¿Quiénes son los administrados no obligados a relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos?
Sobre la base del art. 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas —en adelante, LPACAP—, pueden distinguirse dos tipos de sujetos: aquellos obligados a relacionarse electrónicamente y aquellos para los que, por el contrario, este tipo de relación es solo un derecho y una alternativa a un sistema de relación presencial basado en el uso de documentos en soporte papel, si bien cualquier documento que se presente tendrá que ser digitalizado en la correspondiente oficina de asistencia en materia de registro.
El concepto de sujeto no obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración es perfilado de manera negativa, estando conformado por aquellas personas físicas que no se encuentren en alguna de las circunstancias previstas por el art. 14.2 de la LPACAP, en sus apartados c), d) y e) y sobre las que no recaiga una extensión de dicha obligación al amparo del art. 14.3 de la LPACAP o por medio de norma especial con rango de ley.
¿Cómo se regula el derecho a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas?
Quien no esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración podrá optar, libremente, por hacerlo de manera presencial y, en su caso, utilizando documentos en soporte papel con la Administración o, bien, mediante la utilización de medios electrónicos.
Esta capacidad de opción se articula en nuestro ordenamiento jurídico mediante la instauración de un "derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración Pública" —vid. art. 14.1 de la LPACAP—. Así pues, esta opción legislativa viene a establecer una situación de partida por la que el cauce natural o predeterminado de relación entre Administración y administrado no será el uso de medios electrónicos, de manera que para activar este canal alternativo deberá comunicarse a la Administración el ejercicio de este derecho o, en su caso, proceder directamente a la utilización de tales medios. Ello podrá realizarse tanto al inicio del procedimiento, como en cualquier fase posterior. En cualquier caso, los efectos del ejercicio de este derecho se producirán "a partir del quinto día hábil siguiente a aquel en que el órgano competente para tramitar el procedimiento haya tenido constancia de la misma" —vid. art. 3.2 del RD 203/2021—.
Una vez ejercitado el derecho, el titular podrá revocar su decisión de relacionarse electrónicamente con la Administración en cualquier momento, si bien, será de aplicación el plazo de eficacia diferida indicado más arriba.
Debe tenerse en cuenta que, aunque el sujeto no obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración no haya ejercitado expresamente su derecho a emplear estos medios, la utilización unilateral de los mismos puede provocar efectos jurídicos válidos. Ejemplo de ello lo encontramos en el art. 42.2 del RD 203/2021, por el que se establece que cuando un administrado o su representante comparezcan voluntariamente en la sede electrónica correspondiente o en la Dirección Electrónica Habilitada Única y, en su caso, accedan o rechacen expresamente una notificación puesta a su disposición, esta producirá plenos efectos, con independencia de que se halle obligado o no a la utilización de medios electrónicos y haya ejercitado o no formalmente su derecho a la utilización de los mismos.
Como correlato natural del derecho expuesto de los sujetos que no estén obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración se contempla legalmente una obligación de esta consistente en la efectiva puesta a disposición de los medios electrónicos necesarios. A este respecto debe tenerse en cuenta que, desde abril de 2021 ha finalizado el plazo de vacatio legis que demoraba la obligatoriedad de disponer de algunos de los referidos medios, caso del registro electrónico y del registro electrónico de apoderamientos —vid. disp. trans. cuarta de la LPACAP—. En concreto, el art. 12 de la LPACAP, determina que las Administraciones "deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen".
¿Dónde se regula el derecho a ser asistido en la utilización de medios electrónicos para relacionarse electrónicamente con la Administración?
El art. 13.b) de la LPACAP reconoce a todos los ciudadanos el derecho "a ser asistidos en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas".
Junto a ello, en el art. 12.2 de la LPACAP se viene a determinar que, si el interesado en un procedimiento administrativo que no esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración lo solicita, además, se asistirá en el empleo de los referidos canales electrónicos, "especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas". A estos efectos, si no se dispone de los medios de identificación electrónica necesarios, tal identificación será efectuada por el funcionario público mediante el uso de su propio sistema de firma electrónica. Para ello, será necesario que quede constancia del consentimiento expreso del interesado, así como de la identificación efectuada por el interesado ante el funcionario. Sobre este punto resulta de interés consultar "Registro de funcionarios públicos habilitados".
Con el fin de facilitar el acceso a esta asistencia, el art. 16.7 de la LPACAP establece que "las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos", junto con la indicación de los días en los que permanecerán abiertas y su horario —vid. art. 31.1 de la LPACAP—. Adicionalmente, por indicación de la disp. adic. cuarta de la mencionada Ley —así como de los arts. 11.2.i) y 40.2 del RD 203/2021—, en la sede electrónica de cada Administración Pública deberá constar un "directorio geográfico" que permita a los interesados la identificación de la oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio.
Dadas las características propias del trámite de presentación de documentación, resulta lógico que la LPACAP prevea la dispensación de esta asistencia de manera presencial en las citadas oficinas de asistencia.
En relación con la asistencia respecto del resto de tramites que se deseen realizar mediante la utilización de medios electrónicos, el art. 4 del RD 203/2021 determina que dicha asistencia deberá realizarse a través de "alguno o algunos" de los siguientes canales: presencialmente, mediante portales de internet o sedes electrónicas, mediante redes sociales, telefónicamente, mediante correo electrónico o cualquier otro canal que sea apto para efectuar tal asistencia.
Recuerde que…
- • Los sujetos que no están obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración son aquellas personas físicas que no se encuentren en ninguno de los supuestos del artículo 14.2 y 3 de la LPACAP, o de los casos previstos por alguna ley especial. No obstante, tienen reconocido el derecho a utilizar estos medios si así lo desean.
- • Como primera garantía de este derecho, las Administraciones Públicas deberán garantizar la puesta a disposición de los medios electrónicos necesarios.
- • Junto a la puesta a disposición de los medios necesarios para la efectividad real del ejercicio de este derecho, se prevé como contenido de este derecho la obligación de las Administraciones de prestarles la oportuna asistencia en el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones por esta vía. Una manifestación de esta posibilidad la encontramos en las oficinas de asistencia para la presentación electrónica de documentos.