Registro de funcionarios públicos habilitados

¿En qué consiste la asistencia de los poderes públicos a la ciudadanía en el ámbito de la administración electrónica?

El art. 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre (en adelante, LPACAP) no solo insta a las Administraciones Públicas a que faciliten los medios necesarios para que la ciudadanía pueda relacionarse con ellas de forma electrónica, sino que, además, se prevé que las mismas deban prestar asistencia en su uso.

El referido auxilio deberá extenderse a los administrados que no se encuentren obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración, con especial atención en los trámites y acciones de identificación y utilización de firma electrónica, la presentación de solicitudes por el registro electrónico general y la obtención de copias auténticas —sobre este último aspecto, véase el art. 27 de la LPACAP—.

A este respecto, puede destacarse, entre otros, el art. 16.5 de la LPACAP. Este precepto, a la hora de regular la presentación de documentos en papel ante las Administraciones, determina que aquellos deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados, para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado de modo inmediato, como norma general.

¿De qué modo se presta la asistencia en la utilización de medios electrónicos?

Las Administraciones Públicas están legalmente obligadas a poner a disposición de los interesados que no estén obligados a utilizar medios electrónicos los medios necesarios para poder ejercer sus derechos y cumplir sus obligaciones. A tal fin, la identificación o firma electrónica del ciudadano en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público habilitado al efecto.

En estos casos, en primer lugar, el ciudadano deberá identificarse y prestar su consentimiento expreso para actuar de dicha manera a través de un documento que tendrá que estar disponible en un formulario disponible en el Punto de Acceso General Electrónico de cada Administración. Tras ello, el funcionario realizará los trámites electrónicos pertinentes empleando sus sistemas de firma electrónica. Una vez realizados, se deberá entregar al interesado toda la documentación acreditativa y una copia del documento en el que conste la autorización para dicha actuación.

¿Cuál es el objeto del Registro de funcionarios públicos habilitados?

Todas las Administraciones territoriales —Estado, Comunidades Autónomas y Entes Locales— deben contar con un registro en el que figuren los funcionarios públicos que pueden actuar en nombre de los interesados en un procedimiento administrativo ante la Administración a la que pertenecen y/o en los trámites y actuaciones para los que se encuentren habilitados.

De esta manera, el órgano o unidad de destino de la actuación correspondiente podrá verificar la adecuación de la representación del interesado, es decir, la función de verificación a la que responde este registro se orienta a su consulta por parte de otros empleados públicos, y no por el público en general.

Los registros de funcionarios públicos habilitados deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de consultar la validez de la actuación de dichos empleados públicos en nombre de los interesados. Es posible que la asistencia en la realización de trámites electrónicos se circunscriba, por lo general, a una habilitación respecto de trámites o actuaciones ante su propia Administración. Sin embargo, como se ha visto en relación con el registro electrónico, el registro de cualquier Administración podrá ser empleado para la presentación de documentación ante otra.

¿Qué es el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado?

El Registro de la Administración General del Estado recibe la denominación de Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado y está gestionado por la Secretaría de Estado de Política Territorial y Función Pública del Ministerio de Política Territorial y Función Pública, en colaboración con la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Se regula por el art. 31 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, así como por la Orden PCM/1383/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro de Funcionarios Habilitados en el ámbito de la Administración General del Estado, sus Organismos Públicos y Entidades de Derecho Público.

Las categorías de inscripción de los funcionarios habilitados serán las siguientes:

• a) El personal funcionario habilitado para realizar la identificación o firma electrónica de las personas interesadas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración, conforme a lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en aquellos procedimientos que se determinen por el ministerio, organismo o entidad competente para su tramitación.
• b) El personal funcionario habilitado para la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados, ya sea en formato papel o electrónico, conforme a lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
• c) El personal funcionario habilitado que presta servicios en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros, que estará habilitado para la identificación o firma electrónica de las personas interesadas en aquéllos procedimientos y servicios que se determinen y para la expedición de copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten las personas interesadas para que se remitan desde la citada oficina a la unidad competente para su incorporación a un expediente administrativo.

En el RFH constarán los siguientes datos del personal funcionario habilitado:

• a) Documento Nacional de Identidad.
• b) Nombre y apellidos.
• c) Órgano, organismo o entidad en el que presta servicios, centro directivo y centro de destino identificados mediante su código asignado en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas, indicándose el código de oficina para el caso de personal funcionario destinado en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros.
• d) Puesto de trabajo que desempeña.
• e) Correo electrónico corporativo
• f) Fecha de alta en el RFH.
• g) Tipo de habilitaciones: identificación o firma electrónica y/o expedición de copias auténticas.
• h) Procedimientos y servicios para los que se tiene autorizada la habilitación, identificados mediante su código asignado en el inventario del Sistema de Información Administrativa.
• i) Fecha de baja en el RFH.
• j) Causas de las cancelaciones de las habilitaciones.

¿Cómo funciona el Registro de Funcionarios Habilitados?

El funcionamiento del RFH se regula en el art. 7 de la Orden PCM/1383/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro de Funcionarios Habilitados en el ámbito de la Administración General del Estado, sus Organismos Públicos y Entidades de Derecho Público.

Este artículo establece que la inscripción como personal funcionario habilitado en el RFH tendrá una duración máxima de cinco años prorrogable de forma expresa por periodos quinquenales sucesivos.

La habilitación continuará vigente durante dicho periodo en tanto no se supriman los procedimientos y servicios a los que alcanza su habilitación, o en tanto no se produzca un cambio de puesto de trabajo. Asimismo, la habilitación podrá ser revocada en cualquier momento por el órgano competente para su concesión.

Se podrá consultar la base de datos del Registro Central de Personal o sistema equivalente únicamente a efectos de la comprobación de los datos de la situación administrativa y del destino del personal funcionario habilitado.

La inscripción de la habilitación continuará vigente hasta que se cancele la misma en el RFH, en los supuestos contemplados en el apartado segundo, o hasta que transcurra el periodo máximo de vigencia sin prórroga expresa.

En el Sistema de Información Administrativa deberán constar los procedimientos y servicios para los que pueda conferirse la habilitación incorporada al RFH según determine el órgano responsable de los mismos. La supresión de algún procedimiento o servicio en dicho inventario impedirá su gestión por medio de personal funcionario habilitado y provocará la cancelación de las habilitaciones ligadas al mismo.

Se utilizarán los códigos de los procedimientos y servicios administrativos asignados en el inventario del Sistema de Información Administrativa de la Administración General del Estado previsto en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.