Registro electrónico de apoderamientos

¿En qué supuestos se puede actuar ante la Administración por medio de representante?

El art. 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas —en adelante, LPACAP— permite que los interesados en un procedimiento administrativo puedan actuar en él por medio de un tercero que lo haga en su nombre. Por lo que se refiere a la acreditación de la representación hay que distinguir dos supuestos:

• a) en el caso de "actos y gestiones" de trámite dicha representación se presumirá;
• b) cuando, por el contrario, verse sobre manifestaciones del interesado que contengan una declaración de voluntad con especial relevancia jurídica —solicitud, desistimiento, renuncia o recurso— o impliquen facilitar a la Administración información por parte del interesado —declaración responsable o comunicaciones— será necesaria la acreditación de la representación.

Uno de los medios por los que es posible dicha acreditación lo constituye el apoderamiento apud acta. Este puede realizarse mediante comparecencia personal en las dependencias de la Administración o, bien, mediante comparecencia electrónica en la sede electrónica de la Administración sirviéndose de certificado digital al efecto. Adicionalmente, será posible emplear cualquier medio de prueba en Derecho "que deje constancia fidedigna de su existencia", tal y como sería el caso de escritura notarial o de certificado electrónico cualificado de representante.

Ahora bien, como indica el art. 32.2 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, los representantes de sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración deberán hacerlo también de este modo.

¿Cuál es el contenido del Registro Electrónico de Apoderamientos?

Los apoderamientos otorgados podrán —o deberán, según la modalidad— ser inscritos en un registro público destinado al efecto, como es el registro electrónico de apoderamientos del que habrá de disponer cada Administración. El asiento efectuado para la referida inscripción deberá contener, al menos, la identificación del poderdante y del apoderado —incluido su número de identificación fiscal—, la fecha de inscripción, el periodo de vigencia del poder y su alcance.

Por su parte, los tipos de poderes que resultan inscribibles son los siguientes:

• a) Un poder general para que el representante pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración.
• b) Un poder para que lo haga en cualquier actuación administrativa ante una Administración u Organismo concreto.
• c) Un poder para que intervenga únicamente en la realización de determinados trámites especificados en el poder.

Este registro acreditará la vigencia y extensión de los apoderamientos, de manera que la constancia de su consulta en el expediente administrativo supondrá la incorporación al mismo de la acreditación de la condición de representante que resulte oportuna.

El art. 6.1 de la LPACAP determina, de manera preceptiva, que todos los apoderamientos apud acta que se hayan efectuado mediante comparecencia electrónica o presencial ante la Administración que tengan carácter general —esto es, los referidos en el art. 6.4.a) de la LPACAP— deberán ser recogidos en el Registro Electrónico de apoderamientos. En registros particulares de la Administración General del Estado, no podrán inscribirse tales apoderamientos generales —vid.art. 33.3 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo y Orden PCM/1384/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro Electrónico de apoderamientos en el ámbito de la Administración General del Estado—.

Como máximo, la duración de los poderes otorgados e inscritos será de cinco años a contar desde la fecha de inscripción. En el caso de que el poder sea otorgado por un plazo inferior, antes de la finalización de su vigencia podrá prorrogarse hasta que la prórroga alcance los cinco años desde la fecha de inscripción. En cualquier momento podrá ser revocado.

Las solicitudes de inscripción o modificación de un poder se podrán efectuar ante cualquier registro de apoderamientos, si bien, los efectos se producirán desde la fecha de su inscripción en el registro de la Administración u Organismo ante la que tenga efectos el poder.

En relación con las solicitudes de inscripción, la divergencia entre el momento de solicitud y de inscripción presenta una relevancia menor, en tanto en cuanto el art. 5.6 de la LPACAP permite que las actuaciones realizadas sin haber acreditado poder alguno o la suficiencia del mismo podrán subsanarse en plazo de diez. Sin embargo, tal importancia resulta mayor en relación con las modificaciones de inscripciones que ya obren en el Registro, toda vez que hasta la fecha de la inscripción de aquellas surtirá efectos el estado anterior del asiento.

¿Qué misión tiene el Registro Electrónico de Apoderamientos?

El Registro Electrónico de Apoderamientos constituye un servicio básico que debe ser prestado por todas las Administraciones Públicas de ámbito local, autonómico y estatal. En un primer acercamiento se puede destacar un doble objetivo del mismo. Por un lado, que la Administración cuente con una herramienta que le permita conocer la existencia del apoderamiento y su extensión, aun antes de la primera intervención del interesado en el procedimiento. De esta manera, será factible que las primeras notificaciones de un expediente administrativo iniciado de oficio se efectúen al apoderado designado por el interesado. Cuestión que ha incrementado notablemente su importancia a la vista de los nuevos sistemas de notificación electrónica, preceptivos para determinados sujetos como las personas jurídicas, así como dado el carácter personal e intransferible que deben tener los certificados digitales. De otro lado, este registro permite una simplificación de las cargas documentales del administrado a la hora de relacionarse con la Administración, en la misma línea que el art. 53.1.d) de la LPACAP.

En consecuencia, por lo general, estos registros no tendrán carácter público. Solo podrán acceder a su información las Administraciones en el ejercicio de sus funciones y los interesados respecto a los apoderamientos de los que sean poderdantes o apoderados.

El funcionamiento de los Registros Electrónicos de Apoderamientos como pieza de un sistema mayor

Con la finalidad de que los apoderamientos generales contenidos en el Registro Electrónico de una Administración puedan surtir efectos ante cualquier otra, el art. 6.2 de la LPACAP exige que todos los registros de apoderamientos sean interoperables entre sí. La consecución de la referida interoperabilidad asegura que el apoderamiento inscrito en cualquiera de ellos surta efectos sobre otras Administraciones al permitir, de manera automática, su consulta a través de cada uno de sus respectivos registros de apoderamientos.

En tanto en cuanto no son solo inscribibles los apoderamientos apud acta realizados ante una Administración, sino cualquier documento que acredite de manera fehaciente la existencia de un apoderamiento, el art. 6.2 de la LPACAP señala que la ya indicada interoperabilidad de los Registros Electrónicos de Apoderamientos debe existir también respecto de los registros mercantiles y los protocolos notariales. Instancias en las que, entre otras, generalmente figurará la acreditación de la representación de personas jurídicas.

En el ámbito estatal, este registro general será el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado, accesible mediante la aplicación @podera, que es contenida en el Punto de Acceso General. Su gestión corresponde al Ministerio de Política Territorial y Función Pública con la colaboración del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

De manera paralela a los registros generales de apoderamientos que deben existir en cada Administración, podrán ser creados registros particulares en cada organismo, donde se inscriban los poderes otorgados para la realización de trámites específicos en el mismo.