Obligación del uso de medios electrónicos en las relaciones con las Administraciones

¿Quiénes son los sujetos obligados a relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos?

Sobre la base del art. 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas —en adelante, LPACAP—, pueden distinguirse dos tipos de sujetos: aquellos obligados a relacionarse electrónicamente y, por otra parte, aquellos para los que este tipo de relación es solo un derecho, esto es, una alternativa a un sistema de relación presencial y en papel.

Los obligados a relacionarse con las Administraciones Públicas mediante el uso de medios electrónicos son aquellos designados expresamente por el apartado 2 del art. 14 de la LPACAP, esto es:

"a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.

e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración".

No obstante, los sujetos referidos en este precepto no representan una lista cerrada y exhaustiva, sino que, además, el art. 14.3 de la LPACAP permite que por medio de norma de rango reglamentario sean designados otros colectivos de administrados, como obligados a relacionarse electrónicamente con la administración. Dicha extensión de la obligación de relacionarse electrónicamente con la Administración deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• - Que se limite a determinados procedimientos.
• - Que se lleve a cabo sobre colectivos de personas físicas en los que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios

Es el caso, por ejemplo, de la Orden ministerial ESS/214/2018, por el que se establece el uso del sistema RED de la Seguridad Social como obligatorio para los trabajadores autónomos.

A este respecto, resulta de interés la Sentencia de la Sala Tercera, de lo Contencioso-administrativo, del Tribunal Supremo, número 635/2021, de 6 de mayo, rec. 150/2020, donde se viene a indicar que las órdenes ministeriales, dado el tenor del art. 62.1.a) de la Ley 40/2015, constituyen una norma de vocación organizacional interna de sus respectivos departamentos, de manera que no son el instrumento adecuado para imponer el uso de medios electrónicos. En consecuencia, se trata de una competencia reservada en el ámbito de la Administración General del Estado al Gobierno mediante Real Decreto. Consideraciones que al Alto Tribunal considera reforzadas a la luz del segundo párrafo del art. 3.3 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos —en adelante, RD 203/2021—.

Adicionalmente, podemos encontrar otras extensiones legales y sectoriales de la obligación de relacionarse por medios electrónicos con la Administración Pública o entes del sector público en general, como la contenida en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público —en adelante, LCSP. Vid. disp. adic. decimoquinta—. En concreto, la citada regulación obliga al uso de estos medios por todos los operadores económicos que participen en un procedimiento de compra pública, con independencia que se trate de personas jurídicas o de empresarios personas físicas.

¿Cuál es el régimen jurídico de los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración?

Los interesados en un procedimiento que estén obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración deberán contar en principio con el equipamiento tecnológico necesario para tal fin ya que, como se ha indicado anteriormente, no les resulta de aplicación el derecho de asistencia en el uso de estos medios previstos en el art. 12 de la LPACAP.

No obstante, el establecimiento de los canales de interrelación electrónica debe observar el cumplimiento de los principios generales expresamente establecidos en el art. 2 del RD 203/2021, los cuales están orientados a garantizar el acceso en unas determinadas condiciones por parte de los obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración.

Tales principios son:

• - Neutralidad tecnológica, por el que se debe garantizar la independencia de los interesados y del sector público en la elección entre las diversas alternativas tecnológicas existentes en el mercado, a la hora actuar dentro de los cauces de interrelación electrónica.
• - Adaptabilidad al progreso de las tecnologías y sistemas de comunicaciones electrónicas, que se determina la exigencia de incorporar los avances tecnológicos ofrecidos por el mercado.
• - Accesibilidad, a través del cual se pone de manifiesto la necesidad de que el diseño, implementación, mantenimiento y actualización de los medios electrónicos establecidos garanticen la igualdad y la no discriminación en el acceso de las personas usuarias, en particular aquellas con discapacidad y mayor edad.
• - Facilidad de uso, en virtud del cual se exige que el diseño de los servicios electrónicos se fundamente en la centralidad del usuario, "de forma que se minimice el grado de conocimiento necesario para el uso del servicio".
• - Interoperabilidad, por el que se parte de la base de que los medios electrónicos han de facilitar que se puedan compartir datos y posibilitar el intercambio de información entre las entidades públicas.
• - Proporcionalidad, "en cuya virtud sólo se exigirán las garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones electrónicos", a los efectos de que las cargas de usabilidad sean, en todo momento, las mínimas indispensables para el correcto funcionamiento del servicio.
• - Personalización y proactividad de la Administración, por el que se insta a esta última que, sobre la base del "conocimiento adquirido del usuario final del servicio, proporcione servicios precumplimentados y se anticipe a las posibles necesidades de los mismos".

Como resultado de la aplicación de los principios enumerados, el sector público deberá optar por la utilización de estándares abiertos, "así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado".

Igualmente, los dispositivos cuyo uso sea necesario para materializar la utilización de los canales y/o servicios electrónicos establecidos por la Administración y sus características técnicas "serán no discriminatorios, estarán disponibles de forma general y serán compatibles con los productos informáticos de uso general".

Es por ello que, aunque determinados interesados deban emplear preceptivamente canales electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas, estos deberán cumplir con los referidos principios. Tales condicionantes presentarán una materialización específica y concreta dentro de cada uno de estos medios, tales como la posibilidad de emplear el registro electrónico de cualquier Administración Pública para dirigirse a una de ellas, la necesidad de realizar avisos de puesta a disposición de notificaciones en la sede electrónica o la dirección electrónica habilitada o la expresa referencia de alguno de estos principios en el art. 38.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en relación con la sede electrónica, entre otros ejemplos.