Transmisiones de datos entre Administraciones Públicas

¿Qué previsiones normativas existen sobre el intercambio de información entre Administraciones Públicas?

Dentro de la normativa reguladora del procedimiento administrativo, así como del funcionamiento y organización de las Administraciones Públicas, podemos diferencias y sistematizar tres casos en los que se prevé el necesario intercambio de datos y documentos entre entidades diferentes.

En primer lugar, cabe distinguir aquellos en los que una Administración, de oficio, pretende acceder a los datos y documentos que obran en poder de otra. A este respecto, el art. 155 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público —en adelante, LRJSP— indica que cada Administración debe "facilitar el acceso de las restantes Administraciones Públicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad". Acceso que deberá producirse dando cumplimiento a los requisitos y condiciones que establece la regulación sobre datos personales, así como de aquella normativa especial que resulte de aplicación en cada caso y que pueda limitar la posibilidad de empleo de los datos obtenidos de otras entidades.

En segundo lugar, la indicada normativa prevé un preceptivo funcionamiento en red de los sistemas de Administración electrónica, por el que se trate de evitar su configuración aislada de las herramientas implementadas por cada Administración. Con dicha finalidad, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas —en adelante, LPACAP— y la LRJSP establecen la necesidad de que determinadas herramientas electrónicas empleadas por diferentes Administraciones Públicas permitan el intercambio de información entre ellas de manera automática e interoperable.

Finalmente, en otras ocasiones, aunque este mandato de interoperabilidad para la transmisión de información entre Administraciones no se indica de manera expresa y concreta, resulta necesario ante el establecimiento de determinados derechos de los interesados en su relación con aquellas. Así sucede, por ejemplo, con el reconocido por el art. 53.1.d) de la LPACAP, consistente en el derecho a no presentar datos y documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento o, que se encuentren en poder de cualquier Administración Pública. Este derecho es desarrollado en el art. 28.3 de la LPACAP, donde se señala que tras indicar el interesado el momento y la Administración ante la que presentó el documento, el mismo deberá ser recabado de manera electrónica mediante la utilización de sus redes corporativas, procediendo, de ser necesario, a la consulta de las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas análogos.

¿Qué son las plataformas de intermediación de datos?

El art. 62 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos —en adelante, RD 203/2021— viene a indicar que las plataformas de intermediación constituyen sistemas por los que una Administración podrá acceder a los datos y documentos en poder de otra, dejando constancia de la fecha y hora de la transmisión, así como del procedimiento administrativo, trámite o actuación al que se refiere la consulta.

Dadas las características técnicas de estas plataformas, según establece el art. 61 del RD 203/2021, las transmisiones de datos a las que se refiere el art. 155 de la LRJSP tendrán la consideración de certificados administrativos cuando se realicen mediante las redes corporativas de las Administraciones y la consulta de estas plataformas u otros sistemas equivalentes. Esto es, la transmisión, de manera automática, dejará constancia de que los hechos, actos y/o acuerdos contenidos en los datos transmitidos son fiel reflejo de la información contenida en el expediente o archivo de origen. Igualmente, en el empleo de estas plataformas quedará constancia del acceso a los datos o documentos efectuado por el órgano u organismo cesionario en los ficheros del órgano, organismo público o entidad de derecho público cedente.

Su empleo está establecido como el sistema estándar o regla general —vid. art. 61.2 del RD 203/2021 en relación con el art. 28.2 de la LPACAP— a los efectos de obtener documentos que obren en poder de otra Administración y que el interesado no tenga que incorporar al expediente correspondiente. Solo en aquellos casos en los que no se pueda realizar el acceso mediante una plataforma de intermediación de datos o herramienta similar, podrán emplearse otros medios posibles. Ante estas circunstancias excepcionales, deberá incorporarse al expediente correspondiente la documentación acreditativa de la causa que imposibilitó el acceso electrónico mediante la plataforma de intermediación o sistema análogo.

A los efectos de garantizar la funcionalidad de este tipo de instrumentos, el RD 203/2021, viene a disponer con carácter básico que las plataformas de intermediación de datos o sistemas electrónicos equivalentes de cualquier Administración Pública o ente del sector público deberán ser interoperables con la Plataforma de Intermediación de la Administración General del Estado. Lo que, a su vez, viene a garantizar la interconexión de las diversas plataformas de intermediación a nivel europeo, toda vez que está previsto que aquella actúe como punto de conexión con el sistema técnico regulado por el Reglamento 2018/1724/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2018, para el intercambio automático de datos o documentos a nivel europeo.

Con este funcionamiento en red de las plataformas de intermediación, dado el tenor del art. 63 del RD 203/2021, será posible que dicha herramienta actúe como canal habilitado para la remisión electrónica de expedientes administrativos entre Administraciones Públicas. En efecto, estas plataformas pueden actuar como "nodo de interoperabilidad" por el que la totalidad de un expediente administrativo sea puesto a disposición de una Administración por parte de otra. Puesta a disposición que, en tales circunstancias, equivaldrá a la remisión del expediente, ya que este sistema garantiza la integridad del acceso "a lo largo del tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos y el cumplimiento de la normativa de interoperabilidad aplicable al tipo de expediente".

Igualmente, dentro de la tónica general planteada por los arts. 157 y 158 de la LRJSP, así como de la disp. adic. segunda de la LPACAP, las Administración podrán adherirse a las plataformas de intermediación de datos de las que ya dispongan otras. No obstante, tal adhesión "requerirá que se garantice el cumplimiento de las condiciones de seguridad exigidas por los cedentes de la información para el tratamiento de datos por parte de la plataforma encargada del tratamiento de dichos datos y de los cesionarios de los mismos".

¿Qué función tiene la Plataforma de Intermediación de la Administración General del Estado?

El art. 62.2 del RD 203/2021, dentro del ámbito estatal, prevé el establecimiento de la Plataforma de Intermediación de Administración General del Estado, a disposición de esta, así como de sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes. Su función es la de actuar como "un punto a través del cual cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público podrá consultar los datos o documentos asociados al procedimiento de que se trate, con independencia de que la presentación de los citados datos o documentos tenga carácter preceptivo o facultativo".

Su gestión está encomendada a la Secretaría General de Administración Digital —SGAD—, dependiente del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Según la información aportada por este ministerio, su plataforma de intermediación de datos dispone de unos 80 servicios, tales como los Servicios de Verificación y Consulta de Datos de Identidad (SVDI), que tiene como fuente de información cedente la base de datos de la Dirección General Policía o el Servicio de Verificación de Datos de Residencia (SVDR), que tiene como fuente de información cedente la base de datos del Instituto Nacional de Estadística.

¿Cómo funciona el sistema de interconexión de Registros?

El art. 60.2 del RD 203/2021 determina que "las interconexiones entre Registros de las Administraciones Públicas deberán realizarse a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) gestionado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital en colaboración con el Ministerio de Política Territorial y Función Pública de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en la correspondiente Norma Técnica". Se trata de una previsión que, al amparo de la Disposición final primera, apartado 3 del RD 203/2021, ha de entenderse que presenta carácter básico.

Por medio de este sistema, los documentos e instancias presentados en el registro electrónico de cualquier Administración Pública podrá ser remitido al de cualquier otra, todo ello en cumplimiento del art. 16 de la LPACAP.

Este sistema es definido por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital como "la infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las AAPP. De forma segura y con conformidad legal, independientemente de la instalación de registro utilizada, siempre que esté certificada en la Norma SICRES 3.0".

¿Cuál es el régimen jurídico de la transmisión de información entre Administraciones Públicas?

Cuando el intercambio de información se efectúe "en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público", tales como las plataformas de intermediación de datos, los documentos en cuestión "serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones establecidas en este artículo".

Con carácter general, cuando los entes que interactúen directamente en dichos entornos dependan o se encuentren vinculados a distintas Administraciones, deberán establecerse mediante convenio las condiciones y garantías por las que se regirá dicho entorno, que, al menos, comprenderá la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos a intercambiar —vid. art. 40 de la LRJSP—. En relación con la Administración General del Estado, estas condiciones se fijarán por la Secretaría General de Administración Digital. No obstante, esta interpelación a la cooperación presentará una problemática menor en sede de las plataformas de intermediación de datos en tanto en cuanto cada Administración determinará individualmente los parámetros de su plataforma, sin perjuicio de la necesidad de cumplimiento, en todo caso, del Esquema Nacional de Interoperabilidad y del Esquema Nacional de Seguridad y sus instrucciones y normas de desarrollo. Punto en el que cabe destacar la Norma Técnica de Interoperabilidad de protocolos de intermediación de datos. Normativa esta última que garantizará un nivel mínimo de funcionalidad, así como la posibilidad de interconexión de todas ellas.

De hecho, el art. 25 del RD 203/2021 determina expresamente que la seguridad de cualquier entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los datos que se transmitan deberá garantizarse mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad.

En cualquier caso de transmisión de información entre Administraciones deberá dejarse constancia de la finalidad para la que se requiere la información o documento por la Administración cesionaria, así como de la identificación, en su caso, del funcionario que pueda intervenir para la obtención de aquella. Sin embargo, no siempre será necesaria la intervención de un funcionario, ya que se encuentra prevista la cesión de datos de manera automatizada —vid. art. 61.5 del RD 203/2021—.

En todo caso, el órgano, organismo público o entidad de derecho público cesionario será responsable del correcto acceso electrónico a los datos cuya titularidad corresponda a otro órgano, organismo público o entidad de derecho público, así como de su utilización.