Registro electrónico

¿Qué es el Registro Electrónico?

Toda Administración deberá disponer de un Registro Electrónico General que permita la presentación de documentos por parte de la ciudadanía, dirigidos a cualquiera de sus órganos, o a un Organismo público o Entidad vinculados o dependientes de aquel. Adicionalmente, estos Organismos podrán disponer de su propio registro electrónico, el cual deberá ser completamente interoperable con el registro de la Administración al que se hallen adscritos. En caso de que existan registros de organismo, estos y el registro de la Administración de adscripción deberán actuar, recíprocamente, como portales de acceso, de manera que todos ellos se encuentren hipervinculados.

El registro electrónico se alojará, por lo general, en la sede electrónica de la Administración correspondiente y generará un asiento por cada presentación de documentación que efectúen los administrados. Al realizar cada presentación se dejará constancia de un número de registro, del objeto de la comunicación, de la fecha y hora de su presentación, de la identificación del interesado —cuya constancia será factible mediante la utilización de certificados digitales—, del órgano administrativo remitente —en el caso de que la presentación de documentación se hubiera efectuado en el registro de otra Administración— y persona u órgano administrativo al que se envía.

Nos encontramos, por tanto, ante un servicio básico de administración electrónica a prestar por todas las Administraciones Públicas y dirigido a que los administrados puedan comunicarse con la Administración en el seno de un procedimiento administrativo, mediante la utilización de medios electrónicos.

Tras la presentación de documentación, se emitirá automáticamente al administrado un recibo, consistente en una copia autenticada del documento o instancia de que se trate. Este incluirá la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos adjuntos, garantizando su integridad y el no repudio de los mismos. La integridad de los documentos adjuntos se garantizará normalmente mediante un código de letras y números denominado "huella digital" o "hash", el cual identifica de manera unívoca un determinado documento. De tal manera que el documento que, posteriormente, indique la Administración como adjunto por el administrado, deberá responder a dicha huella digital. En este sentido, el uso de medios electrónicos permite una mayor trazabilidad y seguridad de los documentos aportados respecto al funcionamiento de la Administración en papel y el sistema de sellado, tan solo, en la primera página de los documentos aportados.

¿Cómo funciona el Registro Electrónico?

En caso de que la presentación de documentación se lleve a cabo en un día inhábil, a efectos de cumplimiento de los plazos, por los interesados, en un procedimiento administrativo, se considerará que la referida presentación se ha efectuado en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que la normativa especial que resulte de aplicación permita la recepción de documentos en día inhábil.

No obstante, a efectos de prelación temporal de los documentos presentados por los administrados y la consiguiente vinculación con su orden de resolución, sí se tendrá en cuenta la mayor anticipación del registro de la documentación presentada, incluyendo los días inhábiles. Por tanto, "se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil" y el registro de documentación en estos días se considerará, en todo caso, anterior al que se pueda realizar en la primera hora del primer día hábil siguiente. Esta cuestión es especialmente relevante ante solicitudes de diversos administrados que sean incompatibles entre sí, como, por ejemplo, la solicitud de dos licencias de actividad de la misma naturaleza para su desarrollo en un ámbito geográfico, donde la normativa sectorial implique que la concesión de la primera devenga en causa de imposibilidad de concesión de la segunda.

En la sede electrónica del registro de cada Administración u Organismo, se harán constar los días inhábiles a estos efectos. La determinación de aquellos responderá al ámbito geográfico de referencia para el ente público en cuestión. El art. 31.3 de la LPACAP establece, expresamente, que los únicos días inhábiles a efectos de cómputo de plazos, cuando el administrado deba relacionarse a través de registros electrónicos, serán los que afecten al registro de la Administración destinataria, sin que tengan relevancia, a estos efectos, los días inhábiles del domicilio del interesado.

Cuando se produzcan problemas técnicos que impidan el funcionamiento normal del registro electrónico, la Administración podrá ampliar los plazos no vencidos, publicando en la sede electrónica el plazo concedido. En todo caso, si un administrado no pudiera presentar en plazo su documentación por el funcionamiento erróneo del registro electrónico, podrá hacerlo con posterioridad sin que los plazos de aplicación se consideren precluidos. No obstante, si no consta a la Administración el funcionamiento erróneo de la aplicación electrónica, la carga de la prueba recaerá en el administrado que deberá emplear cualquier medio de prueba válido en Derecho.

En el caso de que un administrado presente por registro en papel una instancia y/o documentación que tuviera que haberse presentado mediante registro electrónico, la Administración de destino requerirá la subsanación, consistente en su presentación electrónica —art. 68.4 de la LPACAP—. No obstante, en estos casos, la fecha de presentación a los efectos de cómputo de plazos será aquella en la que tenga lugar la subsanación. Ahora bien, si no se solicita subsanación, no se puede alegar la preclusión de plazos por la Administración y la no presentación del documento por el conducto adecuado por aplicación del art. 3.1.e) de la Ley 40/2015. En este caso, se considerará que la Administración se ha aquietado y aceptado la utilización del conducto en papel, sin que este hecho pueda ser alegado en perjuicio del administrado. —vid. Auto del Juzgado de lo Contencioso número 1 de los de Cartagena, FD Quinto, Procedimiento Ordinario 257/2018—.

Finalmente, cabe reseñar que, por aplicación del art. 66.6 de la LPACAP, la Administración podrá requerir la utilización obligatoria de modelos específicos de instancia o solicitud para un procedimiento concreto.

El funcionamiento de los Registros Electrónicos como pieza de un sistema mayor

El art. 16.4 de la LPACAP establece un mandato general por el que se exige que los registros electrónicos de "todas y cada una" de las Administraciones sean interoperables entre sí, de manera que sea posible la transmisión telemática entre todos ellos de los asientos que se practiquen en uno y su documentación correspondiente.

Dicho mandato general se concreta, dentro del mismo precepto, en el derecho del interesado en un procedimiento a presentar los documentos que quiera dirigir a una Administración en el registro electrónico de cualquier Administración, Organismo o entidad del sector público institucional.

El Registro General de la Administración General del Estado es gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. En relación con el mismo, el art. 38.2 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos dispone expresamente que: "las anotaciones en el Registro General de la Administración General del Estado tendrán plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas".