¿Qué dispone la normativa reguladora?
El art. 46.1 de la Ley 40/2015 establece que todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas deben ser almacenados por medios electrónicos. En este punto, el art. 54 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos concreta que dicha conservación habrá de extenderse a "todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo".
Esta obligación se encuentra directamente relacionada con las disposiciones del art. 70 de la Ley 39/2015, donde se señala que los expedientes administrativos "tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada".
La integridad de cada uno de los documentos que compone el expediente se garantizará mediante el uso de firma digital en lo que respecta a las resoluciones y acuerdos de la Administración, así como a los escritos firmados por el administrado. Adicionalmente, la documentación adjuntada por el interesado podrá ser comprobada mediante el sistema de huella digital que figura en los recibos electrónicos de presentación.
Por su parte, la integridad e inmutabilidad del expediente en su conjunto se garantizará por medio de un índice electrónico, refiriéndose dicha garantía al momento de su firma mediante certificado electrónico.
La regla general de conservación electrónica de la documentación solo se exceptuará cuando no sea posible su digitalización, o el formato a utilizar no permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.
¿Qué es el archivo electrónico único y cuál es su objeto?
Los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos de una Administración que hayan finalizado, en línea con las necesidades de conservación antes indicadas, deberán ser almacenados en un archivo electrónico único.
Este archivo es definido por el art. 55 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, como:
"el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes".
Los documentos electrónicos deberán conservarse en el citado archivo de cada Administración mediante un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como la identificación de los usuarios, el control de accesos, el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos y su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán cumplir con las disposiciones establecidas en el Esquema Nacional de Seguridad y en sus instrucciones técnicas de desarrollo.
La forma de conservación deberá asegurar, igualmente, la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Dicho acceso deberá permitirse a la identificación del documento, su contenido, metadatos, firma, estructura del documento electrónico y formato empleado. Esta previsión no solo se orienta a la prosecución de una eventual interoperabilidad entre distintas Administraciones y organismos, sino que también se destina a garantizar la consecución de una interoperabilidad temporal. Esto es, que los documentos conservados de manera electrónica puedan ser reconvertidos a formatos más actualizados sin perder información, cuando los anteriores dejen de ser compatibles con la infraestructura técnica utilizada por la Administración en cada momento.
En este sentido, el funcionamiento del archivo y el formato y estructuración de los documentos deberá cumplir con lo indicado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo. Entre estas últimas cabe destacar la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.
Como se desprende del RD 1164/2002, de 8 de noviembre, en relación con la Administración General del Estado, los documentos en poder de la Administración solo podrán ser eliminados mediante el procedimiento de expurgo establecido al efecto. En el resto de Administraciones resultará de aplicación su normativa específica, en su caso, junto con la Ley 16/1985, de 25 de junio, a la que remite el art. 54 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo. La normativa estatal o autonómica que resulte de aplicación sobre el patrimonio documental será la que determine el plazo de conservación mínimo.
Recuerde que…
- • Una vez finalizado un procedimiento administrativo, los documentos que componen un expediente administrativo, así como los que dispongan de "valor probatorio", deberán ser almacenados en el archivo electrónico único de la Administración correspondiente.
- • La conservación deberá realizarse durante el tiempo mínimo establecido en la normativa estatal o autonómica que resulte de aplicación.
- • La eliminación deberá seguir el procedimiento normativamente establecido, en tanto en cuanto dichos documentos ostentan la condición de patrimonio público documental.