitación corresponderán a la correspondiente Unidad Procesal de Apoyo Directo hasta que el Juzgado de Instrucción dicte el auto de conclusión de sumario.
• 4. En los juicios de faltas, una vez que el Juzgado de Instrucción haya dictado el auto de incoación de dicho procedimiento, las subsiguientes actuaciones serán realizadas por el correspondiente Servicio Común Procesal.
• 5. En todos los procedimientos, la pieza de medidas cautelares personales será competencia de la UPAD.

Control directo del juez de los pasos dados en la tramitación y/o ejecución de un expediente

Para garantizarlo se señala que debe garantizarse el debido control por el juez del estado procedimental y para ello deben existir aplicaciones procesales informáticas que lo permitan.

Así:

Las distintas aplicaciones de gestión procesal contarán con sistemas que permitan al Juez o Magistrado conocer en todo momento el estado de tramitación del asunto sometido a su conocimiento, velando el letrado de la Administración de Justicia y los funcionarios de la Unidad Procesal de Apoyo Directo para que la información esté debidamente actualizada y sea completa.

En definitiva, que la experiencia que se está llevando a cabo en los distintos territorios donde se está implantando la oficina judicial permite el dictado de Instrucciones como la 1/2011, de 31 de marzo que sirven para definir mejor las competencias en cada una de las materias que está comprobándose que está dando problemas en su implantación. Precisamente por ello, el objetivo de una implementación paulatina del nuevo sistema se hizo con esta finalidad: ir viendo y comprobando las lagunas del sistema para ir subsanando los errores y dictar instrucciones de desarrollo que resolvieran las dudas de aplicación.